यदि आप किसी अन्य कंपनी में जा रहे हैं और क्लाइंट-फेसिंग भूमिका में काम कर रहे हैं, तो जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, आपको कुछ संघर्ष महसूस होने की संभावना है। एक ओर, आप अलविदा कहने और अपने कैरियर में अगला अध्याय शुरू करने के लिए उत्सुक होंगे। दूसरे पर, आप अपने मूल्यवान ग्राहकों को पीछे छोड़ने के लिए दुखी होंगे और भविष्य में आपके रास्ते पार होने पर उनके साथ अच्छे संबंध बनाए रखने के लिए उत्सुक होंगे। एक अच्छी तरह से तैयार किया गया पत्र इन मुद्दों को संबोधित करेगा और आपके ग्राहकों को आश्वस्त करेगा कि आपके जाने के बाद उनकी अच्छी तरह से देखभाल की जाएगी।
बॉस बोला
कंपनी के पास ग्राहकों को बताने के लिए एक स्पष्ट कार्य योजना हो सकती है जो आप छोड़ रहे हैं, इसलिए किसी भी पैर की उंगलियों पर कदम न रखें। यह संभव है कि आपका बॉस तब तक ख़बरों को लपेटे में रखना चाहेगा जब तक कि उसने प्रभाव को कम करने का एक तरीका नहीं खोज लिया हो। कुछ कंपनियों में, एक वरिष्ठ प्रबंधक ग्राहकों को सूचित करेगा कि आप छोड़ रहे हैं - आपको ग्राहकों के साथ संवाद करने से भी रोक दिया जा सकता है यदि कंपनी का मानना है कि जोखिम है तो ग्राहक आपके नए काम का पालन करेंगे। कोई भी संपर्क करने से पहले अपने बॉस से पूछें। यह आपके नियोक्ता के साथ आपके द्वारा बनाए गए सद्भाव को सम्मान और संरक्षित करता है।
अपने प्रतिस्थापन का परिचय दें
अपने ग्राहकों के दृष्टिकोण से, सबसे महत्वपूर्ण बात एक चिकनी संक्रमण है। आपके ग्राहक आश्वासन चाहते हैं कि उनके द्वारा उपयोग की जाने वाली सेवा पर प्रतिकूल प्रभाव नहीं पड़ेगा और आपके जाने के बाद खाता अच्छे हाथों में होगा। अपने प्रतिस्थापन का नाम और संपर्क विवरण और आपके प्रस्थान के लिए एक स्पष्ट तारीख देकर ग्राहकों को आश्वस्त करें। कुछ संक्रमण समय में निर्माण करना याद रखें; अंतिम मिनट तक हैंडओवर न छोड़ें। आपके ग्राहक किसी भी प्रश्न का उत्तर देने और खाते से हटने से पहले किसी भी विवरण को बंद करने के लिए संक्रमण के दौरान उपलब्ध होने की सराहना करेंगे।
थोड़ा ही काफी है
अपने ग्राहकों को धन्यवाद देने के लिए पत्र का उपयोग करें और व्यक्त करें कि आपने उनके साथ काम करने में कितना आनंद लिया। यदि आप एक ही उद्योग में रह रहे हैं, तो कहें कि आप फिर से पार करने के अपने रास्ते की ओर देख रहे हैं। यह ग्राहकों को आपकी अगली भूमिका में देखने के लिए आपके लिए खुला दरवाजा छोड़ देता है। उन ग्राहकों को बताएं जो आप आगे बढ़ रहे हैं, लेकिन बहुत अधिक विवरण देने के बारे में सतर्क रहें - कम एक पत्र छोड़ने के साथ अधिक है। साथ ही, यदि आप किसी प्रतियोगी के पास जा रहे हैं, तो आपका वर्तमान नियोक्ता आपको अपनी नई कंपनी का नाम देने से रोक सकता है। तथ्यों पर टिके रहें। आप हमेशा अपने सबसे महत्वपूर्ण ग्राहकों के लिए सवालों के जवाब देने के लिए फोन कॉल का अनुसरण कर सकते हैं।
एक अग्रणी पत्र का उदाहरण
यह पत्र एक विनम्र और सम्मानजनक स्वर पर प्रहार करता है:
प्रिय ग्राहक:
मैं आपको यह बताने के लिए लिख रहा हूं कि मैंने एसीएमई ऑफिस इंटिरियर्स में अपना पद त्याग दिया है। मैं शुक्रवार 10 अक्टूबर से उपलब्ध हो जाऊंगा, लेकिन उस तारीख के बाद, जैक जेफर्ड आपके खाते को संभाल लेंगे। जैक एक अनुभवी खाता प्रबंधक है, और मुझे विश्वास है कि आप बहुत अच्छी सेवा और समर्थन प्राप्त करेंगे। आप जैक को [email protected] पर या फोन द्वारा 123-456-7890 पर संपर्क कर सकते हैं।
पिछले छह वर्षों में आपके साथ काम करने का यह एक परम आनंद है, और मैं ACME में अपने समय के दौरान एक महान व्यापारिक संबंध के लिए धन्यवाद देता हूं। मुझे पूरी उम्मीद है कि हमारे रास्ते फिर से पार होंगे और आपके भविष्य के प्रयासों में आपकी शुभकामनाएँ होंगी।
सादर,
