एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) एक मूल्यवान उपकरण कंपनी प्रबंधन है जो अपने व्यावसायिक कार्यों की प्रभावशीलता को समझने के लिए उपयोग करता है। एमआईएस एक कंपनी के कुछ हिस्सों को विस्तृत जानकारी प्रदान कर सकता है और महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय लेने के साथ प्रबंधन की सहायता भी कर सकता है। हालांकि एमआइएस की शैली और प्रारूप पिछले कुछ वर्षों में बदल गए हैं, लेकिन प्रबंधन निर्णयों में इसका उपयोग बहुत बढ़ गया है।
तथ्यों
एक एमआईएस एक तरीका है जिसे कंपनी अपने व्यावसायिक संचालन के बारे में विश्वसनीय जानकारी प्राप्त करने के लिए उपयोग करती है। एमआईएस का संबंध इस बात से नहीं होना चाहिए कि क्या जानकारी को पुनः प्राप्त किया जा सकता है, बल्कि यह भी कि कैसे और क्या जानकारी को पुनः प्राप्त किया जाना चाहिए ताकि प्रबंधन प्रभावी निर्णय ले सके। एक बार जब सूचना एमआईएस के माध्यम से प्रदान की जाती है, तो व्यावसायिक संचालन की प्रभावशीलता के बारे में निर्णय लिया जा सकता है। सीमाएं एक एमआईएस के साथ मौजूद हैं, जैसे कि एमआईएस बनाने और लागू करने का खर्च, कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण का समय, लचीलेपन की कमी और गलत या अधूरी जानकारी पर कब्जा करना।
MIS व्यय
MIS क्रियान्वयन उन कंपनियों के लिए बहुत महंगा हो सकता है जो अपने कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना चाहती हैं। निर्णय के प्रयोजनों के लिए सूचना प्रबंधन क्या चाहता है, यह निर्धारित करते समय सभी प्रभागों और प्रक्रियाओं की समीक्षा की जानी चाहिए। स्थापना लागत के बाद इस समीक्षा की लागत बड़ी कंपनियों के लिए बेहद महंगी हो सकती है। इसके अतिरिक्त, MIS से संबंधित नए कर्मचारी या कर्मचारी प्रशिक्षण भी कार्यान्वयन लागत में जोड़ सकते हैं।
कर्मचारी प्रशिक्षण
उचित रूप से प्रशिक्षित कर्मचारी एक एमआईएस का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। कर्मचारी व्यवसाय संचालन की अग्रिम पंक्तियों में हैं और कंपनी की दैनिक गतिविधियों का निर्माण या प्रबंधन करते हैं। यदि कोई MIS एक सिस्टम दोष पाता है या प्रबंधन MIS सूचना के आधार पर एक प्रक्रिया को बदलने का निर्णय लेता है, तो पुन: प्रशिक्षण कर्मचारियों को आमतौर पर आवश्यक होगा। प्रशिक्षण की लंबाई और गहराई भिन्न हो सकती है, जिससे इस प्रशिक्षण की लागत का अनुमान लगाना मुश्किल हो जाता है। इस प्रशिक्षण अवधि के दौरान खोई हुई उत्पादकता के लिए प्रबंधन को भी ध्यान में रखना होगा।
एमआईएस लचीलापन
एक बार MIS बनाने और किसी कंपनी में स्थापित करने के बाद, यह एक अनम्य प्रणाली साबित हो सकती है। एमआइएस शैली और कार्यक्षमता के आधार पर उतार-चढ़ाव वाले व्यावसायिक कार्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए जल्दी से बदलाव करना संभव नहीं है। आंतरिक नियंत्रण या संचालन प्रक्रियाओं जैसी नीतियों को सही करना आसान हो सकता है, कंपनी-व्यापी परिवर्तन जैसे कि सेवा परिवर्तन, उत्पादन वृद्धि या विपणन रणनीति सरल नहीं हो सकती है। प्रमुख व्यावसायिक परिवर्तनों को एमआईएस में बड़े बदलावों की आवश्यकता होगी, जिससे लागत में वृद्धि और सूचना रिपोर्टिंग में गिरावट आएगी।
सूचना के पंजे
MIS को प्रबंधन को जानकारी प्रदान करने के लिए डिज़ाइन किया गया है ताकि कंपनी के संचालन के बारे में ध्वनि निर्णय लिया जा सके। एक एमआईएस की सबसे बड़ी खराबी प्रबंधन के लिए गलत या अपर्याप्त जानकारी खींच सकती है। यह समस्या कंपनी के लिए समय और धन बर्बाद करती है, जिससे सूचना की खामियों को दूर करने के लिए एमआईएस की एक और समीक्षा की जाती है।
