रसीद पावती पत्र अनुरोधित वस्तुओं के वितरण की पुष्टि करते हैं, जैसे माल का एक शिपमेंट या एक अनुबंध प्रस्ताव। पत्र में स्पष्ट रूप से बताया गया था कि क्या और कब प्राप्त हुआ था। अगर कोई फॉलोअप जरूरी है तो यह नोट भी करता है। पत्र आमतौर पर केवल कुछ पैराग्राफ लंबे होते हैं और आमतौर पर अनुरोधित वस्तुओं को प्राप्त करने के एक व्यावसायिक दिन के भीतर भेजे जाते हैं। अधिकांश रसीद पावती पत्र नियमित डाक मेल द्वारा भेजे जाते हैं, लेकिन फैक्स, ईमेल और प्रमाणित मेल भी विकल्प हैं। कोलोराडो राज्य विश्वविद्यालय नोट करता है कि पावती पत्र एक पेशेवर शिष्टाचार है जो व्यावसायिक संबंधों को बढ़ावा देने में मदद करता है।
उन वस्तुओं की समीक्षा करें जिन्हें आप स्वीकार करना चाहते हैं। पुष्टि करें कि वितरण आपकी अपेक्षाओं से मेल खाता है।
रसीद प्राप्ति की अपेक्षा करने वाले व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें। पते के साथ व्यक्ति का पूरा नाम और शीर्षक पत्र और लिफाफे पर दिखाई देना चाहिए।
पत्र लिखो। पहले पैराग्राफ में अनुरोधित वस्तुओं या सूचनाओं को वितरित करने के लिए शिपर को धन्यवाद देकर वस्तुओं की प्राप्ति की पुष्टि करें। फिर तिथि के साथ प्राप्त प्रत्येक आइटम को सूचीबद्ध करें।
दूसरे पैराग्राफ में प्राप्तकर्ता को सूचित करें कि आप डिलीवरी से प्रसन्न हैं - अगर ऐसा है - और डिलीवरी आपकी उम्मीदों से मेल खाती है।
"धन्यवाद," या "ईमानदारी से," और आपके मुद्रित नाम जैसे मानार्थ पास के साथ पत्र को समाप्त करें। पत्र पर हस्ताक्षर करें और भेजें।
