यदि किसी पूर्व छात्र या आप के कर्मचारी ने आपको उसके लिए एक पत्र लिखने के लिए कहा है, तो आप सही स्वर प्राप्त करना चाहते हैं, जो उसे प्रस्तुत करना है। किसी ऐसे व्यक्ति के लिए एक पत्र लिखने के लिए सहमत न हों, जिसे आप सकारात्मक रूप से नहीं बोल सकते या किसी ऐसे व्यक्ति के लिए जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।
उस पत्र के विषय से पूछें जिसे आपको पत्र को संबोधित करना चाहिए। सभी संपर्क जानकारी प्राप्त करें। आप इसे "प्रिय महोदय या महोदया" या "प्रवेश समिति को" संबोधित कर सकते हैं।
पहले पैराग्राफ में यह बताना होगा कि आप उस व्यक्ति को कैसे जानते हैं और आप उस व्यक्ति को कितने समय से जानते हैं। व्यक्ति का परिचय दें और आप उसकी ओर से उत्साहपूर्वक कैसे बोल सकते हैं।
उन विशिष्ट स्थितियों का वर्णन करें जिनमें आपने विषय का काम देखा था। व्यक्ति कितना उत्कृष्ट है, यह दिखाने के लिए उदाहरणों का उपयोग करें। आप एक ऐसी स्थिति का वर्णन करना चाह सकते हैं जो व्यक्ति को दूर करने में सक्षम थी और वह कैसे काम पर सुधार करने में सक्षम थी। व्यक्ति के काम के बारे में सटीक और विस्तृत हो। व्यक्ति के कार्य और कार्य पर क्षमताओं के उदाहरणों का उपयोग करने से पत्र प्राप्तकर्ता को यह कल्पना करने में मदद मिलती है कि यह व्यक्ति कौन है।
अंतिम पैराग्राफ संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए कि आप क्यों मानते हैं कि व्यक्ति स्कूल या कंपनी के लिए एक महान अतिरिक्त होगा। समिति को धन्यवाद और व्यक्तिगत रूप से पत्र पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
