बिना सोचे समझे कार्य योजना के साथ एक परियोजना की शुरुआत करना बिना नक्शे के सड़क यात्रा शुरू करने जैसा है। आपको अंततः वह मिल सकता है जहां आप जा रहे हैं, लेकिन आप अपनी मंजिल की ओर एक सीधी रेखा को चार्ट करने के बजाय ऊर्जा और संसाधनों को खर्च करने की संभावना रखते हैं। एक स्पष्ट और विस्तृत कार्य योजना उन सभी समस्याओं को हल नहीं करेगी जो किसी परियोजना के दौरान सामने आ सकती हैं, लेकिन यह आपके विचारों को व्यवस्थित करने, आपके विकल्पों का मूल्यांकन करने और संभावित कठिनाइयों का पूर्व-निर्धारण करने का अवसर प्रदान करेगी।
दिशा निर्देशन
एक कार्य योजना एक समग्र रणनीतिक योजना का व्यावहारिक, सीमित समय की अभिव्यक्ति है। कार्य योजना का दायरा बड़ी तस्वीर वाली रणनीतिक योजना की तुलना में अधिक सीमित है, जो आपके संगठन के समग्र उद्देश्य और मिशन को परिभाषित करता है। हालांकि, कार्य योजना दिन-प्रतिदिन के कार्यों के लिए परिप्रेक्ष्य प्रदान करती है, उन्हें योजना के विशिष्ट समय सीमा के दौरान आपके संगठन के ठोस उद्देश्यों के संदर्भ में डालती है। यह स्पष्टता उद्देश्य की एक समग्र भावना प्रदान कर सकती है, सामान्य लक्ष्यों की ओर सहयोग को प्रोत्साहित करती है।
बेंचमार्क पोस्ट करना
आपकी कार्य योजना की उपयोगिता उस अवधि के दौरान जारी रहती है, जो प्रगति का आकलन करने के लिए मील के पत्थर प्रदान करती है। एक उपयोगी कार्य योजना अल्पकालिक लक्ष्यों की एक श्रृंखला को परिभाषित करती है, सफलता का मूल्यांकन करने के लिए मापने योग्य उद्देश्य प्रदान करती है। मापने योग्य उद्देश्यों में नए ग्राहकों की एक लक्षित संख्या शामिल हो सकती है या एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर उत्पाद विकास के स्पष्ट रूप से चित्रित चरण पूरे किए जा सकते हैं। ये लक्ष्य चल रहे फीडबैक की पेशकश करते हैं: अधिकांश भाग के लिए, एक सफल प्रोजेक्ट अपने अल्पकालिक लक्ष्यों को प्राप्त करता है, जबकि एक असफल प्रयास कम आता है।
बाधाओं की पहचान करना
एक प्रासंगिक और अच्छी तरह से शोध कार्य योजना संभावित कठिनाइयों को उजागर करने और लगातार समाधान प्रदान करने का महत्वपूर्ण कार्य करती है। कार्य योजना बनाने की प्रक्रिया इन कठिन सवालों को हल करने का अवसर प्रदान करती है, और योजना के लिए चल रहे संदर्भ इन मुद्दों को अग्रभूमि में रख सकते हैं और आपके संगठन को शालीनता में ढलने के बजाय उन्हें संबोधित करने के लिए मजबूर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका संगठन पुरानी तकनीक का उपयोग करता है, तो आपकी कार्य योजना इन प्रणालियों को दूसरों के साथ बदलने की प्राथमिकता दे सकती है जो भविष्य में उपयोगी होंगे।
जवाबदेही सुनिश्चित करना
एक प्रभावी कार्य योजना विशिष्ट कार्यों और परिणामों को स्पष्ट करती है जो प्रत्येक टीम के सदस्य को जवाबदेही और सफल सहयोग का मार्ग प्रशस्त करना चाहिए। व्यक्तिगत जिम्मेदारियों और प्रक्रिया में बड़ी परियोजना के लिए उनके रिश्ते को स्पष्ट रूप से चित्रित करने से, एक कार्य योजना व्यक्तिगत और सामूहिक भूमिकाओं के बीच एक सफल संतुलन बनाने में मदद कर सकती है, जिससे संचार और संयुक्त समस्या-समाधान की सुविधा मिल सकती है। इसके विपरीत, कार्य योजना में उल्लिखित जिम्मेदारियां किसी संगठन को उसके कमजोर लिंक की पहचान करने और उसे संबोधित करने में मदद कर सकती हैं, विशेष रूप से उन व्यक्तियों को जो कार्य योजना के मानदंडों को पूरा नहीं कर रहे हैं।
