वाणिज्यिक चालान की उचित तैयारी से यह संभव हो जाता है कि आपका व्यवसाय अपने उत्पादों या सेवाओं के लिए समय पर भुगतान करेगा। बिलिंग के लिए एक संपूर्ण दृष्टिकोण आपको बेहतर रिकॉर्ड बनाए रखने और अपने बजट को ट्रैक पर रखने में भी मदद कर सकता है।
एक मानकीकृत प्रपत्र बनाएँ
एक वाणिज्यिक इनवॉइस टेम्पलेट बनाएं जिसमें सभी प्रासंगिक जानकारी के लिए श्रेणियां शामिल हों। भरने योग्य फ़ॉर्म में आपकी कंपनी के लेटरहेड या लोगो और संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए, जिसमें फ़ोन और फ़ैक्स नंबर और ईमेल और वेबसाइट पते शामिल हैं। यदि आदेश हो तो चालान की तारीख और चालान की तारीख, एक विक्रेता का नाम या कोड नंबर और आपके ठेकेदार का लाइसेंस नंबर या कर आईडी, यदि लागू हो, भरने के लिए स्पॉट शामिल करें। ऐसे कॉलम बनाएं जो आपको बेची गई वस्तुओं के लिए मात्रा, विवरण और कीमतों को भरने और बिक्री कर जोड़ने के लिए एक पंक्ति वस्तु और कुल गणना करने की अनुमति दें। नोट्स के लिए एक स्थान छोड़ दें।
विशिष्ट होना
बेची गई सेवाओं या वस्तुओं को आइटम करते समय, विशिष्ट होना चाहिए। भाग संख्या, संदर्भ कोड या विवरण शामिल करें जो आपको और आपके खरीदार को स्पष्ट करते हैं कि चालान क्या संदर्भित कर रहा है। प्रति घंटे के काम को तोड़ दें, और प्रदर्शन की गई सेवाओं का विवरण शामिल करें। यह आपको इन्वेंट्री और कार्य उत्पाद को ट्रैक करने में मदद करता है और ग्राहक को एक विस्तृत सूची देखने की अनुमति देता है कि उसके लिए क्या चार्ज किया जा रहा है। विवाद की स्थिति में, चालान गलतफहमी को दूर कर सकता है और भुगतान में देरी से बचने में आपकी मदद कर सकता है। यदि खरीदार से खरीद आदेश संख्या या प्राधिकरण कोड लेनदेन में शामिल था, तो इसे भी शामिल करें।
ऑनलाइन जाओ
बिलिंग प्रक्रियाओं को तेज़ और अधिक कुशल बनाने के लिए अपने वाणिज्यिक चालान का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण बनाएँ। इलेक्ट्रॉनिक रूप से उत्पन्न और ईमेल के माध्यम से भेजे जाने वाले चालान को भी प्रभावी रूप से ट्रैक किया जा सकता है, खासकर यदि आप प्राप्तकर्ता को प्राप्त होने और दस्तावेज़ को खोलने के लिए "पठन रसीद" को ट्रैक करने का अनुरोध करते हैं। यह एक चालान के संभावित दावों को मेल में खो जाने से बचाता है। यदि आप पेपर चालान जारी करते हैं, तो शीघ्र भुगतान को प्रोत्साहित करने के लिए एक डाक-भुगतान लिफाफा शामिल करें।
भुगतान विकल्प प्रदान करें
भुगतान के कारण चालान पर ध्यान दें, और देर से भुगतान के लिए दंड या शुल्क सूची दें। ऑनलाइन भुगतान, कॉर्पोरेट चेक, कैशियर चेक, मनी ऑर्डर या कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड जैसे चालान का भुगतान कैसे किया जा सकता है, इसके लिए निर्देश शामिल करें। ग्राहक द्वारा बैंक हस्तांतरण या डेबिट कार्ड के रूप में भुगतान करने की स्थिति में अपने लेखा विभाग को सीधे नंबर प्रदान करें।
