आज, कई व्यवसायों और राज्य एजेंसियों ने प्रतिपूर्ति योजना के साथ व्यय खाते को बदल दिया है। यह प्रतिपूर्ति योजना अनुमोदित व्यय की तुलना में अन्य कारणों के लिए कॉर्पोरेट या राज्य व्यय खातों का उपयोग करने से कर्मचारियों को रोकती है। हालाँकि, आपको प्राप्तियों पर आइटम का ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है; कई बार व्यक्तिगत व्यय व्यावसायिक खर्चों के साथ मिश्रित हो जाते हैं और आप समस्या की रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार होते हैं और केवल उस प्रतिपूर्ति को स्वीकार करते हैं जो आप पर आधिकारिक व्यवसाय के लिए बकाया है। जब ऐसा होता है, तो आपको प्राप्तियों की व्याख्या करने और यह स्पष्ट करने के लिए एक पत्र लिखने के लिए कहा जाएगा कि किन खर्चों की प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए।
पत्र लिखकर तिथि प्रारंभ करें। एक लाइन छोड़ें और संपर्क व्यक्ति का नाम और शीर्षक, कंपनी का नाम और अलग-अलग लाइनों पर कंपनी का पता लिखें। एक अन्य पंक्ति स्थान छोड़ें और "प्रिय सुश्री / श्रीमती (अंतिम नाम)" टाइप करें, जिसके बाद एक बृहदान्त्र होता है।
अपने आप को पहचानें और अपने पत्र के उद्देश्य को तुरंत स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, "मेरा नाम लेखा विभाग से जिल हैरिसन है, और मैं अपनी हालिया व्यवसाय-संबंधी यात्रा से लेकर अक्रोन तक अपनी रसीदें स्पष्ट करने के लिए लिख रहा हूं कि यह स्पष्ट किया जाए कि मुझे किन मदों के लिए प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए और जो मेरे व्यक्तिगत खर्चों की आवश्यकता नहीं है" प्रतिपूर्ति।"
उन खर्चों को विस्तृत करें जिन्हें एक क्रमांकित सूची में प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए, और प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया करने वाले व्यक्ति की सहायता के लिए उपयुक्त रसीद और रसीद की तारीख का उल्लेख करें। यदि आपका संगठन प्रति दिन के आधार पर काम करता है, जिस पर आपको प्रति दिन भोजन, आवास या अन्य वस्तुओं के लिए केवल एक विशिष्ट डॉलर की राशि आवंटित की जाती है, तो प्रति दिन खर्चों को तोड़ दें, तो प्रोसेसर देख सकता है कि क्या आप प्रति दीम राशि के नीचे रहे।
उन खर्चों की सूची बनाएं जो आपके व्यक्तिगत खर्चों की प्राप्तियों पर दिखाई देते हैं। आपको यह समझाने की आवश्यकता नहीं है कि ये क्या हैं, बस यह बताएं कि यह आपका व्यक्तिगत प्रभार है। इन खर्चों की कुल राशि भी दें। आपका व्यवसाय या संगठन आपसे प्रतिपूर्ति राशि से इन व्यक्तिगत वस्तुओं से संबंधित प्रासंगिक कर शुल्क हटाने के लिए भी कह सकता है।
जो आप के लिए प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए, उसके अंत में कुल योग प्रदान करें, साथ ही आप जो प्रतिपूर्ति के लिए मना कर रहे हैं, उसके कुल के साथ। इन दो नंबरों को प्राप्तियों पर कुल डॉलर की राशि तक जोड़ना चाहिए। जिस डॉलर की राशि के लिए आप प्रतिपूर्ति का अनुरोध कर रहे हैं, और जिस डॉलर की राशि के लिए आप प्रतिपूर्ति से इनकार कर रहे हैं, उसे दें; अक्सर संगठनों को आपको इन बयानों को कानूनी कारणों के लिए स्पष्ट भाषा में रखने की आवश्यकता होती है।
अपने समय के लिए प्रोसेसर को धन्यवाद दें और प्राप्तियों के माध्यम से छांटने की असुविधा के लिए माफी मांगें। यदि वह प्राप्तियों पर लगाए गए शुल्क के बारे में कोई प्रश्न पूछना चाहता है, तो उसे अपना टेलीफोन नंबर और ईमेल पता प्रदान करें।
"साभार," टाइप करके पत्र को बंद करें और तीन पंक्ति स्थान छोड़ें। अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। कंपनी के लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें और टाइप किए गए नाम के ऊपर अपना नाम लिखें। पत्र और प्राप्तियों दोनों की एक प्रतिलिपि बनाएँ और उन्हें अपने रिकॉर्ड के लिए बनाए रखें। उस संपर्क व्यक्ति को पत्र मेल करें जो प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया करेगा।
