किसी संगठन में होने वाले प्रत्येक लेनदेन को उसके वित्तीय प्रभाव पर विचार करने के लिए लेखांकन विभाग की आवश्यकता होती है। लेखाकार को लेखा रिकॉर्ड में वित्तीय लेनदेन के साथ प्रत्येक लेनदेन को रिकॉर्ड करना होगा। कई कंपनियाँ कर्मचारियों को डेबिट और क्रेडिट कार्ड जारी करती हैं ताकि यह खर्च प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया को कम किया जा सके। कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति के बजाय, कंपनी क्रेडिट कार्ड बिल का भुगतान करती है या डेबिट लेनदेन के लिए अपने रिकॉर्ड को समायोजित करती है। लेखांकन प्रविष्टियां इस बात पर निर्भर करती हैं कि कर्मचारी ने डेबिट या क्रेडिट कार्ड का उपयोग किया है या नहीं।
डेबिट कार्ड से लेन-देन
कंपनी द्वारा मुद्रित किए जाने वाले चेक की संख्या को कम करने के लिए बैंक कंपनी कर्मचारियों को डेबिट कार्ड जारी करते हैं। जिस समय लेन-देन होता है उस समय डेबिट कार्ड लेनदेन कंपनी के बैंक खाते से नकदी निकाल देता है। कर्मचारी डेबिट कार्ड का उपयोग उसी तरह से करता है जिस तरह से वह खरीदारी करते समय क्रेडिट कार्ड का उपयोग करता है। बैंक लेनदेन की एक इलेक्ट्रॉनिक सूचना प्राप्त करता है और लेनदेन के लिए भुगतान करने के लिए विक्रेता को धन हस्तांतरित करता है।
डेबिट कार्ड अकाउंटिंग
जब कोई कर्मचारी डेबिट कार्ड का उपयोग करके लेन-देन करता है, तो कंपनी लेखाकार को वित्तीय रिकॉर्ड अपडेट करने की आवश्यकता होती है। लेन-देन क्या था यह निर्धारित करने के लिए लेखाकार कर्मचारी से संपर्क करता है। लेखाकार इस जानकारी का उपयोग लेखांकन प्रविष्टि में किस व्यय खाते का उपयोग करता है, यह निर्धारित करने के लिए करता है। लेखाकार व्यय खाते को बढ़ाता है और नकदी कम करता है।
क्रेडिट कार्ड से लेन-देन
कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत व्यय रिपोर्ट की संख्या को कम करने के लिए बैंक कंपनी कर्मचारियों को क्रेडिट कार्ड जारी करते हैं। एक क्रेडिट कार्ड लेनदेन कंपनी के लिए एक देयता बनाता है, जिसके लिए कंपनी को अवधि के अंत में बैंक को भुगतान करने की आवश्यकता होती है। फोन या व्यक्तिगत रूप से ऑनलाइन खरीदारी करते समय कर्मचारी क्रेडिट कार्ड का उपयोग करता है। बैंक लेनदेन का एक इलेक्ट्रॉनिक नोटिस प्राप्त करता है। अवधि के अंत में, बैंक सभी लेनदेन जोड़ता है और कंपनी को एक बिल भेजता है।
क्रेडिट कार्ड लेखा
जब कोई कर्मचारी क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके लेनदेन करता है, तो वह उसकी रसीद रखता है और रसीद पर लेनदेन का विवरण लिखता है। महीने के अंत में, वह अपनी सभी रसीदें कंपनी अकाउंटेंट को सौंप देती है। लेखाकार रसीदों की तुलना चालान से करता है और सुनिश्चित करता है कि सभी लेन-देन का हिसाब है। लेखा प्रविष्टि में किस व्यय खाते का उपयोग करना है, यह निर्धारित करने के लिए लेखाकार रसीदों का उपयोग करता है। लेखाकार व्यय खाते को बढ़ाता है और नकदी कम करता है।
