कार्यालय में निर्मित पाठ केवल सावधानीपूर्वक कलमकारी या तेज़ टाइपिंग से आते थे। यह एक दस्तावेज बनाने में बहुत अधिक देखभाल की आवश्यकता होती है और बहुत समय जब सुधार की आवश्यकता होती है। आज, व्यावसायिक टेक्स्ट को बदलना आसान है और वर्ड-प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर और कंप्यूटर के कारण उत्पादन करना जल्दी है, ये दोनों ही सामान्य कार्य उपकरण हैं।
विवरण
वर्ड-प्रोसेसिंग डॉक्यूमेंट कोई भी टेक्स्ट-बेस्ड डॉक्यूमेंट है, जो देखने में एक जैसा लगता है चाहे वह कंप्यूटर स्क्रीन पर देखा गया हो या हार्ड कॉपी में प्रिंट किया गया हो। क्योंकि आप कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके इन पांडुलिपियों को बनाते हैं, आप जल्दी से पाठ दर्ज कर सकते हैं और सामान्य लेआउट या शब्द उपस्थिति को बदल सकते हैं।
सॉफ्टवेयर
सबसे आम वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर वर्ड है, जो कि बड़े माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट का हिस्सा है। इसका मुख्य नुकसान उच्च लागत है, हालांकि अन्य वाणिज्यिक प्रतियोगी जैसे कि कोरल वर्डप्रफेक्ट मौजूद हैं। अन्य मुफ्त विकल्पों में इंटरनेट-आधारित Google डॉक्स और ओपन-सोर्स प्रोग्राम ओपनऑफ़िस राइटर शामिल हैं, जो दोनों वर्ड फ़ाइलों को खोल और हेरफेर कर सकते हैं। ध्यान दें कि कई समर्थित फ़ाइल एक्सटेंशन के बीच, वर्ड आमतौर पर डॉक्टर और डॉक्स का उपयोग करता है।
शैलियाँ
वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ आम तौर पर शैलियों का उपयोग करते हैं, जो एक लंबी पांडुलिपि के विभिन्न तत्वों के बीच स्थिरता को लागू करते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट फ़ॉन्ट, रंग और आकार के साथ प्रकट होने के लिए शीर्ष लेख शैली को परिभाषित कर सकते हैं। फिर आप इस शैली को दस्तावेज़ के सभी शीर्षकों को लागू कर सकते हैं। यदि आप तय करते हैं कि आप हेडर की उपस्थिति बदलना चाहते हैं, उदाहरण के लिए फ़ॉन्ट का आकार बढ़ाकर, आपको व्यक्तिगत रूप से अपने शीर्षक को बदलने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, हेडर शैली को समायोजित करें और सभी पाठ जिस पर शैली को लागू किया जाता है वह स्वचालित रूप से भी बदलता है।
संदर्भ
संदर्भ परिस्थितियों के आधार पर स्वचालित रूप से पाठ को बदलते हैं। उदाहरण के लिए, आप पृष्ठ संख्याओं के साथ सामग्री और अनुक्रमणिका तालिका बना सकते हैं। यदि आप पृष्ठों की संख्या बदलने के लिए होते हैं, तो आपको व्यक्तिगत रूप से पृष्ठ संदर्भों को समायोजित करने की आवश्यकता नहीं है। जब आप दस्तावेज़ प्रिंट करते हैं, तो इसके बजाय, ये संख्याएँ अपने आप समायोजित हो जाती हैं।
transferability
एक शब्द-प्रसंस्करण दस्तावेज़ आसानी से अन्य प्रकार के सॉफ़्टवेयर के साथ सूचना का आदान-प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए, हर बार जब प्रतिशत परिवर्तन होता है, तो बजट पाई चार्ट को श्रमपूर्वक कम करने के बजाय, आप चार्ट को एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम से आयात कर सकते हैं। इस प्रकार, स्प्रेडशीट पर संख्या बदलकर, आप दस्तावेज़ में चार्ट को स्वचालित रूप से समायोजित करते हैं। इसी तरह, यदि पांडुलिपि में एक अलग कार्यक्रम में उपयोग किए जाने वाले नाम और पते जैसी जानकारी होती है, तो आप उस डेटा को आगे की प्रक्रिया के लिए आसानी से निर्यात कर सकते हैं।
