चाहे आप एक बड़े निगम के लिए एक व्यस्त जनसंपर्क विभाग में काम करते हैं, या एक छोटी सी घटना के लिए प्रचार को संभालने के लिए सौंपा गया है, मीडिया अलर्ट व्यापार के सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक है। मीडिया अलर्ट एक निमंत्रण है जिसे मीडिया को आपकी घटना के बारे में सूचित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जैसे कि एक प्रेस कॉन्फ्रेंस या भव्य उद्घाटन, और उन्हें भाग लेने के लिए लुभाता है। एक मीडिया अलर्ट एक प्रेस विज्ञप्ति से अलग है, जो उस घटना के प्रकार का एक उदाहरण है जिसे आप घटना के बाद देखना चाहते हैं।
दस्तावेज़ में एक हेडलाइन जोड़ें जो "मीडिया अलर्ट" पढ़ता है। एक बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करें - 20 बिंदु या उच्चतर - सभी पूंजी पत्र और बोल्ड प्रिंट यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक दिन एक समाचार कक्ष द्वारा प्राप्त सभी अन्य मदों के बीच अलर्ट बाहर खड़ा रहता है।
उस तिथि को शामिल करें जिसे आप पृष्ठ के शीर्ष पर अलर्ट और अपनी संपर्क जानकारी भेज रहे हैं।
घटना के बारे में बुनियादी जानकारी का वर्णन करें; कौन, क्या, कहाँ, कब और क्यों शामिल हैं। प्रत्येक पहलू को एक अलग पैराग्राफ में तोड़ें, प्रत्येक अपने हेडर के साथ।
घटना का वर्णन करने के लिए स्पष्ट, सम्मोहक भाषा का उपयोग करें, लेकिन रिपोर्टिंग से बचें। एक मीडिया अलर्ट मीडिया को किसी घटना की ओर आकर्षित करने के लिए बनाया गया है, न कि घटना को समझाने या समाचार पर कोण प्रदान करने के लिए।
कंपनी लेटरहेड पर मीडिया अलर्ट प्रिंट करें। टाइपोस, वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए दस्तावेज़ की दोहरी जांच करें और पुष्टि करें कि घटना का विवरण सही है।
अपनी मीडिया संपर्क सूची तैयार करें। अलर्ट प्राप्त करने के लिए प्रत्येक मीडिया आउटलेट की अपनी प्राथमिकता है, लेकिन अधिकांश फैक्स या ईमेल पसंद करते हैं। पुष्टि करें कि प्रत्येक व्यक्ति के लिए आपके पास जो संपर्क जानकारी है, वह समय बर्बाद करने से बचने के लिए सही है।
यदि संभव हो तो घटना से कम से कम 24 घंटे पहले मीडिया अलर्ट भेजें। यदि मीडिया अलर्ट अंतिम-मिनट की प्रेस कॉन्फ्रेंस, या किसी समाचार पर विशेषज्ञ के लिए एक प्रस्ताव है, तो इसे जल्द से जल्द भेजें, अधिमानतः कम से कम एक या दो बार नोटिस के साथ।
टेलीफोन कॉल के साथ मीडिया अलर्ट का पालन करें यदि आप इस बात की पुष्टि करना चाहते हैं कि कुंजी मीडिया को अलर्ट प्राप्त करने और उपस्थित होने की योजना है, या यदि यह छोटी सूचना पर बाहर जा रहा है।
अपनी कंपनी की वेबसाइट पर मीडिया अलर्ट पोस्ट करें, और यदि लागू हो, तो अपनी कंपनी के सोशल मीडिया फीड में घटना के बारे में जानकारी जोड़ें। यदि मीडिया ऑनलाइन आपका अनुसरण करता है, तो वे उन स्रोतों से तुरंत जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि वे क्षेत्र में बाहर हैं और आपके मुद्रित अलर्ट प्राप्त नहीं करते हैं।
टिप्स
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मीडिया को संक्षिप्त रखें, एक पृष्ठ से अधिक नहीं। यह स्पष्ट करें कि मीडिया इवेंट में फ़ोटो और वीडियो के लिए अवसर होंगे।
