कैसे एक स्थिति रिपोर्ट लिखने के लिए

एक स्थिति रिपोर्ट वास्तव में नाम का क्या अर्थ है: एक घटना या स्थिति की "कौन, क्या, कहाँ, कब, क्यों और कैसे" की स्पष्ट तस्वीर देता है, सत्यापित, तथ्यात्मक जानकारी वाली एक रिपोर्ट। कई संगठन वरिष्ठ नागरिकों को सही और उचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक इनपुट और जानकारी देने के लिए स्थिति रिपोर्ट का उपयोग करते हैं। आपातकालीन प्रबंधन संगठन, सरकारी एजेंसियां, सशस्त्र सेवाएं, व्यवसाय, कानून प्रवर्तन एजेंसियां, मानवीय संज्ञा संगठन और राजनयिक सभी स्थिति रिपोर्ट पर निर्भर करते हैं।

स्थिति को यथासंभव स्पष्ट रूप से देखें। यदि घटना एक प्राकृतिक आपदा थी, तो आपदा क्षेत्र देखें और भूमि, बुनियादी ढांचे और आबादी पर प्रभाव को नोट करें। एक स्थिति रिपोर्ट में उन लोगों को सभी प्रासंगिक तथ्य प्रदान करने होंगे जो उन तथ्यों पर अपने निर्णयों को आधार बनाएंगे। ध्यान से देखें। स्थिति रिपोर्ट में अनुमान और राय का संबंध नहीं है।

उन सभी लोगों से बात करें जिनसे आपको जानकारी चाहिए। स्थिति रिपोर्ट की आवश्यकता या निर्माण करने वाले प्रत्येक संगठन में उन कर्मियों की सूची होगी, जिन्हें संपर्क करने और डीब्री करने की आवश्यकता है। हर बातचीत के दौरान अच्छे नोट्स लें क्योंकि आप रिपोर्ट में इस डेटा को शामिल करेंगे।

डेटा इकट्ठा करें और इकट्ठा करें। लक्ष्य किसी घटना के सबसे व्यापक चित्र और उस घटना के परिणामों को देना है। स्थिति के हर पहलू के बारे में विवरण नोट करें: क्या हुआ, किसके लिए, समय, तिथि और स्थान का विवरण, बुनियादी ढांचे पर प्रभाव और स्थानीय आबादी कैसे प्रतिक्रिया दे रही है। कई संगठनों के पास एक ऐसी स्थिति रिपोर्ट के लिए एक मानक प्रारूप है जो कुछ प्रकार की सूचनाओं का अनुरोध करता है। यदि ऐसा प्रारूप मौजूद है, तो इसका उपयोग करें। यह डेटा संग्रह को तेज और अधिक सटीक बना देगा।

रिपोर्ट को तार्किक क्रम में लिखें। सभी संबंधित जानकारी शामिल करें। विशेषण और क्रियाविशेषण से बचने के लिए घटनाओं का वर्णन करने के लिए स्पष्ट और संक्षिप्त शब्दावली का उपयोग करें। नियमित प्रगति रिपोर्ट संभवतः प्रारंभिक स्थिति रिपोर्ट का पालन करेगी, इसलिए आपको केवल यह वर्णन करने की आवश्यकता है कि वर्तमान में क्या हो रहा है, न कि निकट भविष्य में क्या हो सकता है।

रिपोर्ट की शुरुआत में एक मुख्य आकर्षण या कार्यकारी सारांश अनुभाग शामिल करें, लेकिन सभी डेटा एकत्र होने के बाद ही तार्किक क्रम में रखा जाता है। तथ्यों और आंकड़ों का इस्तेमाल करें, दमन से बचें। पहले पढ़ने के लिए व्यस्त वरिष्ठों के लिए सारांश या हाइलाइट अनुभाग को सबसे महत्वपूर्ण जानकारी देना होगा।