जब आप अनुदान के लिए आवेदन करते हैं, तो आपको आमतौर पर प्रस्तावित बजट के साथ-साथ शेष प्रस्ताव भी प्रस्तुत करना होगा। लगभग सभी मामलों में, उस बजट को बजट कथा के साथ होना चाहिए। आपके अनुदान प्रस्ताव पैकेज का यह खंड व्याख्या करने में मदद करता है और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके प्रस्तावित बजट में संख्याओं को सही ठहराता है। एक मजबूत, समर्थित और अच्छी तरह से लिखी गई बजट कथा लोगों को अनुदान देने के आरोप में लोगों को समझाने में मदद करती है कि आपका संगठन और परियोजना उम्मीदवारों के विविध पूल के बीच जीत का दांव है।
एक बजट कथा क्या है?
जबकि अनुदान कार्यक्रमों में अक्सर आवेदकों को कार्यक्रम-विशिष्ट दिशानिर्देशों को पूरा करने की आवश्यकता होती है, अधिकांश अनुदान पैकेज अनुरोध करते हैं कि प्रस्ताव में एक नियोजित बजट और एक साथ बजट कथा शामिल है। आख्यान प्रस्ताव के एक अलग खंड में निहित हो सकता है, या इसे बजट में बुलेट अंक या विशिष्ट बजट मदों से जुड़े नोट्स के रूप में जोड़ा जा सकता है। जबकि बजट अनुभाग का उद्देश्य पाठक को संख्याओं का तुरंत आभास देना होता है, कथा को बजट को औचित्यपूर्ण बनाने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए, कुल मिलाकर और एक आइटम के रूप में। प्रत्येक बजट आइटम को पर्याप्त और सटीक रूप से उचित ठहराना विशेष रूप से बड़े अनुदान के लिए महत्वपूर्ण है। कथा विवरण पाठकों को यह समझाने में मदद करता है कि अनुदान निधि कैसे और कहाँ सकारात्मक प्रभाव डालती है, क्या इस प्रस्ताव को स्वीकार किया जाना चाहिए।
बजट कथा का कार्य क्या है?
बजट कथा का उद्देश्य प्रस्ताव की योजना के लिए अनुमानित लागतों को स्पष्ट करना और उचित ठहराना दोनों है। प्रभावी होने के लिए, एक बजट कथा स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से सरल भाषा में लिखी जानी चाहिए। कथा बताती है कि प्रस्ताव के लक्ष्यों और अनुदान कार्यक्रम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रत्येक विशिष्ट लागत क्यों आवश्यक है। काम को आसान और सरल दोनों बनाने के लिए, अपने बजट और बजट विवरण दोनों को लगभग एक ही समय में बनाएं। जो काम आप एक सेक्शन बनाने के लिए करते हैं, वह जरूरी तौर पर दूसरे को सूचित और आकार देगा, और इसके विपरीत।
आप एक बजट कथा कैसे व्यवस्थित करते हैं?
सामान्यतया, बजट आख्यानों को बजट के संगठन की तर्ज पर आयोजित किया जाएगा, क्योंकि इसका उद्देश्य बजट को स्पष्ट करना और उचित ठहराना है। एक कथा बनाना जो बजट के संगठनात्मक ढांचे की नकल करता है, आपके डेटा और आपके पाठक के लिए एक एकजुट प्रस्ताव की भावना को मजबूत करने में मदद करता है।
अपने आख्यान के प्रत्येक भाग को उसी तरह से वर्गीकृत करके शुरू करें जिस तरह से बजट स्वयं करता है। आप असामान्य रूप से महंगी वस्तुओं के लिए एक अलग खंड लिखना चाहते हैं, बजाय उन्हें एक ही पैराग्राफ में वर्गीकृत करने के। अन्यथा, अधिकांश भाग के लिए, प्रत्येक आइटम को उचित श्रेणी के तहत, अपने स्वयं के पैराग्राफ में कवर किया जाना चाहिए। उस विशिष्ट लागत के बारे में विशेष जानकारी शामिल करना आवश्यक है, यह आपके कार्यक्रम से संबंधित है और यह अनुदान के उद्देश्यों को कैसे पूरा करती है। इसके अतिरिक्त, यदि लागू हो, तो आइटम के लिए प्रलेखित समर्थन, उसकी लागत और विशिष्ट स्रोत शामिल करें।
बजट टूटने का एक उदाहरण क्या है?
बजट टूटने के एक उदाहरण में निम्नलिखित श्रेणियां शामिल हैं:
- कार्मिक और परामर्शदाता (या वैकल्पिक रूप से इन्हें दो अलग-अलग श्रेणियों में तोड़ते हैं)
- अनुषंगी लाभ
- यात्रा
- अन्य संविदा और सेवाएँ
- औजार और उपकरण
- आपूर्ति और सामग्री
- कार्यक्रम आय
- कई तरह का
जिन अनुदानों के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, वे सामान्य रूप से प्रस्ताव या बजट और विशेष रूप से बजट कथा के लिए अपनी विशिष्ट आवश्यकताएं हो सकते हैं। प्रस्ताव और बजट कथा को अंतिम रूप देने से पहले हमेशा अपने अनुदान की आवश्यकताओं की जाँच करें। अधिकांश अनुदानों से अपेक्षा की जाती है कि बजट मदों को वर्गीकृत किया जाएगा।
जैसे कि किसी मित्र को लिखें
प्रभावी होने के लिए, एक बजट कथा की सामग्री विशिष्ट, उचित, व्यावहारिक और सुव्यवस्थित होनी चाहिए। ध्यान रखें कि कथा का उद्देश्य प्रस्तावित लागत और व्यय को सही ठहराना है, और यह साबित करना है कि वे दोनों वारंटेड और आवश्यक हैं। प्रत्येक अनुभाग और बजट मद के लिए कथा का मसौदा तैयार करने के लिए, इस कार्य को करें जैसे कि आप एक इच्छुक मित्र को समझा रहे हैं जो कार्यक्रम, आपकी कंपनी, अनुदान या धन संगठन से पूरी तरह से संबंधित नहीं है। यह व्यक्ति अधिक जानना चाहता है लेकिन आपके लक्ष्यों को सहज रूप से समझने के लिए पेशेवर पृष्ठभूमि या शब्दावली का अभाव है। आपको स्पष्ट, सरल शब्दों और सीधे तर्क का उपयोग करते हुए इस इच्छुक, अनुभवहीन दोस्त को समझाना होगा।
प्रत्येक कथा अनुभाग को इस तरह लिखें जैसे आप सीधे इस व्यक्ति से बात कर रहे थे। यह आपको सरल, स्पष्ट भाषा का उपयोग करके एक संवादी प्रवाह के साथ एक प्रक्रिया कथा बनाने में मदद करेगा। एक बार जब आपने इस दृष्टिकोण का उपयोग करते हुए एक पूर्ण मसौदा कथा लिख दी है, तो आप वापस जा सकते हैं और पाठ को संशोधित करके अधिक सुचारू रूप से प्रवाह कर सकते हैं और किसी भी विकलांगता मुद्दों को ठीक कर सकते हैं।
संख्या स्पष्टता के लिए दोहराएँ
अपने कथन में सटीक मूल्य दोहराएं, मान लें कि आपका कथन आपके प्रस्ताव के एक अलग खंड में होगा। इससे पाठक को आपके बजट को समझने में आसानी होती है और इस बात का ब्योरा दिया जाता है कि धन का उपयोग कैसे किया जाएगा। यदि आपका बजट अनुमानों पर आधारित है, तो बताएं कि आपने लागतों का अनुमान कैसे लगाया है, और यदि आपके पास बाहरी प्रदाताओं से कोई लिखित उद्धरण या अनुमान है, तो उन्हें अपने प्रस्ताव में संलग्न करें।
इसके अतिरिक्त, इस धारणा पर आगे बढ़ें कि आपका पाठक आवश्यक रूप से यह नहीं समझेगा कि प्रत्येक वस्तु का उपयोग कैसे किया जाना है या आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में इसका उद्देश्य क्या है। आइटम का उपयोग कैसे किया जाएगा, या सेवा आपके प्रस्तावित कार्यक्रम में क्या योगदान देती है, इसका स्पष्ट विवरण शामिल करें।
