डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली के बिना डेटा को व्यवस्थित, नियंत्रित और सूचीबद्ध करना, एक सूचना प्रणाली डेटा का एक संगठित समूह होगा। डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली की अंतिम भूमिका नियंत्रण को लागू करना और डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए डेटा सुरक्षा का उपयोग करके डेटा फ़ाइलों को रखरखाव प्रदान करना है।
फ़ाइल संरचनाओं की कैटलॉगिंग
डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (DBMS) में फाइलों को सूचीबद्ध करने की प्रक्रिया अत्यंत महत्वपूर्ण है। विभिन्न फ़ाइल प्रकार हैं, जो वास्तविक कंप्यूटर कोड और क्वेरी प्रोग्राम (जो जानकारी निकालते हैं) से लेकर सिस्टम उपयोगिता और रिकॉर्ड रखरखाव कार्यक्रमों तक हैं। इन सभी कार्यक्रमों में एक अद्वितीय फ़ाइल संरचना होती है, जिसे एक सिस्टम स्कीमाटिक या "स्कीमा" द्वारा पहचाना जाता है। फ़ाइल संरचना की प्रक्रिया के बिना, फ़ाइलों तक पहुंच और संचालन करना कठिन होगा। (DBMS) के भीतर एक फ़ाइल संरचना फ़ाइल पहुंच और प्रबंधन के लिए एक व्यवस्थित संरचना प्रदान करती है।
डेटाबेस प्रकार की पहचान
एक DBMS सिस्टम में विभिन्न डेटाबेस प्रकार शामिल हो सकते हैं। एक डेटाबेस सूचना की रिकॉर्ड संरचना रखता है। DBMS के भीतर डेटाबेस एक अनुक्रमित, अनुक्रमिक या संबंधपरक डेटाबेस हो सकता है। एक सूचकांक डेटाबेस एक प्राथमिक कुंजी पर आधारित है और डेटाबेस संरचना के भीतर किसी भी अद्वितीय क्षेत्र पर अनुक्रमित किया जा सकता है। एक अनुक्रमिक डेटाबेस को डेटाबेस में पहले रिकॉर्ड पर शुरू करके एक्सेस किया जाता है और एक रिलेशनल डेटाबेस में रिकॉर्ड होते हैं, जो अद्वितीय पहचानकर्ताओं के आधार पर दूसरे डेटाबेस में अन्य मौजूदा रिकॉर्ड में शामिल हो सकते हैं। DBMS इन डेटाबेस प्रकारों के लिए विभाजन, कैटलॉगिंग और एक्सेस की अनुमति देता है।
डाटा सुरक्षा
डेटा सुरक्षा किसी भी सूचना प्रणाली के लिए एक महत्वपूर्ण विशेषता है। एक डीबीएमएस सुरक्षा टेबल प्रदान करता है, जो उपयोगकर्ता सूचना, पहचान और पासवर्ड के लिए निर्दिष्ट रिकॉर्ड हैं। सुरक्षा प्रणाली का निर्माण रिलेशनल डेटाबेस टेबल से किया जाता है और प्रत्येक स्थिति (उपयोगकर्ता एक्सेस कोड) को सिस्टम तक पहुंचने के लिए उपयोगकर्ता के लिए प्रत्येक तालिका में मिलना चाहिए। DBMS सिस्टम में अंतर्निहित सुरक्षा अनुप्रयोग हो सकते हैं, जो सिस्टम उपयोगिता अनुप्रयोगों में अधिकारियों की एक तालिका का उपयोग करके उपयोगकर्ता के अधिकार और विशेषाधिकार प्रदान करते हैं।
टेबल्स और रिकॉर्ड्स
DBMS के भीतर, सभी डेटाबेस ने रिकॉर्ड असाइन किए हैं। रिकॉर्ड को आइटम या विवरण रिकॉर्ड के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। आइटम रिकॉर्ड सामान्य सूचना रिकॉर्ड हैं और विवरण रिकॉर्ड आइटम रिकॉर्ड के भीतर एक फ़ील्ड पहचानकर्ता पर ध्यान केंद्रित करते हैं और क्षेत्र पर अतिरिक्त "विस्तृत" जानकारी प्रदान करते हैं और आइटम रिकॉर्ड से अपना रिकॉर्ड बनाते हैं। टेबल्स ऐसी संरचनाएं हैं जिन पर आइटम और विवरण रिकॉर्ड मौजूद हैं। आइटम और डिटेल रिकॉर्ड का एक उदाहरण एक डेटाबेस पर फ़र्नीचर का वर्णन है जिसमें शिपिंग, भुगतान, आदि के लिए सामान्य डेटा फ़ील्ड शामिल है, और इसी विवरण रिकॉर्ड, जो आगे के विभिन्न रंगों में फर्नीचर को तोड़ता है।
डेटा सेट की अखंडता
यदि कोई सूचना प्रणाली एक लेन-देन आधारित प्रसंस्करण प्रणाली है, तो डेटा सेट कैटलॉग में उपयोगकर्ताओं द्वारा आरंभ किए गए डेटा में कैटलॉग परिवर्तनों को कैटलॉग अपवाद रिपोर्ट पर रिपोर्टिंग परिवर्तन के साथ बनाया जाता है। बैच या वास्तविक समय के तरीकों का उपयोग करके डेटा एकत्र, वितरित और संसाधित किया जाता है। यदि यह एक बैच रूटीन है, तो अधिकांश संगठन दिन में एक बार अपने सिस्टम को अपडेट करेंगे, जबकि रीयल-टाइम सिस्टम के साथ, अपडेट तुरंत जोड़ा जा सकता है।
