क्या आपके काम के पहले दिन एक नए कार्यालय में जाने और आपको क्या करना चाहिए इसका कोई सुराग नहीं होने के अलावा और भी बहुत कुछ भयावह है, जहां बाथरूम खोजना बहुत कम है? थोड़ी योजना के साथ (और खुद को नौसिखिया बनने के लिए एक लंबी याददाश्त के साथ), आप एक कर्मचारी अभिविन्यास मैनुअल डिज़ाइन कर सकते हैं जो पहले-टाइमर को घर पर सही महसूस कराएगा।
मैनुअल के उद्देश्य और दायरे की पहचान करें। क्या विशिष्ट कार्यों को करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया के माध्यम से नवागंतुक को चलना है? क्या यह उसे कॉर्पोरेट इतिहास और नीतियों, उचित व्यवहार के नियमों और मानक रूपों और प्रक्रियाओं के लिए उपस्थिति, छुट्टियों और बीमार छुट्टी के अनुरूप है? या यह दोनों का एक संयोजन है?
मैनुअल में शामिल किए जाने वाले विषयों की सूची को रेखांकित करें और निर्धारित करें कि क्या आप पूरे मैनुअल को स्वयं लिखना चाहते हैं या जानकार कर्मियों को इसके अनुभागों को सौंपना चाहते हैं। यह निर्णय नौकरी की जटिलता के साथ-साथ कंपनी की वृद्धि और नई तकनीक की शुरुआत के लिए कितनी बार मैनुअल को अपडेट करने की आवश्यकता होगी, इस पर आधारित होगा।
मैनुअल में शामिल करने के लिए मौजूदा दस्तावेजों को इकट्ठा और फोटोकॉपी करें। इनमें नए कर्मचारी की स्थिति, मानकीकृत रूपों, कंपनी मिशन स्टेटमेंट और / या नवीनतम वार्षिक रिपोर्ट, एक संगठनात्मक चार्ट, एक कार्यालय तल योजना, कर्मचारियों की सूची के साथ-साथ उनके शीर्षक और उनके कार्यालय फोन के लिए नौकरी की ऐनक शामिल हैं। संख्या, यौन उत्पीड़न की नीतियां, और शायद नवीनतम कंपनी समाचार पत्र की एक प्रति।
निर्धारित करें कि खरोंच से किन विषयों को लिखने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, जो कर्मचारी न केवल कंपनी के लिए नए हैं, बल्कि शहर के नए भी हैं वे पास के रेस्तरां, दुकानों और डाकघरों की सूची की सराहना कर सकते हैं। अगर वहाँ अलिखित परंपराएं हैं जो नए लोगों के लिए जानना दिलचस्प होगा, तो उनका उल्लेख करने के लिए यह एक अच्छी जगह होगी। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि जन्मदिन मनाने के लिए महीने में एक बार एक महीने में एक विभाजन आयोजित किया जाता है, या शायद एक ऑन-साइट योग कक्षा होती है जो हर शुक्रवार को दोपहर के भोजन के दौरान मिलती है।
अपने सबसे हाल ही में नियुक्त कर्मचारियों में से कुछ से सलाह। उनसे पूछें कि किस तरह की सामग्री उनके पहले दिन में मददगार रही होगी और वे अपनी जरूरत की जानकारी खोजने के बारे में कैसे गए।
कर्मचारी के पर्यवेक्षक या कंपनी के अध्यक्ष से एक स्वागत पत्र भी शामिल करें। इस पत्र को प्राप्तकर्ता को मैनुअल के लिए विचारों में योगदान करने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए यदि वह ऐसे तरीके देखता है जिससे सामग्री को बेहतर और / या विस्तारित किया जा सके।
उपयुक्त कार्यालय व्यवहार का गठन करने वाले नियमों को देखें। उदाहरण के लिए, आप व्यक्तिगत कॉल के लिए कार्यालय टेलीफोन का उपयोग करने, इंटरनेट पर सर्फिंग, बाहरी ईमेल भेजने, या कंपनी के वाहन को चलाने के लिए निषेध शामिल कर सकते हैं। यदि कर्मचारी का डेस्क या कार्यालय कंपनी के ग्राहकों और आगंतुकों की स्पष्ट दृष्टि में है, तो आपको कलाकृति, पौधे, डेस्क आइटम, फोटोग्राफ, रेडियो, आदि के रूप में नियमों को भी निर्धारित करना होगा।
परिभाषित करें कि कंपनी ड्रेस कोड क्या है।
3-रिंग बाइंडर में उन सभी सामग्रियों को व्यवस्थित करें जो काम के पहले दिन कर्मचारी को दी जा सकती हैं।
सामग्री को अच्छी तरह से प्रूफ करने के लिए आंखों के अतिरिक्त जोड़े को भर्ती करें।
कर्मचारी को यह स्वीकार करने के लिए साइन-ऑफ शीट शामिल करें कि उसे ओरिएंटेशन मैनुअल मिला है और वह सभी सामग्रियों की समीक्षा करने के लिए जिम्मेदार होगा।
टिप्स
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चूंकि एक कर्मचारी अभिविन्यास मैनुअल को प्रगति में एक काम माना जा सकता है, आप एक ऑनलाइन संस्करण का निर्माण करने पर विचार कर सकते हैं, जो सभी कर्मचारी एक्सेस करने में सक्षम होंगे और यदि आवश्यक हो, तो कंपनी की नीतियों के बारे में उनकी यादें ताज़ा करें। यदि व्यावहारिक है, तो आपके संगठन का प्रत्येक कर्मचारी व्यक्तिगत डेस्क मैनुअल तैयार करता है जो उनकी सभी जिम्मेदारियों को संबोधित करता है। यह न केवल समय की बचत प्रशिक्षण उपकरण के रूप में हाथ पर रखने की सलाह दी जाती है अगर / जब वे नोटिस देते हैं, बल्कि अस्थायी कर्मियों को आसानी से भरने की अनुमति देता है यदि कर्मचारी विस्तारित छुट्टी पर जाता है या बीमार छुट्टी पर है।
चेतावनी
किसी कार्य को करने के तरीके की व्याख्या से महत्वपूर्ण चरणों को कभी न छोड़ें। यहां तक कि कुछ के रूप में सरल उन्हें बताने के लिए जहां "ऑन" बटन मशीनरी के एक टुकड़े पर स्थित है या जिसमें कुछ दस्तावेजों को रखा जाता है, एक नवागंतुक द्वारा बेहद सराहना की जाएगी।
