जो कोई भी कार्यालय में काम करता है या उसका प्रबंधन करता है वह कार्यालय की आपूर्ति की एक सूची को बनाए रखने के महत्व को समझता है। पेन, टोनर कार्ट्रिज, कागज और लिफाफे जैसी बुनियादी चीजों से बाहर निकलने की तुलना में कुछ भी तेजी से काम नहीं करता है। एक बार जब आपके पास आपूर्ति होती है, तो बुनियादी इन्वेंट्री प्रबंधन के कुछ सरल नियमों का पालन करके खर्च और उपयोग को ट्रैक करना महत्वपूर्ण है।
द्वारपाल
अच्छे इन्वेंट्री प्रबंधन के पहले नियमों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि इसमें एक प्रबंधक है। द्वारपाल नियुक्त करें। इन्वेंट्री के सफल रखरखाव का अर्थ है यह जानना कि हाथ पर क्या है और यह कब तक रहा है, इन्वेंट्री के मूल्य को रिकॉर्ड करना और यह निगरानी करना कि वह कहाँ जाता है जब यह आपूर्ति क्षेत्र को छोड़ देता है। कार्यालय की आपूर्ति में कई छोटे आइटम शामिल हैं जो आसानी से गायब हो सकते हैं। कुछ प्रमुख कर्मचारियों तक सीमित पहुंच के साथ इन्वेंटरी को सुरक्षित क्षेत्र में रखा जाना चाहिए। तितर-बितर और बदले गए आइटम का एक लॉग रखें।
फीफो
FIFO पहले, पहले आउट के लिए एक संक्षिप्त नाम है। यह इन्वेंट्री के मूल्य की रिपोर्टिंग के लिए एक लेखांकन शब्द है और यह सुनिश्चित करता है कि पहले खरीदी गई वस्तुओं का उपयोग पहले किया जाए ताकि मूल्य सटीक रहे। यह इन्वेंट्री को पुराने, बासी या अप्रचलित होने से रोकने का एक स्मार्ट तरीका भी है। पहले खरीदी गई वस्तुओं का उपयोग पहले किया जाना चाहिए। जब प्रतिस्थापन इन्वेंट्री खरीदी जाती है, तो इसे पुरानी इन्वेंट्री के पीछे रखें और कर्मचारियों को सामने से आपूर्ति लेने का निर्देश दें। स्याही वाले आइटम सूख सकते हैं, कागज पीले हो सकते हैं और उपकरण के हिस्से अप्रचलित हो सकते हैं। कचरे को कम करने और अपनी सूची को ताजा रखने के लिए FIFO विधि का उपयोग करें।
उत्तोलन ख़रीदना
कार्यालय की आपूर्ति की एक सूची को बनाए रखने से एक व्यवसाय को बड़ी मात्रा में खरीद करने का अवसर मिलता है, जो छूट बचत में बदल जाता है। थोक में सबसे लोकप्रिय आइटम खरीदते समय ये बचत जल्दी से जमा होती है। यदि आपकी सभी कार्यालय की आपूर्ति की जरूरतों को एक ही विक्रेता को दिया जाता है, तो उस खरीद का उपयोग छोटी खरीद पर बचत पर बातचीत करने के लिए भी करें। आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रस्तावित पुरस्कार कार्यक्रमों का पूरा लाभ उठाएं। कार्यालय आपूर्ति व्यवसाय प्रतिस्पर्धी है, इसलिए यह निर्धारित करने के लिए बोली प्रक्रिया का उपयोग करें कि आपकी आवश्यकताओं के लिए किस कंपनी का सबसे अच्छा कार्यक्रम है।
संगठन
सफल इन्वेंट्री प्रबंधन की कुंजी आपूर्ति के संगठन में है। एक प्रणाली के कुशल होने के लिए, कर्मचारियों को जरूरत पड़ने पर उन तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए, जब उन्हें इसकी आवश्यकता होती है। आंखों के स्तर पर और आसान पहुंच में सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली वस्तुओं के साथ आपूर्ति की जानी चाहिए। स्टॉक कम उपयोग किए गए आइटम उच्च अलमारियों पर, लेकिन सुनिश्चित करें कि वे भूल नहीं हैं। स्टॉक क्या है और कहां मिल सकता है, इसकी एक सूची सूची पोस्ट करें। क्षेत्र को साफ और व्यवस्थित रखें। बाहर ले जाने के लिए पर्याप्त लीड समय के साथ आइटम बदलें, विशेष रूप से महत्वपूर्ण आइटम। एक नियमित आधार पर पुरानी वस्तुओं को शुद्ध करें।
