प्रत्यक्ष जमा के बिना कर्मचारियों को लाइव चेक प्राप्त होते हैं, जिसे वे उपयुक्त बैंक में भुना सकते हैं। पेरोल प्रोसेसिंग में चेक प्रिंटिंग एक महत्वपूर्ण कदम है। यह पेरोल प्रोसेसिंग के कई चरणों में से एक है।
निर्धारित करें कि क्या आप चेक प्रिंटिंग के लिए पेरोल सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं। क्विकबुक जैसे लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको सिस्टम के माध्यम से अपने पेरोल और प्रिंट चेक को संसाधित करने की अनुमति देता है। आपको सॉफ़्टवेयर खरीदने और उसे अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करने की आवश्यकता होगी। मैनुअल चेक प्रिंटिंग टाइपराइटर पर की जाती है और चेक प्रिंटिंग की एक तेजी से दुर्लभ विधि है, जिसका आमतौर पर बहुत छोटी कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है।
जानिए तनख्वाह पर क्या जानकारी परिलक्षित होनी चाहिए। आमतौर पर, कर्मचारी का नाम, पता, जांच की तारीख, चेक नंबर, सकल वेतन, शुद्ध वेतन, नियोक्ता बैंक, नियोक्ता के हस्ताक्षर और भुगतान की स्टब जानकारी (जैसे कटौती, वर्ष-दर-वर्ष की राशि और कर जानकारी) भुगतानकर्ता पर होती है।
प्रत्येक कर्मचारी के लिए वेतन और स्वैच्छिक और अनैच्छिक कटौती जैसी पेरोल जानकारी निर्धारित करें। यदि आप मैन्युअल पेरोल प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रत्येक कर्मचारी के लिए सभी वेतन, करों और कटौती की गणना करें। अपनी जानकारी को दोबारा जांचें।
सिस्टम में जानकारी दर्ज करें; फिर, अपनी प्रविष्टियों को दोबारा जांचने और संतुलित करने के लिए पूर्व-प्रसंस्करण रिपोर्ट प्रिंट करें। यदि आपको कोई विसंगतियां दिखती हैं, तो कागज और स्याही को बर्बाद करने से बचने के लिए चेक को प्रिंट करने से पहले उन्हें सही करें।
वर्तमान पेरोल के लिए चेक-प्रिंटिंग बटन पर क्लिक करके चेक प्रिंट करें, जब आपने यह निर्धारित कर लिया हो कि सब कुछ सही है। यदि आपका पेरोल मैन्युअल है, तो चेकों को प्रिंट करने के लिए इरेज़ फीचर के साथ टाइपराइटर का उपयोग करें।
प्रत्यक्ष जमा फ़ाइल को संचारित करें और यदि लागू हो, तो कर कंपनी को कर फ़ाइलें भेजें। पेरोल को बंद करें। यदि आप एक पेचेक त्रुटि का सामना करते हैं, तो आपको समस्या को तुरंत ठीक करना चाहते हैं, तो आपको एक मैनुअल जांच जारी करनी होगी। आप अगले पेरोल अवधि के दौरान या उसके बाद भी, जब तक कर्मचारी की साल-दर-साल की कमाई से कटौती की जाती है, गलत चेक को शून्य कर सकते हैं।
टिप्स
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सुचारू चेक-प्रिंटिंग सुनिश्चित करने के लिए लेजर प्रिंटर का उपयोग करने का प्रयास करें। यदि आपके पास पेरोल सॉफ़्टवेयर नहीं है और आप अपनी चेक प्रिंटिंग के लिए मैन्युअल पेरोल चेक-प्रिंटिंग पद्धति का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर जैसे कि Microsoft Office Online का उपयोग करें। बस एक पेचेक स्टब ऑनलाइन प्रिंट करने के लिए, paycheckcity.com जैसी मुफ्त सेवा का उपयोग करें।
चेतावनी
आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे पेरोल सॉफ़्टवेयर को सुनिश्चित करने के लिए जांचें पूर्ण चेक रन करने से पहले तनख्वाह पर सभी आवश्यक पेरोल डेटा प्रिंट करेंगे। पहले परीक्षण किए बिना एक नए पेरोल सिस्टम के साथ पूर्ण पेरोल की प्रक्रिया न करें। एक कर्मचारी पर एक नकली पेरोल करें और उसके लिए एक चेक बनाएं। प्रिंट कि सभी आवश्यक पेरोल जानकारी सुनिश्चित करने के लिए जाँच परिलक्षित होता है।
