कई व्यवसाय वित्तीय दायित्वों को पूरा करने के लिए देय खातों से चेक जारी करते हैं। इन वित्तीय दायित्वों में वेंडर भुगतान, ऋणदाताओं को ब्याज भुगतान या सरकारी कर देनदारियां शामिल हैं। देय विभाग को एक चालान या एक चेक अनुरोध प्राप्त होता है, जिसका उपयोग किए जा रहे भुगतान को वापस करने के लिए करता है। चेक व्यवसायों को कई लाभ प्रदान करते हैं।
कागज का पुछल्ला
चेक का उपयोग करने के एक लाभ में चेक द्वारा छोड़ा गया पेपर निशान शामिल है। प्रत्येक चेक एक पेपर दस्तावेज़ बनाता है जो यह विवरण देता है कि भुगतान किस दिन किया गया था, भुगतान किस दिन किया गया था और भुगतान की डॉलर की राशि। चेक पर हस्ताक्षर करने वाले के बारे में जानकारी के साथ बैंक द्वारा चेक क्लियर किए जाने पर कंपनी समीक्षा कर सकती है। चेक द्वारा बनाया गया पेपर निशान कंपनी को अपने रिकॉर्ड कीपिंग को बनाए रखने की अनुमति देता है। कुछ कंपनियां अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए चेक की एक प्रति रखते हुए, डुप्लिकेट चेक का उपयोग करती हैं। इन कंपनियों के कर्मचारी सवाल आने पर पहले की जाँचों को वापस संदर्भित कर सकते हैं।
सुरक्षा
पेपर चेक मेल किए गए भुगतानों के लिए अतिरिक्त सुरक्षा का लाभ प्रदान करते हैं। केवल नामित प्राप्तकर्ता भुगतान के लिए एक कागज की जांच प्रस्तुत कर सकता है। यदि प्राप्तकर्ता चेक प्राप्त करने से इनकार करता है, तो कंपनी यह सत्यापित करने के लिए बैंक से संपर्क कर सकती है कि चेक किसने प्रस्तुत किया है। किसी भी विसंगतियों को सीधे बैंक के साथ हल किया जा सकता है। इसके अलावा कुछ छोटे व्यवसाय के मालिक नकदी के साथ विक्रेताओं या उधारदाताओं का भुगतान करने पर विचार कर सकते हैं। नकद कोई लिखित प्रमाण नहीं देता है कि भुगतान किया गया था और व्यवसाय के मालिक को राशि के लिए फिर से चार्ज करने के लिए खुला छोड़ देता है।
नियंत्रण
पेपर चेक व्यवसाय को किए गए भुगतानों को नियंत्रित करने की क्षमता प्रदान करता है। कई नियंत्रण उपाय खातों में देय विभाग में यह सुनिश्चित करने के लिए मौजूद हैं कि चेक सही राशि के लिए उचित प्राप्तकर्ता को लिखे गए हैं। एक कर्मचारी बैकअप प्रलेखन की समीक्षा करने के बाद लिखे जाने वाले चेक को अधिकृत कर सकता है। एक अन्य कर्मचारी वास्तव में चेक प्रिंट करता है। एक वरिष्ठ प्रबंधक चेक पर हस्ताक्षर करता है। यह तीन कर्मचारियों को चेक भुगतान प्रक्रिया में भाग लेने के लिए प्रदान करता है, त्रुटियों या धोखाधड़ी की संभावना को कम करता है। व्यवसाय पूर्व-क्रमांकित चेक का भी उपयोग करते हैं। पूर्व-गिने गए चेक कंपनी को लापता चेक की तुरंत पहचान करने की अनुमति देते हैं और उन चेक को कैश करने से रोकने के लिए कार्रवाई करते हैं।
फ्लोट
चेक का उपयोग करने के लिए एक अंतिम लाभ में फ्लोट शामिल है। फ्लोट उस समय को संदर्भित करता है जो कंपनी के बैंक खाते को छोड़ने तक चेक को प्रिंट करता है। कई मामलों में, फ्लोट केवल एक दिन के लिए ही मौजूद होता है। हालांकि, भुगतान के लिए चेक प्रस्तुत किए जाने से पहले कंपनी उस अतिरिक्त दिन के लिए ब्याज कमाती है।
