यदि आप व्यवसाय से व्यवसाय की जगह पर काम कर रहे हैं, तो संभावना है कि आपको किसी बिंदु पर व्यावसायिक प्रस्ताव या प्रस्ताव पत्र विकसित करने की आवश्यकता होगी। यह एक दस्तावेज है जिसका उपयोग आपके संगठन के उत्पादों या सेवाओं को संभावना, लागत, समय और बजट जैसे परिभाषित मापदंडों के आधार पर एक संभावना के लिए किया जाता है।
प्रोजेक्ट का प्रस्ताव क्या है? एक व्यावसायिक प्रस्ताव या प्रस्ताव पत्र के रूप में भी जाना जाता है, इस दस्तावेज़ में आमतौर पर कुछ विशिष्ट आवश्यकताओं के साथ एक विशिष्ट प्रारूप होता है जो आपके उद्योग के आधार पर भिन्न होते हैं। हालांकि, एक प्रस्ताव पत्र का मुख्य लक्ष्य हमेशा इस संभावना को साबित करना है कि आपका व्यवसाय उन समस्याओं को हल करने में कैसे मदद कर सकता है जो वे सामना कर रहे हैं।
एक प्रस्ताव पत्र क्या है?
प्रस्ताव पत्र या तो किसी व्यवसाय द्वारा हल किए जा सकते हैं या अनचाहे आ सकते हैं। सॉलिसिटेशन एक बिक्री कॉल के बाद एक प्रस्ताव के लिए पूछने की संभावना के रूप में सरल हो सकता है या आरएफपी नामक एक औपचारिक प्रक्रिया हो सकती है, या प्रस्ताव के लिए अनुरोध कर सकती है। इस प्रक्रिया में आमतौर पर संभावना के व्यवसाय को जीतने के लिए कई प्रस्तावों को प्रतिस्पर्धी प्रस्तावों में शामिल किया जाता है। उद्योग और RFP के प्रकार के आधार पर, प्रस्ताव को संभावना द्वारा उल्लिखित विशिष्ट आवश्यकताओं को कवर करना होगा।
अनचाहे प्रस्तावों या अनौपचारिक अनुरोधों के साथ काम करते समय, कोई औपचारिक दिशानिर्देश नहीं हैं जिनका आपको पालन करने की आवश्यकता है। हालाँकि, एक दस्तावेज़ को तैयार करना महत्वपूर्ण है जो आपके संभावित प्रश्नों का उत्तर स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से दे। हालांकि इन मामलों में कोई औपचारिक आवश्यकताएं नहीं हो सकती हैं, फिर भी तार्किक संरचना का पालन करना और आपके व्यवसाय के महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर करना महत्वपूर्ण है और यह उन समस्याओं को हल करता है जिनके साथ संभावना काम कर रही है।
एक व्यवसाय प्रस्ताव या प्रस्ताव पत्र में उद्योग और प्रक्रिया की परवाह किए बिना निम्नलिखित मानदंड शामिल होने चाहिए:
- कवर लेटर
- शीर्षक पेज
- विषय - सूची
- कार्यकारी सारांश
- समस्या का एक संभावना का सामना करना पड़ रहा है
- प्रस्ताव के लक्ष्य या उद्देश्य
- समस्या से निपटने के लिए आपका संगठन क्या योग्य बनाता है
- कीमत और समय सहित स्कोप
- कार्रवाई के लिए एक कॉल
- संपर्क जानकारी
अपना प्रस्ताव शुरू करने से पहले अनुसंधान का संचालन करें
इससे पहले कि आप टाइप करना शुरू करें, सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को एक जगह इकट्ठा करना महत्वपूर्ण है। यह जानने की कोशिश करें कि प्रस्ताव कौन पढ़ रहा होगा और क्या वह निर्णय लेने वाला है। अपने दर्शकों के लिए अपने प्रस्ताव को दर्ज़ करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप वे सभी जानकारी प्रदान करेंगे जिसके लिए वे देख रहे होंगे।
पता करें कि किस तरह के दर्द की संभावना है। यह स्थापित करें कि आपकी प्रतियोगिता की तुलना में उनकी समस्याओं को हल करने के लिए आपका संगठन सबसे उपयुक्त कैसे है। उन तत्वों को सूचीबद्ध करें जो आपको समान व्यवसायों से अलग करते हैं जिनसे संभावना पर बात की जा सकती है।
पता लगाएँ कि क्या संभावना बजट या समयरेखा है, और सुनिश्चित करें कि आपके आंतरिक संसाधन उन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए संरेखित हैं। एक बार आपके द्वारा चुने जाने के बाद, आपका कौन सा प्रसाद आपकी संभावना के सबसे अधिक उपयोग में आएगा, इसके लिए आपको उनके मूल्य को उद्धृत करने से पहले अपने आंतरिक खर्चों की गणना करने की आवश्यकता होगी।
परियोजना का दायरा प्रदान करें
परियोजना के दायरे को रेखांकित करना प्रस्ताव-लेखन प्रारूप का एक प्रमुख घटक है। नीचे लिखी इस महत्वपूर्ण जानकारी के होने से आपको अपना प्रस्ताव लिखने में मदद मिलती है। गुंजाइश के प्रमुख विवरणों का मसौदा तैयार करने के लिए कुछ समय लें। पहला तत्व यह पता लगाना है कि आपके संगठन के भीतर कौन काम करेगा, प्रक्रिया का प्रबंधन कौन करेगा और आपके ग्राहक से संपर्क का मुख्य बिंदु कौन होगा।
अगला, आपको यह स्थापित करने की आवश्यकता होगी कि ग्राहक को उनके दर्द बिंदुओं को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है। आपके संगठन द्वारा उठाए जाने वाले कदमों की रूपरेखा तैयार करें और प्रक्रिया का उपयोग आप संभावना के मुद्दों को हल करने के लिए करेंगे। आपको परिणाम की सफलता को मापने के लिए आपके संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली मीट्रिक को भी सूचीबद्ध करना चाहिए।
अंत में, शेड्यूल को यथासंभव विस्तार से रेखांकित करें, बशर्ते आपकी कंपनी उस परियोजना को पूरा करने के लिए हिट करेगी, जिस तिथि को आपने प्रस्तावित किया है। अपनी समयरेखा का अनुमान लगाने में उदार रहें, किसी भी अप्रत्याशित मुद्दों के लिए लेखांकन जो उत्पन्न हो सकता है। यह आपकी संभावना प्रदान करने के लिए है कि आप उन्हें क्या प्रदान कर सकते हैं।
परिचय और कार्यकारी सारांश के साथ शुरू करें
आपके प्रस्ताव पत्र की शुरूआत में आपकी कंपनी और ब्रांड के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए, कुछ पृष्ठभूमि के साथ कि आप कौन हैं और आप क्या करते हैं। यदि आप अक्सर प्रस्ताव पत्र लिखते हैं, तो आप अपनी कंपनी के बारे में बॉयलरप्लेट पाठ विकसित करना चाह सकते हैं जिसे आप हर बार पुन: उपयोग कर सकते हैं।
कार्यकारी सारांश में आपके प्रस्ताव के प्रासंगिक बिंदु शामिल होने चाहिए। जब आपको दस्तावेज़ के प्रत्येक पहलू को संक्षेप में प्रस्तुत करने की कोशिश नहीं करनी चाहिए, तो इस बारे में जानकारी शामिल करें कि आपकी कंपनी नौकरी के लिए सही क्यों है और आप संभावना के दर्द बिंदुओं को प्रबंधित करने में कैसे मदद करेंगे।
प्रस्ताव का अंग विकसित करना
प्रस्ताव के निकाय को आपकी समस्या का सामना कर रहे समस्या का विवरण शामिल करना होगा। उनके मुद्दों की अपनी समझ को प्रदर्शित करने के लिए, उनके परिदृश्य की बारीकियों और उन कठिनाइयों को देखें जो वे दैनिक आधार पर देख रहे हैं। यह आपकी संभावना को दर्शाने में मदद करता है कि आप उन क्षेत्रों से अच्छी तरह वाकिफ हैं जो उनके लिए महत्वपूर्ण हैं।
अपने प्रस्ताव के उद्देश्यों को रेखांकित करें। यह मुख्य रूप से आपके द्वारा पेश किए जाने वाले उत्पादों या सेवाओं के माध्यम से आपको उनकी व्यावसायिक समस्याओं के साथ मदद करने के लिए संभावित संभावना दिखाने के लिए होगा। आपकी कंपनी को आपके प्रतिद्वंद्वियों से अलग बनाने के बारे में विवरण प्रदान करें और आप संभावना से बेहतर काम करने के लिए अनुकूल क्यों हैं। इसमें उन अन्य संगठनों के बारे में बात करना शामिल हो सकता है जिनके साथ आपने काम किया है, पिछली परियोजनाओं के उदाहरण दिखा रहे हैं और आपके ज्ञान और विशेषज्ञता के बारे में विवरण प्रदान कर रहे हैं।
विनिर्देशों और मान्यताओं प्रदान करें
विशिष्ट मूल्य और शेड्यूल के साथ आपके द्वारा उल्लिखित क्षेत्र को शामिल करें। आपकी कंपनी संभावना की आवश्यकताओं के लिए सभी विवरणों को नहीं जान सकती है, इसलिए आपको उनके आंतरिक बजट और समय-सीमा प्रतिबंधों की तरह कुछ चीजों को ग्रहण करना पड़ सकता है। आप प्रस्ताव के भीतर उन मान्यताओं को शामिल कर सकते हैं और कुछ विकल्प भी प्रदान कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक टाइमलाइन के लिए मूल्य निर्धारण के साथ चार सप्ताह का टर्नअराउंड, छह सप्ताह का टर्नअराउंड और आठ सप्ताह का टर्नअराउंड का अनुमान प्रदान कर सकते हैं।
एक मजबूत तर्क के साथ बंद करें
प्रस्ताव पत्र के लिए आपके निष्कर्ष में उस जानकारी का त्वरित सारांश शामिल होना चाहिए जिसे आपने संभावना प्रदान की है। आपके द्वारा आगे रखे गए प्रस्ताव पर विचार करने के लिए समय निकालने के लिए उन्हें धन्यवाद दें, और उन्हें आगे क्या करना है, इसकी जानकारी प्रदान करें। आपके व्यवसाय प्रस्ताव में कार्रवाई करने के लिए कॉल शामिल करना महत्वपूर्ण है। इसमें आपको प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए कॉल करना या समझौते पर हस्ताक्षर करने के लिए बैठक की स्थापना शामिल हो सकती है। अंत में, ईमेल, फोन और वेबसाइट जैसे कुछ विकल्पों के साथ वे आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं, इसके बारे में जानकारी शामिल करें।
सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें
अपने प्रस्ताव पत्र को अधिक प्रभावी बनाने के लिए, कुछ सहायक दस्तावेज़ों के साथ भेजें। इसमें आपके पिछले ग्राहकों के मामले का अध्ययन, खुश ग्राहकों से प्रशंसापत्र और आपकी सफलता दर को दर्शाने वाले आंकड़ों के साथ स्प्रेडशीट शामिल हो सकते हैं।
कंपनी लेटरहेड पर अपने प्रस्ताव को लिखना सुनिश्चित करें और यदि आपके पास आपके पास संसाधन उपलब्ध हैं तो इसे एक ग्राफिक डिजाइनर द्वारा डिज़ाइन किया गया है। विज़ुअल एलिमेंट पर ध्यान देने से आपकी कंपनी को प्रतिस्पर्धी प्रस्तावों से बाहर निकलने में मदद मिल सकती है जो संभावना प्राप्त कर सकते हैं।
ऊपर जाने के लिए मत भूलना
जबकि सीधे प्रस्ताव पत्र दस्तावेज़ का हिस्सा नहीं है, प्रस्ताव भेजने के प्रमुख तत्वों में से एक को संभावना के साथ पालन करना है। दस्तावेज़ के संबंध में उनके पास कोई प्रश्न या प्रतिक्रिया है या नहीं, यह जानने के लिए प्रस्ताव पत्र भेजने के कुछ दिनों के बाद अपनी संभावना को कॉल या ईमेल करें। किसी भी तत्व को स्पष्ट करने की पेशकश करें जिसके बारे में उन्हें और जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। पालन करने से, आप संभावना के साथ एक मजबूत संबंध बनाने में मदद करते हैं।
