व्यावसायिक रिपोर्टें व्यवसाय की वित्तीय स्थिति से लेकर विपणन रणनीतियों और बिक्री दृष्टिकोण तक किसी भी चीज़ पर चर्चा कर सकती हैं। त्रैमासिक रिपोर्टें अपेक्षाकृत छोटी हो सकती हैं, क्योंकि उनमें केवल तीन महीने की अवधि के लिए जानकारी शामिल होती है। त्रैमासिक व्यवसाय रिपोर्ट बनाने और लिखने से पहले, उसके उद्देश्य को निर्धारित करें और निर्धारित करें कि कौन सी जानकारी को शामिल करने की आवश्यकता है। जबकि यह विशेष रूप से वित्तीय आय से संबंधित हो सकता है, यह एक छोटी रिपोर्ट भी हो सकती है जो व्यवसाय के विभिन्न विभागों में गतिविधियों को उजागर करती है।
त्रैमासिक व्यापार रिपोर्ट के लिए एक परिचय लिखें। रिपोर्ट के उद्देश्य को पहचानें और सुनिश्चित करें कि आप रिपोर्ट में शामिल अवधि का उल्लेख करते हैं। उदाहरण के लिए, लिखें कि रिपोर्ट 2007 की अप्रैल और जुलाई के बीच कंपनी की वित्तीय स्थिति पर केंद्रित है।
रिपोर्ट के लिए हेडिंग और सबहेडिंग बनाएं। यदि रिपोर्ट व्यवसाय में प्रत्येक विभाग की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर रही है, तो प्रत्येक विभाग का शीर्षक के रूप में उपयोग करें। प्रत्येक विभाग की गतिविधियों की पहचान करने के लिए उपखंडों का उपयोग करें। यदि त्रैमासिक वित्तीय रिपोर्ट लिखना है, तो शीर्षकों का उपयोग संपत्ति, देनदारियों और व्यय जैसे प्रमुख वर्गों की पहचान करने के लिए करें।
रिपोर्ट के लिए डेटा प्राप्त करने के लिए उपयोग की जाने वाली विधि को पहचानें। यह रिपोर्ट के उद्देश्य के आधार पर अलग-अलग होगा। एक वित्तीय रिपोर्ट के लिए, अपना डेटा सीधे लेखा विभाग से प्राप्त करें। यदि रिपोर्ट प्रत्येक विभाग के बारे में है, तो सही डेटा प्राप्त करने के लिए प्रत्येक विभाग में एक प्रबंधक के साथ बात करें।
अपने मार्गदर्शक के रूप में शीर्षकों और उपखंडों का उपयोग करके रिपोर्ट का मुख्य भाग लिखें। अपनी भाषा में स्पष्ट और स्पष्ट रहें। यदि आपको कुछ डेटा को चित्रित करने की आवश्यकता है, तो ग्राफ़ और तालिकाओं का उपयोग करें, क्योंकि संख्याएँ पढ़ने में भयानक हो सकती हैं यदि उनमें से कई हैं। डेटा से सीखी गई किसी भी समस्या या समस्या की पहचान करें, इसलिए पाठक उन समस्याओं से अवगत होता है जो रिपोर्ट दर्शाती है।
पाठक को याद दिलाएं कि छोटी रिपोर्ट में प्रस्तुत जानकारी और डेटा केवल परिचय में उल्लिखित तीन महीनों से संबंधित है। रिपोर्ट में चर्चा की गई समस्याओं के समाधान या विचार प्रस्तुत करने के लिए निष्कर्ष का उपयोग करें।
"कार्यकारी सारांश" नामक शीर्षक के तहत रिपोर्ट में मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करें। यह सुनिश्चित करने के लिए अंतिम लिखें कि आप सारांश में प्रत्येक प्रमुख मुद्दे को शामिल करते हैं। इसे शीर्षक पृष्ठ और परिचय के बीच रखें। कुछ पाठक पूरी रिपोर्ट को पढ़ने के बजाय केवल सामग्री का अंदाजा लगाने के लिए सारांश पढ़ सकते हैं।
