प्रगति रिपोर्ट स्पष्ट हैं, जो त्रैमासिक रिपोर्टों की तुलना में अधिक सूत्रीय डिज़ाइन के साथ हैं। उत्तरार्द्ध उनके प्रारूप में व्यवसाय से व्यवसाय और संस्थान से संस्थान में भिन्न होता है। हालाँकि, निम्नलिखित बुनियादी दिशा-निर्देश दोनों पर लागू होते हैं: अपने दर्शकों से सावधान रहें और वे रिपोर्ट में क्या खोजने की उम्मीद करते हैं और अपने लेखन को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें, एक गंभीर, बकवास टोन और एक सटीक, खुली और विश्वसनीय शैली के साथ।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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डेटा और जानकारी को शामिल किया जाना है
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एक अच्छा वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
प्रगति और त्रैमासिक रिपोर्ट दोनों के लिए पारंपरिक मेमो प्रारूप का उपयोग करें। तारीख से शुरू करें, उस व्यक्ति का नाम और स्थिति जिस पर रिपोर्ट जाएगी, आपका नाम और स्थिति और स्पष्ट, संक्षिप्त विषय पंक्ति। उदाहरण के लिए, एक प्रगति रिपोर्ट के लिए विषय पंक्ति "डेटा एकीकरण परियोजना पर प्रगति" हो सकती है। त्रैमासिक रिपोर्ट के लिए विषय पंक्ति अक्सर कम विशिष्ट होती है और बस "त्रैमासिक रिपोर्ट के लिए डेटा विभाग, तीसरी तिमाही 2010" जैसी कुछ कहती है। यदि त्रैमासिक रिपोर्ट एक ही व्यक्ति के लिए जा रही कई में से एक है, तो सुनिश्चित करें कि आप उस सटीक प्रारूप को जानते हैं जो व्यक्ति उम्मीद करता है।पाठक को आने वाले सभी डेटा को जल्दी से पचाने की आवश्यकता होती है और प्रत्येक रिपोर्ट में एक ही स्थान पर विशिष्ट प्रकार की जानकारी खोजने की अपेक्षा करेगा।
प्रगति रिपोर्ट के लिए, प्रगति के सारांश के साथ खोलें, जैसे कि "डेटा एकीकरण परियोजना अनुसूची और बजट के तहत प्रगति कर रही है।" यदि आप कुछ विशिष्ट मांग रहे हैं - किसी अन्य कर्मचारी या विभाग, अतिरिक्त धन, आदि से मदद। यह सुनिश्चित करने के लिए इसे तुरंत सूचीबद्ध करें कि यह पाठक द्वारा अनदेखी नहीं की गई है। रिपोर्ट में निहित जानकारी को संक्षेप में एक समान तरीके से त्रैमासिक रिपोर्ट खोलें।
परियोजना की पृष्ठभूमि को विस्तार से बताएं, जिसे यदि आप चाहें तो प्रगति के सारांश के साथ शामिल किया जा सकता है, विवरणों को जल्दी से सारांशित करके और इसके उद्देश्य और समय का वर्णन करते हुए। त्रैमासिक रिपोर्ट के ढांचे के भीतर, आप अंतिम रिपोर्ट के बाद से हुई प्रगति को शामिल कर सकते हैं, अच्छे और बुरे दोनों के लिए लेखांकन। ध्यान रखें कि आप खुले और ईमानदार रहना चाहते हैं।
प्रगति रिपोर्ट में निर्दिष्ट सभी तैयार काम और कार्रवाई क्रियाओं का उपयोग इस बात पर जोर देने के लिए करें कि परियोजना पर काम करने वाले लोग मेहनती हैं। जब परियोजना के चरण पूरे हो जाते हैं या जब इसका हिस्सा सक्रिय हो जाता है या ऑनलाइन हो जाता है या जो भी लक्ष्य होता है तो आप विशिष्ट तिथियों को भी शामिल कर सकते हैं। त्रैमासिक रिपोर्ट में इस बिंदु पर और उचित प्रारूप के भीतर, जो प्रगति हुई है, उसका विवरण देना शुरू करें। समस्याओं को हल करने की आवश्यकता है।
किसी भी और सभी समस्याओं की प्रगति रिपोर्ट में विवरण प्रदान करें, उन्हें हल करने के लिए रणनीति और उनके समाधान या स्पष्टीकरण के लिए एक समयरेखा कि समस्या क्यों चल रही है।
आने वाले समय अंतराल के दौरान आपके द्वारा प्रत्याशित उपलब्धियों के साथ, प्रगति रिपोर्ट में कार्य अनुसूची निर्धारित करें। आप परियोजना के समग्र मूल्यांकन के साथ रिपोर्ट को लपेट सकते हैं और इस प्रकार अब तक क्या हासिल हुआ है। त्रैमासिक रिपोर्ट में, पूर्वानुमानित परिणामों और महत्वपूर्ण गतिविधियों के साथ आगामी अवसरों और चुनौतियों का पूर्वानुमान करें। शायद टिप्पणियों, प्रतिक्रिया और विचारों के अनुरोध के साथ समाप्त होता है।
