नए सॉफ्टवेयर और दूरसंचार विकल्पों ने ग्राहक सेवा उद्योग में क्रांति ला दी है। अब विशेष सेवा के लिए ग्राहक सेवा को आउटसोर्स करना संभव है जो फोन, ई-मेल, चैट विंडो और यहां तक कि ऑनलाइन गेम के माध्यम से सेवा प्रदान कर सकता है। वेब-आधारित सॉफ़्टवेयर परिष्कृत कॉल रूटिंग को संभाल सकता है, जो ग्राहक डेटाबेस के साथ एकीकृत है। चूंकि यह काफी हद तक बड़े और महंगे हार्डवेयर की आवश्यकता को दूर करता है, इसलिए दूरस्थ स्थानों से काम करने वाले एजेंटों और यहां तक कि अपने घरों में भी वितरित कॉल सेंटर बनाना संभव है।
वित्तपोषण प्राप्त करें। ओवरहेड की लागत एक ग्राहक सेवा कंपनी को स्थापित करने के लिए व्यापक रूप से भिन्न हो सकती है जो इस बात पर निर्भर करती है कि आप अपने श्रमिकों को सीधे रोजगार देते हैं और लाभ प्रदान करना चाहिए, आप अपने पहले ग्राहक को सुरक्षित करने के लिए विपणन में कितना खर्च करते हैं, और क्या आपके पास कार्यालय और केंद्रीकृत उपकरण हैं (यह उच्च सुरक्षा जरूरतों वाले ग्राहकों के लिए आवश्यक हो सकता है।) दोस्तों, परिवार या परी निवेशकों से बैंक ऋण या निवेश पूंजी प्राप्त करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप अपने व्यवसाय को सकारात्मक राजस्व और नकदी प्रवाह पोस्ट करने तक अपनी लागतों को पूरी तरह से कवर करने के लिए पर्याप्त धन लेते हैं।
ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) और कॉल सेंटर सॉफ़्टवेयर पैकेज खरीदें या लाइसेंस करें। एकीकृत विकल्प हैं, जैसे कि Salesforce.com, या उच्च अंत PBX हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर सिस्टम। (संदर्भ 3 देखें) आपके सॉफ्टवेयर का उपयोग करना जितना आसान है, आपके कार्यकर्ता उतने ही कुशल और उत्पादक हो सकते हैं।
एक ग्राहक से एक अनुबंध सुरक्षित। जब आप अभी शुरू कर रहे हैं, तो आप बहुत छोटे व्यवसायों को लक्षित कर सकते हैं जिन्हें एक समय में केवल एक या दो ग्राहक सेवा एजेंटों की आवश्यकता होती है और जिनके लिए आप एक आकर्षक मूल्य निर्धारण मॉडल प्रदान कर सकते हैं। अपने लिए राजस्व की गारंटी के लिए एक त्रैमासिक या वार्षिक अनुबंध स्थापित करें।
ग्राहक सेवा एजेंटों को किराए पर लें और प्रशिक्षित करें। आपको अपने सॉफ़्टवेयर पैकेज का उपयोग करने और अपने ग्राहकों द्वारा प्रदान किए गए विशिष्ट उत्पादों और सेवाओं पर अपनी कंपनी की ग्राहक सेवा की गुणवत्ता पर एजेंट्स को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होगी। ज्यादातर मामलों में आपको इस प्रशिक्षण समय के लिए एजेंटों का भुगतान करना होगा, और प्रशिक्षण पुस्तिकाओं, वीडियो और अन्य सामग्रियों का उत्पादन करने की आवश्यकता हो सकती है।
अपनी सेवाओं का मूल्यांकन और उन्नयन करें। कॉल मॉनिटरिंग और ग्राहकों को अपने एजेंटों के ईमेल पढ़ना आपकी ग्राहक सेवा कंपनी के लिए गुणवत्ता नियंत्रण का एक आवश्यक हिस्सा है। आपको उन ग्राहकों का भी सर्वेक्षण करना चाहिए जिन्हें आपके एजेंटों ने सेवा की गुणवत्ता के साथ संतुष्टि के स्तर को निर्धारित करने के लिए सेवा दी है। अंत में, आपको यह भी सुनिश्चित करने के लिए अपने ग्राहकों के साथ पालन करना चाहिए कि उनकी ज़रूरतें पूरी हो रही हैं, और वे आपकी सेवा से खुश हैं। लगातार अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें, उनका मूल्यांकन करें और लगातार उच्च परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रेरित करें।
