बीमा एजेंट के रूप में, आपको कुछ दावों से इनकार करना होगा। जब आप किसी दावे का खंडन करते हैं, तो आपको ग्राहक को एक पत्र भेजना होगा जो आपके इनकार करने का कारण बताता है। यह अजीब हो सकता है, लेकिन यह आपकी नौकरी का हिस्सा है। अपने पत्र को पेशेवर और संक्षिप्त रखें, ताकि आप और ग्राहक के लिए बातचीत को सीधा बना सकें।
टिप्स
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इनकार के बारे में विशिष्ट विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें या ग्राहक एक बुरा विश्वास बीमा दावे के माध्यम से नुकसान के लिए बीमा प्रदाता पर मुकदमा कर सकता है।
ग्राहक के दावे को अस्वीकार करने के कुछ कारण क्या हैं?
बीमा दावों को अस्वीकार करने के कुछ सामान्य कारण हैं:
- क्षति को ग्राहक की नीति द्वारा कवर नहीं किया गया है।
- ग्राहक ने अपने बीमा प्रीमियम का भुगतान नहीं किया है।
- दावे का समर्थन करने के लिए पर्याप्त सबूत नहीं हैं।
- दावा समय पर दर्ज नहीं किया गया था।
- क्लाइंट ने गलत जानकारी दी।
यह सूची संपूर्ण नहीं है और दावे को अस्वीकार करने के अन्य कारण भी हो सकते हैं। महत्वपूर्ण बिंदु स्पष्ट रूप से उन कारणों को बताया गया है। यदि ग्राहक आपके द्वारा प्रदान किए गए कारणों से खुश नहीं है, तो उसे शिकायत करने का अधिकार हो सकता है।
आपके दावे से इनकार पत्र में क्या होना चाहिए?
आपके इनकार पत्र में शामिल होना चाहिए:
- आपका नाम, स्थिति और कंपनी।
- दावा दायर करने की तारीख।
- आपके इनकार की तारीख।
- इनकार का कारण।
- ग्राहक की नीति संख्या।
- दावा संख्या।
अपनी कंपनी के स्टाइल गाइड और अपने उद्योग में इनकार पत्रों के लिए टेम्पलेट्स देखें कि क्या कोई अतिरिक्त जानकारी है जिसे आपको अपने पत्र में शामिल करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आपको अपने राज्य के नो-फ़ॉल्ट कार इंश्योरेंस क़ानून का उल्लेख करने की आवश्यकता हो सकती है यदि आप उन राज्यों में से एक में रहते हैं जिन्हें कार दुर्घटना पीड़ितों को व्यक्तिगत चोट से सुरक्षा (पीआईपी) के दावे दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
आप एक दावा अस्वीकृत पत्र कैसे प्रारूपित करते हैं?
आपका दावा इनकार पत्र किसी भी अन्य व्यावसायिक संचार की तरह स्वरूपित होना चाहिए। यहाँ एक नमूना टेम्पलेट का पालन करना है:
आपकी कंपनी आपकी दूरभाष संख्या आपका ईमेल पता
क्लाइंट का नाम और संपर्क जानकारी, आपने अपना नाम और संपर्क जानकारी ऊपर प्रारूपित की उसी तरह से स्वरूपित किया।
पुन: दावा इनकार DATE: आपके पत्र की कैलेंडर तिथि
प्रिय (ग्राहक का नाम)
पत्र का ढाँचा
निष्ठा से,
आपका नाम
यहां कोष्ठक में बाड़ों की संख्या बताएं।
आप पत्र के शरीर को कैसे लिखते हैं?
पहले पैराग्राफ में, यह बताएं कि पत्र क्लाइंट के दावे के जवाब में है। दावा करने की तिथि के साथ ही दावा संख्या और ग्राहक की नीति संख्या का नाम दें। दावे की प्रकृति का संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। दूसरे पैराग्राफ में, अपनी कंपनी के दावे की जांच के चरणों का विस्तार करें। अगले पैराग्राफ में, विनम्रता से लेकिन स्पष्ट रूप से कहा गया है कि कंपनी जांच के माध्यम से अपने निष्कर्षों के आधार पर ग्राहक के दावे से इनकार कर रही है।
आपके समापन पैराग्राफ को क्लाइंट को आपसे संपर्क करने के लिए निर्देश देना चाहिए, यदि उसके पास कोई सवाल है या दावे या इनकार के बारे में अतिरिक्त टिप्पणियां हैं। दावे और उनके व्यवसाय के लिए ग्राहक को धन्यवाद। यह बताएं कि यद्यपि आपको इस विशिष्ट दावे का खंडन करना था, आप भविष्य में ग्राहक के साथ अपने व्यावसायिक संबंध को जारी रखने की आशा करते हैं। यदि आपके पास कोई बाड़े हैं, तो उन्हें यहां नोट करें।
