यदि आप अपने दैनिक जीवन में जानकारी का उपभोग करते हैं, जैसे कि एक ब्लॉग को ऑनलाइन पढ़ना, एक सूचना प्रणाली उस जानकारी को संसाधित करने और वितरित करने में शामिल थी। सूचना प्रणाली आपस में जुड़े हुए घटकों के समूह हैं, जो कच्चे डेटा को एकत्र करते हैं, संसाधित करते हैं और संग्रहीत करते हैं जो बाद में सूचना के रूप में उपयोगकर्ताओं को दिया जाता है। उदाहरण के लिए, बाइनरी कोड में 0 और 1 का टेक्स्ट और छवियों में परिवर्तित कच्चे डेटा हैं। सूचना प्रणाली एक सामान्य शब्द है जिसमें विभिन्न सूचना प्रणालियों की एक विस्तृत विविधता शामिल है। एक प्रबंधन सूचना प्रणाली श्रमिकों और प्रबंधन की उत्पादकता में सुधार करने के लिए व्यापार और वाणिज्य में उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणाली का एक प्रकार है।
सूचना प्रणाली के घटक
आप एक सूचना प्रणाली को केवल भौतिक हार्डवेयर, डेटा और सॉफ्टवेयर से मिलकर बना सकते हैं जो इसे कार्य करने की अनुमति देता है। हालांकि, एक सूचना प्रणाली को भी उपयोगकर्ताओं के साथ बातचीत की आवश्यकता होती है और सुरक्षित और समय पर पहुंच सुनिश्चित करने के लिए नियमों का एक सेट संभव है। विशिष्ट सूचना प्रणाली के छह घटक और उनकी परिभाषाएँ हैं:
- डेटा: जानकारी उत्पन्न करने के लिए आवश्यक कच्चा इनपुट
- हार्डवेयर: कंप्यूटर, भंडारण उपकरण और अन्य परिधीय उपकरण।
- सॉफ्टवेयर: नियम, एल्गोरिदम और निर्देश जो हार्डवेयर को बताते हैं कि डेटा को कैसे प्रोसेस, स्टोर और डिस्प्ले किया जाए।
- संचार: दूरसंचार उपकरण जो पाठ, चित्र और ध्वनि के रूप में डेटा संचारित करते हैं। संचार में सूचना प्रसारित करने की विधा शामिल है, जैसे कि इंटरनेट।
- लोग: जानकारी के निर्माता और उपभोक्ता। सूचना उत्पादक सिस्टम विश्लेषक, कंप्यूटर प्रोग्रामर, कंप्यूटर ऑपरेटर और रखरखाव कर्मी हैं।
- प्रक्रियाएं: सूचना प्रणाली की सुरक्षा का अनुकूलन करने के लिए आवश्यक नियम और प्रक्रियाएं, जिसमें उत्पन्न जानकारी की समयबद्धता को प्राथमिकता देना शामिल है।
प्रबंधन सूचना प्रणाली
एक प्रबंधन सूचना प्रणाली, या एमआईएस, व्यावसायिक संगठनों में उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रकार के कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली में से एक है। एक एमआईएस के घटक अनिवार्य रूप से अन्य सभी सूचना प्रणालियों के समान हैं। एक प्रभावी एमआईएस ऐसी जानकारी उत्पन्न करता है जो उपयोगकर्ताओं को व्यवसाय की वर्तमान स्थिति और इसके संभावित कारणों के बारे में सूचित करता है।
कार्यात्मक क्षेत्र
MIS की विविध सेवाएँ, अधिकांश व्यावसायिक संगठनों में पाए जाने वाले विभागों, या कार्यात्मक क्षेत्रों की विशिष्ट सूचना आवश्यकताओं को संबोधित करती हैं:
- बिक्री
- विपणन
- वित्त
- लेखांकन
- संचालन
- मानव संसाधन
- सूचना प्रौद्योगिकी सेवाएं
प्रत्येक विभाग की विशिष्ट जानकारी की जरूरत है। उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग को बिक्री रिपोर्ट चाहिए; लेखा विभाग को अद्यतन वित्तीय विवरणों की आवश्यकता है; विपणन विभाग को सभी टच पॉइंट का प्रबंधन करने के लिए एक ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली या सीआरएम की आवश्यकता होती है जहां संभावनाएं और ग्राहक व्यवसाय के साथ बातचीत करते हैं।
जैसे-जैसे व्यावसायिक विभागों की सूचना की ज़रूरतें बदलती हैं, व्यवसाय की सूचना प्रौद्योगिकी सेवा प्रदाता - इन-हाउस या आउटसोर्स की गई - नई या सुधारित, नई सूचनाओं के साथ प्रतिक्रिया करनी चाहिए।
पता करने की जरूरत
MIS सेवाओं के उपभोक्ता समान कार्यात्मक क्षेत्रों में भी समान नहीं हैं। उत्पादन तल पर मशीन ऑपरेटर को प्रक्रिया-नियंत्रण की जानकारी की आवश्यकता होती है जो उत्पादन प्रबंधक की प्रक्रिया-नियंत्रण जानकारी की आवश्यकताओं से पूरी तरह से अलग होती है। इस प्रकार, एक एमआईएस आमतौर पर विशिष्ट प्रकार के व्यापारिक उपभोक्ताओं की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक जरूरत-से-जानने के आधार पर जानकारी उत्पन्न करता है। MIS पंडित आमतौर पर MIS उपयोगकर्ताओं को उन सूचनाओं के प्रकार के आधार पर तीन श्रेणियों में रखते हैं:
- परिचालन उपयोगकर्ता: ऐसी रिपोर्टें जो किसी व्यवसाय के दैनिक संचालन को चलाने के लिए चार्ज किए गए फ्रंट-लाइन वाले लोगों की जरूरतों को पूरा करती हैं
- प्रबंधकीय उपयोगकर्ता: मध्य प्रबंधकों के लिए रिपोर्ट
- रणनीतिक उपयोगकर्ता: शीर्ष स्तर के अधिकारियों के लिए रिपोर्ट
छोटे व्यवसायों के लिए एम.आई.एस.
अभिनव एमआईएस सेवाओं और उन सेवाओं को वितरित करने के तरीके छोटे व्यवसाय ऑपरेटरों के लिए तेजी से उपलब्ध हो रहे हैं। पहले बड़े बजट के निगमों का विशेष खेल का मैदान, क्लाउड कंप्यूटिंग एक ऐसा नवाचार है, जो छोटे-व्यवसाय के संचालकों के हाथों में विशाल उद्यम एमआईएस कंप्यूटिंग डाल रहा है। लघु-व्यवसाय ऑपरेटरों के लिए लेखांकन सेवाओं, विपणन अनुसंधान सेवाओं, सीआरएम सेवाओं के लिए बड़ी डेटा सेवाओं से लेकर क्लाउड-आधारित समाधान प्रदाताओं तक - लगभग सभी एमआईएस जरूरतों को आउटसोर्स करना संभव है।
