प्रबंधन द्वारा सूचना प्रबंधन प्रणाली या एमआईएस का उपयोग सूचनाओं को इकट्ठा करने, संकलित करने और उनका विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। आज, एक एमआईएस एक कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम के साथ अत्यधिक एकीकृत है, जिसमें आमतौर पर बड़ी मात्रा में डेटा के साथ डेटाबेस शामिल होता है। जबकि उपयोग की जाने वाली जानकारी का प्रकार एक व्यवसाय से दूसरे और यहां तक कि विभागों के बीच भिन्न हो सकता है, प्रबंधन सूचना प्रणाली की भूमिका लगभग हमेशा समान होती है: संचालन, रणनीतियों और निर्णय लेने में सुधार करने के लिए।
एमआईएस टुडे की भूमिका
आज किसी भी व्यवसाय के लिए उपलब्ध जानकारी की मात्रा भारी हो सकती है। इस जानकारी का प्रबंधन कैसे किया जाता है और इसलिए बेहतर निर्णय के लिए इसका लाभ आपके व्यवसाय के लक्ष्यों और उद्देश्यों पर निर्भर करता है। जिस तरह कोई भी दो लोग अपने सेल फोन का इस्तेमाल एक ही चीज के लिए नहीं करते हैं, उसी तरह कोई भी दो बिजनेस एमआईएस का इस्तेमाल नहीं करते हैं। किसी संगठन में प्रबंधन सूचना प्रणालियों के कार्यों को समझने के लिए, इसे चार अलग-अलग स्तरों पर देखा जाता है: लेनदेन, संचालन, प्रबंधन और रणनीति।
लेन-देन में एमआईएस की भूमिका
सूचना प्रबंधन लेन-देन के स्तर पर शुरू होता है, जहां जानकारी एकत्र की जाती है और संग्रहीत की जाती है। इसका अर्थ है यह तय करना कि कौन सी जानकारी एकत्र करना और संग्रहीत करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय ऑनलाइन कपड़े बेचता है, तो आप संभवतः ग्राहक जानकारी दर्ज करेंगे, जिसमें नाम, पते और खरीद इतिहास शामिल हैं। एक बार यह जानकारी संकलित हो जाने के बाद, यह आपको अपने ग्राहकों की जनसांख्यिकी और प्राथमिकताओं के बारे में जानकारी देगा। हालाँकि, यदि आपने उन वस्तुओं को भी रिकॉर्ड किया है, जिनकी वे खोज करते हैं, तो वे कुछ सेकंड से अधिक समय के लिए ब्राउज हो जाते हैं और उनके द्वारा खरीदे गए कार्ट से हटाए गए आइटम, आपके पास बहुत अधिक जानकारी होगी जो आपको बता सकती है कि आप अपनी बिक्री को कैसे बेहतर बना सकते हैं।
लेन-देन के स्तर पर भी, एक MIS की आपके संगठन में महत्वपूर्ण भूमिका हो सकती है। मान लीजिए कि ग्राहक किसी वस्तु के बारे में पूछने के लिए कहता है।यदि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के पास अपनी उंगलियों पर ग्राहक के लेन-देन का इतिहास है, तो वह ग्राहक के नाम को जानने, इतिहास खरीदने और इतिहास लौटाने में तुरंत मदद कर सकता है। यह जानने के बाद कि ग्राहक न्यूयॉर्क या लॉस एंजिल्स से फोन कर रहा है, प्रतिनिधि अधिक आसानी से अनुमान लगा सकता है कि किसी आइटम को भेजने में कितना समय लगेगा।
संचालन और प्रबंधन में एम.आई.एस.
सटीक और समय पर जानकारी होने से बेहतर निर्णय लेने और सब कुछ सुचारू रूप से चलाने के लिए एक कंपनी में सभी कार्यों में मदद मिल सकती है। यह जानने के बाद कि उत्पादन विभाग को कितने आदेश दिए गए हैं, उन्हें पता होगा कि उन्हें आज कितना काम करना है।
संचालन स्तर पर उपयोग की जाने वाली जानकारी अक्सर बेहतर प्रबंधन निर्णयों के साथ हाथ से चली जाती है। उदाहरण के लिए, यदि गोदाम प्रबंधक जानता है कि 500 ग्राहकों ने शुक्रवार को आने वाले एक आइटम को प्री-ऑर्डर किया है, तो वह सोमवार को काम का बोझ कम करने के लिए शनिवार को कुछ श्रमिकों के आने का फैसला कर सकता है। उसी समय, लेखा विभाग को पता चल जाएगा कि सोमवार के क्रेडिट-कार्ड के आदेशों को संसाधित करने पर नकदी की आमद होगी। विपणन विभाग यह निर्धारित करने में सक्षम होगा कि उन आदेशों के थोक के लिए कौन से विज्ञापन अभियान जिम्मेदार थे और जिनका उपयोग फिर से किया जाना चाहिए।
व्यापार रणनीति में एमआईएस की भूमिका
एक अच्छी तरह से अनुकूलित प्रबंधन सूचना प्रणाली संचालन और प्रबंधन निर्णयों से परे भुगतान कर सकती है। एक छोटी कंपनी के मालिक के रूप में, आप यह निर्धारित करने के लिए पिछले वर्ष की खरीद की समीक्षा कर सकते हैं कि कौन से बाजार का पता लगाना है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपकी खुदरा वेबसाइट मूल रूप से बिकने वाले कपड़े और अन्य वस्त्र हैं और पिछले साल आपने एक अच्छे लाभ मार्जिन पर जूते की पेशकश शुरू की थी। आज, हालांकि, कपड़े बहुत कम बिक्री और उच्च प्रतिशत रिटर्न के लिए खाते हैं। जूतों की बिक्री लगातार बढ़ रही है। उसी समय, आपके वेब डेवलपर्स ने बताया कि "हैंडबैग" और "बेल्ट" अब आपकी वेबसाइट पर सबसे लोकप्रिय खोज आइटम हैं। इस जानकारी के आधार पर, आपके पास उन पहनावों की जानकारी होती है, जिन्हें आप अपने ग्राहकों के लिए इन मांग वाले सामान की पेशकश करना शुरू करते हैं।
