यदि आपकी नौकरी प्रबंधकों या आपके विभाग के कार्यों के वरिष्ठ नेतृत्व को आवधिक ब्रीफिंग प्रदान करती है, तो संभावना है कि आप इस कार्य को क्वार्टर, या तीन महीने के सेगमेंट में विभाजित कर सकते हैं। कई संगठन लेखांकन और वित्त कार्यों के लिए त्रैमासिक समय अवधि का उपयोग करते हैं, इसलिए उन्हें इस समय सीमा से मेल खाने वाली ब्रीफिंग की आवश्यकता होगी। एक त्रैमासिक रिपोर्ट में एक कार्यकारी सारांश और उस अवधि के दौरान हासिल की गई व्यावसायिक प्रगति, हाइलाइट्स, चुनौतियों और लक्ष्यों के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए। तुम भी वास्तविक संदर्भ है कि तिमाही के दौरान हुई वास्तविक घटनाओं के माध्यम से जीवन के लिए अपनी रिपोर्ट ला सकते हैं शामिल हो सकते हैं।
पिछला त्रैमासिक रिपोर्ट का अध्ययन करें
यदि यह पहली त्रैमासिक रिपोर्ट है जो आप लिख रहे हैं, तो पिछली रिपोर्टों की समीक्षा करें - त्रैमासिक या वार्षिक। साल के अंत की जानकारी हो सकती है जिसे आप इस तिमाही रिपोर्ट पर ले जाना चाहते हैं। इसके अलावा, आपकी तिमाही रिपोर्ट के लिए एक पसंदीदा प्रारूप हो सकता है। यह शायद ठीक है अगर आप अतिरिक्त, प्रासंगिक जानकारी शामिल करने जा रहे हैं; हालांकि, जब तक अन्यथा निर्देश न दिया जाए, तब तक उसी प्रारूप पर टिके रहें। यदि आपके पास पिछली रिपोर्ट का कोई टेम्प्लेट पहले से नहीं है, तो एक बनाएं, ताकि आप अगली तिमाही में इस स्टेप को दोबारा न बनाएँ।
अपनी जानकारी के स्रोतों का निर्धारण करें
जब तक त्रैमासिक रिपोर्ट पूरी तरह से आपके दायरे में नहीं आती, तब तक यह संभावना है कि आपको अन्य स्रोतों या विभागों से जानकारी की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि आपकी रिपोर्ट में वित्तीय डेटा की आवश्यकता है, तो लेखांकन या वित्त अनुभाग तक पहुंचें और उस तिमाही के लिए आवश्यक डेटा मांगें। यदि पिछली तिमाही के लिए डेटा उपलब्ध है, तो उस स्थिति के लिए भी पूछें जब आप दो तिमाहियों के बीच तुलना करना चाहते हैं।
रिपोर्टिंग के लिए व्यावसायिक विषयों की समीक्षा करें
उन व्यावसायिक विषयों के बारे में जानकारी इकट्ठा करें जिनकी आप अपनी तिमाही रिपोर्ट में समीक्षा कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कंसल्टिंग फर्म प्रोजेक्ट मैनेजर हैं और रिपोर्ट का उद्देश्य कई अलग-अलग कामों के लिए लीडरशिप टीम को प्रगति पर अपडेट करना है, तो प्रत्येक क्लाइंट का नाम सूचीबद्ध करने पर विचार करें, इसके बाद इस तरह के सबटॉपिक्स के रूप में जुड़ाव का प्रकार:
- ग्राहक का नाम, सगाई का प्रकार; जैसे, कार्यकारी कोचिंग
- ग्राहक का नाम, सगाई का प्रकार; जैसे, टीम डेवलपमेंट वर्कशॉप
- ग्राहक का नाम, सगाई का प्रकार; जैसे, संगठनात्मक मूल्यांकन
प्रत्येक सबटॉपिक के लिए, सगाई का एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें, जिसमें प्रत्येक को सौंपे गए कर्मियों को शामिल किया गया है। यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो अपना नाम और उस क्लाइंट का नाम शामिल करें, जिसके साथ आपने इस अवधि के दौरान संवाद किया था, साथ ही प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में अपनी गतिविधियों का विवरण भी दिया था। सगाई पर अन्य गतिविधियों का वर्णन करें, जैसे कि प्रत्येक निर्दिष्ट सलाहकार ने कितने घंटे काम किया और प्रत्येक सगाई के लिए लक्ष्य, उद्देश्य और उपलब्धि। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं,
"एबीसी कंसल्टेंट जॉन डो ने 1 फरवरी, 2019 कार्यशाला के लिए टीम विकास गतिविधियों का निर्माण किया। कार्यशाला का लक्ष्य 1 दिसंबर, 2018 को आयोजित संगठनात्मक मूल्यांकन से परिणामों की समीक्षा करना और संगठनात्मक मिशन के लिए टीम के सदस्यों को फिर से संगठित करने के लिए गतिविधियों की सुविधा प्रदान करना है। "
आपकी त्रैमासिक रिपोर्ट की लंबाई और प्रारूप के आधार पर आपको कितना विवरण देना चाहिए, इस पर आप जज हों। यह खंड आपकी रिपोर्ट का कथा घटक बनाता है।
स्प्रेडशीट उपयोगी हैं
आपकी तिमाही रिपोर्ट के लिए एक वित्तीय तस्वीर पेश करने में उपयोगी होने के अलावा, स्प्रेडशीट को नीचे की रेखा के बारे में चिंतित पाठकों द्वारा सराहना की जाती है। आपको अपनी कथा रिपोर्ट के साथ कई पृष्ठों को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन त्रैमासिक गतिविधियों का एक मात्रात्मक चित्रण आपके पाठकों को आपके क्षेत्र में व्यावसायिक प्रगति का एक स्नैपशॉट देता है। एक ही उदाहरण का उपयोग करते हुए, यदि आप कई व्यस्तताओं के बारे में रिपोर्ट कर रहे हैं, तो आपकी स्प्रैडशीट शुरुआती बजट, बर्न विश्लेषण, लागतों और डॉलर और प्रतिशत दोनों में पूरा होने के अनुमानित बजट को दर्शा सकती है।
परिचय और निष्कर्ष लिखें
एक बार जब आप अपनी रिपोर्ट के लिए सभी जानकारी एकत्र कर लेते हैं और एक मसौदा तैयार करते हैं, तो अपना परिचय और निष्कर्ष लिखें। परिचय में आपकी रिपोर्ट, सूचना स्रोतों, विभाग या परियोजनाओं और दर्शकों के लिए अवधि शामिल होनी चाहिए। यदि आपकी रिपोर्ट लंबी या जटिल है, तो एक कार्यकारी सारांश लिखें जिसमें एक पृष्ठ के सारांश में सबसे अधिक प्रासंगिक जानकारी है। निष्कर्ष को तिमाही के दौरान हाइलाइट्स को आराम देना चाहिए, साथ ही साथ तिमाही के दौरान आने वाले किसी भी उल्लेखनीय मुद्दों के बारे में संक्षेप में बताना चाहिए और अगली तिमाही के लिए अनुमान लगाना चाहिए।
