कोई भी व्यवसाय, बड़ा या छोटा, डेटा एकत्र करने, संसाधित करने, संग्रहीत करने और साझा करने के लिए एक सिस्टम होना चाहिए। अतीत में, इन कार्यों के लिए बहुत समय और कागजी कार्रवाई की आवश्यकता होती थी। आज, कंपनियां इन ऑपरेशनों को कारगर बनाने और स्वचालित करने के लिए आधुनिक तकनीक का उपयोग करती हैं। सूचना प्रणाली अब डाटा प्रोसेसिंग और निर्णय लेने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा रही है। जब सही तरीके से उपयोग किया जाता है, तो वे किसी संगठन के समग्र प्रदर्शन और राजस्व को सकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं।
सूचना प्रणाली क्या है?
सबसे बुनियादी स्तर पर, एक सूचना प्रणाली (आईएस) घटकों का एक समूह है जो डेटा प्रसंस्करण और भंडारण का प्रबंधन करने के लिए एक साथ काम करता है। इसकी भूमिका एक संगठन को चलाने के प्रमुख पहलुओं, जैसे संचार, रिकॉर्ड-कीपिंग, निर्णय लेने, डेटा विश्लेषण और अधिक का समर्थन करना है। कंपनियां अपने व्यापार के संचालन में सुधार, रणनीतिक निर्णय लेने और प्रतिस्पर्धा में बढ़त हासिल करने के लिए इस जानकारी का उपयोग करती हैं।
सूचना प्रणाली में आमतौर पर सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर और दूरसंचार नेटवर्क का संयोजन शामिल होता है। उदाहरण के लिए, एक संगठन अपने लक्षित दर्शकों की बेहतर समझ हासिल करने, नए ग्राहक हासिल करने और मौजूदा ग्राहकों को बनाए रखने के लिए ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग कर सकता है। यह तकनीक कंपनियों को बिक्री गतिविधि डेटा इकट्ठा करने और विश्लेषण करने, विपणन अभियान के सटीक लक्ष्य समूह को परिभाषित करने और ग्राहकों की संतुष्टि को मापने की अनुमति देती है।
सूचना प्रणाली के लाभ
आधुनिक तकनीक आपकी कंपनी के प्रदर्शन और उत्पादकता को काफी बढ़ा सकती है। सूचना प्रणाली कोई अपवाद नहीं हैं। दुनिया भर के संगठन राजस्व उत्पन्न करने, ग्राहकों को संलग्न करने और समय लेने वाले कार्यों को कारगर बनाने के लिए अनुसंधान और नए तरीके विकसित करने के लिए उन पर भरोसा करते हैं।
एक सूचना प्रणाली के साथ, व्यवसाय और बेहतर निर्णय लेते हुए समय और पैसा बचा सकते हैं। एक कंपनी के आंतरिक विभाग, जैसे कि विपणन और बिक्री, बेहतर संवाद कर सकते हैं और अधिक आसानी से जानकारी साझा कर सकते हैं।
चूंकि यह तकनीक स्वचालित है और जटिल एल्गोरिदम का उपयोग करती है, इसलिए यह मानवीय त्रुटि को कम करती है। इसके अलावा, कर्मचारी डेटा एकत्र करने, कागजी कार्रवाई को पूरा करने और मैन्युअल विश्लेषण करने के बजाय घंटों तक व्यापार के मुख्य पहलुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
आधुनिक सूचना प्रणालियों के लिए धन्यवाद, टीम के सदस्य एक मंच से बड़ी मात्रा में डेटा तक पहुंच सकते हैं। उदाहरण के लिए, वे कुछ माउस क्लिक के साथ विभिन्न स्रोतों, जैसे विक्रेताओं, ग्राहकों, गोदामों और बिक्री एजेंटों से जानकारी एकत्र और संसाधित कर सकते हैं।
उपयोग और अनुप्रयोग
सूचना प्रणाली के विभिन्न प्रकार हैं और प्रत्येक की एक अलग भूमिका है। व्यापार खुफिया (बीआई) सिस्टम, उदाहरण के लिए, डेटा को मूल्यवान अंतर्दृष्टि में बदल सकते हैं।
इस तरह की तकनीक तेजी से, अधिक सटीक रिपोर्टिंग, बेहतर व्यावसायिक निर्णय और अधिक कुशल संसाधन आवंटन की अनुमति देती है। एक अन्य प्रमुख लाभ डेटा विज़ुअलाइज़ेशन है, जो विश्लेषकों को बड़ी मात्रा में जानकारी की व्याख्या करने, भविष्य की घटनाओं की भविष्यवाणी करने और ऐतिहासिक डेटा में पैटर्न खोजने में सक्षम बनाता है।
संगठन निर्माण से लेकर वित्त और लेखांकन तक विभिन्न क्षेत्रों में डेटा एकत्र करने, प्रबंधन और विश्लेषण करने के लिए उद्यम संसाधन नियोजन (ईआरपी) सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार की सूचना प्रणाली में कई अनुप्रयोग होते हैं जो व्यवसाय संचालन के बारे में 360-डिग्री दृश्य प्रदान करते हैं। NetSuite ERP, PeopleSoft, Odoo और Intacct, ERP सॉफ्टवेयर के कुछ उदाहरण हैं।
अन्य सूचना प्रणालियों की तरह, ईआरपी कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करता है और आपको अगले चरणों पर निर्णय लेने में मदद करता है। इससे विनियामक अनुपालन प्राप्त करना, डेटा सुरक्षा बढ़ाना और विभागों के बीच जानकारी साझा करना भी आसान हो जाता है। इसके अतिरिक्त, यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपके सभी वित्तीय रिकॉर्ड सटीक और अद्यतित हैं।
लंबे समय में, ईआरपी सॉफ्टवेयर परिचालन लागत को कम कर सकता है, सहयोग में सुधार कर सकता है और आपके राजस्व को बढ़ा सकता है। इस प्रणाली को लागू करने वाली लगभग आधी कंपनियां छह महीने के भीतर प्रमुख लाभ की रिपोर्ट करती हैं।
दिन के अंत में, सूचना प्रणाली आपको एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान कर सकती है और डेटा प्रदान कर सकती है जिसे आपको तेज, स्मार्ट व्यवसाय निर्णय लेने की आवश्यकता है। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, आप लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली, ज्ञान प्रबंधन प्रणाली, निर्णय समर्थन प्रणाली और बहुत कुछ चुन सकते हैं। किसी एक को चुनते समय, अपने बजट, उद्योग और व्यवसाय के आकार पर विचार करें। एक सूचना प्रणाली की तलाश करें जो आपके लक्ष्यों के साथ संरेखित हो और आपके दिन-प्रतिदिन के कार्यों को सुव्यवस्थित कर सके।
