एकमात्र स्रोत औचित्य कैसे लिखें

एकमात्र स्रोत औचित्य (SSJ) अधिकांश संस्थानों पर एक आवश्यकता है जहां एक निश्चित मौद्रिक सीमा से अधिक वस्तुओं (आपूर्ति, उपकरण, सेवाएं, आदि) की खरीद के लिए एक बहु तथ्यात्मक स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है कि क्यों कहा गया आइटम केवल एक स्रोत से आ सकता है। कई SSJs के लेखन को बोझिल पाते हैं और समझ में नहीं आता कि यह स्पष्टीकरण कि यह वह आइटम है जिसे वे खरीदना चाहते हैं, पर्याप्त औचित्य है। हालाँकि, क्रय विभाग के पास इस बात के वैध कारण होने चाहिए कि इन वस्तुओं को पूर्ण और खुली प्रतियोगिता के माध्यम से क्यों नहीं खरीदा जा सकता है, जहां कोई भी सक्षम विक्रेता अनुबंध पर बोली लगा सकता है। हालांकि अधिकांश संस्थानों के पास उचित एसएसजे का अनुरोध करने के लिए अपने स्वयं के टेम्पलेट हैं, यह लेख इस तरह के सभी खरीद आवश्यकताओं की पुष्टि करने में मूल चरणों का वर्णन करता है।

यदि आवश्यक हो तो, विशिष्ट खरीद आदेश संख्या के लिए एकमात्र स्रोत औचित्य के रूप में शब्द प्रसंस्करण दस्तावेज़ को शीर्षक दें, और इस आवश्यकता के लिए एकमात्र स्रोत की आवश्यकता होने पर किसी भी संस्थागत नीति संख्या को सूचीबद्ध करें।

वस्तु के विशेष उपयोगों का वर्णन करें। विशेष रूप से बताएं कि आइटम किसके लिए होने वाला है और यह क्या करेगा। यहां किसी भी परियोजना संख्या और शीर्षक को शामिल करें जो प्रश्न में सामग्री का समर्थन करेंगे।

आइटम की विशिष्ट विशेषताओं को बताएं और यह एकमात्र ऐसा क्यों है जो आवश्यकताओं को पूरा करेगा। इसमें मौजूदा सिस्टम में ऐड-ऑन होना या मौजूदा सिस्टम का रिप्लेसमेंट शामिल हो सकता है। स्थिति के आधार पर कॉपीराइट और ट्रेडमार्क यहां लागू हो सकते हैं।

यह बताएं कि यदि एक और असमान वस्तु की खरीद की जाए तो क्या होगा। किसी भी प्रशिक्षण में देरी, मानक संचालन प्रक्रियाओं में बदलाव आदि को शामिल करें, जिससे संस्थान का समय, धन और परियोजनाओं के पूर्ण होने में खर्च होगा।

यह निर्धारित करने के लिए किए गए कार्य को रेखांकित करें कि अन्य विक्रेताओं से समान आइटम की पेशकश की जाती है और ये आइटम पिछले चरणों में बताई गई आवश्यकताओं को पूरा नहीं करेंगे। इसमें शामिल होने के लिए स्पष्ट होना आवश्यक है: कंपनी के नाम, संपर्क जानकारी और कुछ मामलों में, मान्य उद्धरण।

SSJ के लिए प्राथमिक संपर्क का नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी शामिल करें (यह उस व्यक्ति को नहीं होना चाहिए जिसने इसे लिखा है) और आदेश के साथ एक प्रति भी शामिल है।

टिप्स

• एक SSJ के लिए हमेशा सुझाए गए संस्थागत टेम्पलेट का पालन करें यदि कोई उपलब्ध है तो यह एक अनुमोदित होने का सबसे निश्चित तरीका है। दूसरों से बात करें जिन्होंने SSJ लिखा है और सफल प्रस्तुतियाँ के उनके उदाहरण देखने के लिए कहते हैं। इसी तरह, एक बार आपके पास एक सफल सबमिशन होने के बाद, उस डॉक्यूमेंट को एक सुरक्षित जगह पर रखें और भविष्य के सभी आधारों को उस आधार पर रखें, जो अपेक्षित वस्तुओं के संबंध में अधिक से अधिक जानकारी प्रदान करना स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण है; कम समय के लिए खरीदारी करने पर एसएसजे के प्रवर्तक से सवाल पूछने और वापस आने में खर्च करना पड़ता है, वस्तुओं को प्राप्त करने में कम समय लगेगा।

चेतावनी

क्रय प्रक्रिया पूरे बोर्ड में कड़ी होती जा रही है और SSJ अधिक जटिल और बोझ बनते जा रहे हैं। इस प्रक्रिया को गंभीरता से लें और प्रक्रियाओं के लिए सम्मान दिखाएं और सर्वश्रेष्ठ के लिए आशा करें।