लेखांकन आसान होगा यदि आपने वित्तीय विवरणों को केवल कुछ पंक्तियों में कम कर दिया है: इस महीने पैसा बनाया गया, पैसा खर्च किया गया, यहाँ क्या बचा है और यह हमारी संपत्ति का मूल्य है। सरल, लेकिन बहुत जानकारीपूर्ण नहीं है। जबकि लेखांकन के कुछ सिद्धांत जटिल हैं, खातों का वर्गीकरण बुनियादी है: विभिन्न प्रकार के ऋणों, राजस्व और परिसंपत्तियों के लिए अलग-अलग खाते बनाकर, लेखांकन कंपनी के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करता है। यह एक्जेक्यूटर्स और फाइनैंशल स्टेटमेंट को एक्जिक्यूटिव्स, इनवेस्टर्स और लेंडर्स के लिए ज्यादा उपयोगी बनाता है।
लेखा में रिकॉर्डिंग
लेखांकन में, प्रत्येक लेनदेन, कापियर पेपर खरीदने से लेकर $ 1 मिलियन की इन्वेंट्री बेचने तक, कंपनी के बहीखाता में जाता है। लेखांकन में रिकॉर्डिंग का अर्थ यह है कि लेनदेन को लिखने से चीजें सही रहती हैं। निगम का प्रबंधन यह देख सकता है कि कंपनी कैसा प्रदर्शन कर रही है और क्या वह इससे अधिक कमा रही है। निवेशक और ऋणदाता पुस्तकों और वित्तीय विवरणों की समीक्षा कर सकते हैं और यह तय कर सकते हैं कि क्या कंपनी को उनके पैसे पर भरोसा किया जा सकता है।
लेन-देन रिकॉर्ड करने का सबसे सरल तरीका यह है कि उन्हें एक लेखा पत्रिका में लिखा जाए, तदनुसार विभिन्न खाता वर्गीकरणों को समायोजित किया जाए। यदि कहते हैं, एक ग्राहक जो आपके पास $ 500 का बकाया है, बिल का भुगतान करता है, जो दो वर्गों, खातों को प्राप्य (अब $ 500 छोटे) और नकद ($ 500 बड़ा) को प्रभावित करता है। हर एक लेन-देन में प्रवेश करते समय ऐसा होता है कि इसमें समय लगता है और गलतियों की संभावना बढ़ जाती है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ, बहीखाताकर्ता केवल उस सॉफ्टवेयर में रिकॉर्ड कर सकता है, जब कंपनी को एक विक्रेता का चालान प्राप्त होता है या पेचेक बाहर जाता है। सॉफ्टवेयर तब स्वचालित रूप से डेबिट या क्रेडिट खाता वर्गीकरण करता है।
खातों का वर्गीकरण लेखांकन को अधिक जटिल बनाता है, लेकिन अधिक जानकारीपूर्ण और विस्तृत भी होता है। कुछ मायनों में, यह सड़क के नीचे लेखांकन को सरल बनाता है। मान लीजिए कि आपने कंपनी के कंप्यूटरों के लिए कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर की एक विस्तृत लाइब्रेरी खरीदी है। सभी सॉफ्टवेयर एक निश्चित, अमूर्त संपत्ति है। जब आप उम्र के कारण सॉफ़्टवेयर के मूल्य के नुकसान पर मूल्यह्रास का दावा करते हैं, तो सभी सॉफ़्टवेयर को लगभग उसी दर से मूल्यह्रास करना चाहिए। एक परिसंपत्ति वर्गीकरण में सभी कार्यक्रमों को रिकॉर्ड करना पूरी कक्षा के लिए मूल्यह्रास को लागू करना सरल बनाता है।
लेखा का वर्गीकरण
अपने खातों को वर्गीकृत करना आपके वित्त को आपके खाताधारकों और वित्तीय विवरणों में विभिन्न श्रेणियों में एकत्रित करता है। यह आपके रिकॉर्ड को कई व्यापक वर्गीकरणों में तोड़ता है।
- एसेट खाते: इस सूची में व्यवसाय की संपत्ति और उपकरण, जमीन से लेकर नकदी, पेटेंट और बहुत कुछ शामिल हैं।
- देयता खाते हैं: इनमें आपकी कंपनी का बकाया पैसा शामिल है लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया है, जैसे कि देय खाते, बंधक, ऋण और अन्य अवैतनिक बिल।
- पूंजी या मालिक की इक्विटी खाते: यह स्वामित्व की हिस्सेदारी है जो व्यवसाय में मालिक, मालिक या स्टॉकहोल्डर के पास है। हिस्सेदारी बढ़ती है और परिसंपत्तियों के मूल्य और ऋण की राशि के साथ गिरती है।
- निकासी खाते: यह व्यवसाय के मालिकों द्वारा व्यक्तिगत उपयोग के लिए निकाला गया धन है। इसमें भागीदारी में ड्राइंग खाता और निगमों में लाभांश खाते शामिल हैं।
- राजस्व खाते: ये माल या सेवाओं की बिक्री से आय को रिपोर्ट करते हैं और ट्रैक करते हैं। इनमें नॉनऑपरेटिंग रेवेन्यू जैसे लोन या इन्वेस्टमेंट से होने वाली आमदनी भी शामिल है।
- खर्च का हिसाब: इसमें वेतन, किराया, मजदूरी, आपूर्ति और अन्य व्यय शामिल हैं।
खातों का वर्गीकरण बहुत अधिक विस्तार में जा सकता है। संपत्ति वर्गीकरण, उदाहरण के लिए, कई उपश्रेणियों में परिसंपत्ति खातों को तोड़ता है:
- कैश: इसमें खातों की जांच, जमा खातों और कंपनी के पेटीएम नकदी पर हाथ से पैसा शामिल है।
- प्राप्तियों: जब तक आप अपने खाते को नकद आधार पर सख्ती से नहीं चलाते हैं, तब तक आप पैसा कमाते हैं जब आप इसे प्राप्त करते हैं, तब नहीं जब आप इसे प्राप्त करते हैं। कहते हैं कि आप एक ग्राहक को 1,500 डॉलर की इन्वेंट्री बेचते हैं, लेकिन आप उन्हें भुगतान करने के लिए 30 दिन का समय देते हैं। जैसे ही आप इसे कमाते हैं, आप $ 1,500 की रिपोर्ट करते हैं। यह आय विवरण पर आय के रूप में वर्गीकृत किया गया है और बैलेंस शीट पर प्राप्य (एक परिसंपत्ति) खाता है।
- इन्वेंटरी: इस श्रेणी में बिक्री के लिए सामान, आंशिक रूप से पूर्ण माल और कच्चे माल शामिल हैं।
- अचल संपत्तियां: यह परिसंपत्ति वर्गीकरण आपके द्वारा खरीदी जाने वाली चीजों को कवर करता है जिसे आसानी से उस तरह से नकद करने के लिए नहीं किया जा सकता है जो इन्वेंट्री कर सकता है। संपत्ति लंबे समय के लिए आयोजित की जाती है, इसके विपरीत, कहते हैं, कार्यालय की आपूर्ति। अचल संपत्तियों के उदाहरणों में कंप्यूटर, कार, फर्नीचर, भवन और भूमि शामिल हैं।
वर्गीकरण संपत्ति को वर्तमान और दीर्घकालिक श्रेणियों में भी अलग करता है। वर्तमान संपत्ति वे हैं जिनका उपयोग आने वाले वर्ष में किया जाएगा। दीर्घकालिक संपत्ति अगले 12 महीनों से अधिक समय तक चलती है। लेखाकार भी मूर्त और अमूर्त संपत्ति को अलग-अलग वर्गीकृत करते हैं। मूर्त संपत्ति में ट्रक, 3 डी प्रिंटर और इन्वेंट्री जैसे भौतिक आइटम शामिल हैं। अमूर्त संपत्ति गैर-पेटेंट संपत्ति हैं जैसे पेटेंट, कॉपीराइट और ग्राहक सद्भावना।
वर्गीकरण और वित्तीय विवरण
लेखांकन में रिकॉर्डिंग का एक अन्य अर्थ यह है कि बही-खातों में दर्ज डेटा अंततः वित्तीय विवरणों का आधार बन जाता है। तीन वित्तीय विवरण एक कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड को अलग-अलग तरीकों से समेकित करते हैं और विभिन्न तरीकों से खातों को वर्गीकृत करते हैं।
बैलेंस शीट में तीन बड़ी लेखा कक्षाएं हैं: संपत्ति, देनदारियों और मालिक की इक्विटी, जो कि परिसंपत्तियों से देनदारियों को घटाने के बाद क्या बचा है। खातों का वर्गीकरण आमतौर पर उन्हें आगे बांटा जाता है, जैसे कि बरकरार रखी गई आय, खातों को प्राप्य, अल्पकालिक देनदारियों और दीर्घकालिक देनदारियों जैसे मदों में। आपको बैलेंस शीट पर हर संभावित परिसंपत्ति वर्गीकरण या देयता वर्गीकरण का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। यदि कहते हैं, आपकी कंपनी के पास कभी भी कोई अमूर्त संपत्ति नहीं है, तो आपको इसे इंगित करने के लिए "अमूर्त संपत्ति: $ 0" लिखने की आवश्यकता नहीं है। कंपनी की संपत्ति और देनदारियों की तुलना करके, बैलेंस शीट व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य का एक स्नैपशॉट देता है।
आय विवरण लाभप्रदता दर्शाता है: कंपनी प्रत्येक महीने में कितना राजस्व लाती है? आय विवरण पर वर्गीकरण में बिक्री राजस्व, बेची गई वस्तुओं की लागत और गैर-राजस्व राजस्व शामिल हैं। गैर-राजस्व राजस्व को वर्गों में विभाजित किया जा सकता है जैसे ब्याज, किराया और लाभांश राजस्व। राजस्व वर्गीकरण को तोड़ना इस तरह आपके व्यापार की लाइन से अर्जित राजस्व और अच्छे निवेश से अर्जित राजस्व के बीच अंतर करता है। आपकी कंपनी में पैसा लगाने के बारे में सोचने वाला कोई भी व्यक्ति जानना चाहता है कि क्या आपके उत्पाद या सेवाएं पैसा कमाती हैं, इसलिए यह उस आय को अन्य स्रोतों से अलग करने में मदद करता है।
केवल नकद लेनदेन रिकॉर्ड करने वाले व्यवसायों को नकदी प्रवाह विवरण की आवश्यकता नहीं होती है। अर्जित-आधारित लेखांकन का उपयोग करने वाले व्यवसायों को आय विवरण रिकॉर्ड बिक्री और खरीद की आवश्यकता है, न कि नकद भुगतान। कंपनी के अंदर और बाहर कितनी नकदी चलती है, इस पर नज़र रखने से पता चलता है कि कंपनी के पास ऋण भुगतान करने या पेरोल कवर करने के लिए पर्याप्त पैसा है या नहीं। यदि नकदी का प्रवाह आय से काफी कम है, तो यह संभव है कि कंपनी प्राप्य खातों पर अच्छा काम नहीं कर रही है। नकदी प्रवाह के वर्गीकरण में निवेश से नकदी, संचालन से नकदी और वित्तपोषण से नकदी शामिल है।
खाता बही में वर्गीकृत करने से लेखा विभाग को वित्तीय विवरण बनाने में मदद मिलती है। यदि संपत्ति की बिक्री और खरीद ठीक से दर्ज की गई है, तो इससे आपको उन परिसंपत्तियों के वर्गीकरण को देखना आसान हो जाता है, जिनकी आपको बैलेंस शीट पर रिपोर्ट करने की आवश्यकता है।
खातों का चार्ट वित्तीय विवरणों में खाताधारकों को परिवर्तित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। चार्ट सामान्य खाता बही में उपयोग किए जाने वाले सभी खातों की एक सूची है, जो प्रत्येक खाते को संख्या से पहचानते हैं। आपका लेखांकन सॉफ्टवेयर राजस्व, सामान्य स्टॉक, नकदी और मूल्यह्रास जैसे खातों की पहचान करने के लिए चार्ट का उपयोग करता है जिन्हें बैलेंस शीट बनाने में शामिल किया जाना चाहिए।
जब आप अपने खातों के लिए चार्ट तैयार करते हैं, तो इसे सेट करें ताकि आपको इसे कई वर्षों तक बदलना न पड़े। यदि कहें, तो आपके पास कोई इमारत नहीं है, लेकिन अगले साल एक खरीदने की योजना है, यह चार्ट में उस परिसंपत्ति वर्ग को शामिल करने के लायक है। उन कक्षाओं को शामिल न करें जिनकी आपके पास उपयोग करने की कोई योजना नहीं है। यदि आपका व्यवसाय सेवाएं प्रदान करता है और कोई इन्वेंट्री नहीं है, तो उदाहरण के लिए चार्ट में इन्वेंट्री वर्गीकरण को शामिल करने का कोई मतलब नहीं है। यदि आपके पास ऐसे खाते हैं जिनमें केवल छोटी मात्राएँ शामिल हैं, तो देखें कि क्या आप उन्हें अन्य खाता कक्षाओं में रोल कर सकते हैं। यह चार्ट को अत्यधिक जटिल होने से बचाएगा।
