एक बोली अनुरोध पत्र आपको बोली के प्रवर्तक के रूप में पेश करेगा और अधिक जानने के लिए संभावित उत्तरदाताओं को आमंत्रित करेगा। यह पत्र आपके निमंत्रण पर बोली लगाने के लिए आवश्यक सामग्री और निर्देशों को संक्षेप और प्रेषित करेगा। आप अपने पाठकों को बताएंगे कि आप कौन हैं, आप क्या चाहते हैं और आप कैसे बोलीदाताओं के सवालों का जवाब देंगे। उन्हें पता चलेगा कि आप बोली कैसे प्राप्त करना चाहते हैं और आपकी समयरेखा क्या है। जबकि बिड सॉलिसिटेशन पत्र अक्सर एक-नज़र, सारणीबद्ध और मेमो प्रारूपों को अपनाते हैं, आप अपनी बोली प्रक्रिया के कार्यकारी सारांश को प्रस्तुत करने और इसके प्रमुख बिंदुओं को उजागर करने के लिए एक औपचारिक पत्र का उपयोग कर सकते हैं।
पाठकों को उन बोली प्रस्तावों को प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित करें जो आपके संलग्न बोली दस्तावेजों का अनुपालन करते हैं। आपके बोली दस्तावेजों में मूल्यांकन प्रक्रिया और बोली लगाने वाले निर्देशों का विवरण शामिल हो सकता है जो कि प्रस्तुत किए जाने वाले सामग्री के प्रारूप और पदार्थ को निर्दिष्ट करते हैं। वे उन नियमों और शर्तों को भी शामिल कर सकते हैं जो बोलीदाताओं को एक अनुबंध में उम्मीद करनी चाहिए, साथ ही उन सेवाओं या सामानों का एक विस्तृत विवरण या विशिष्टताओं के बारे में भी जो आप आग्रह कर रहे हैं। अपने पाठकों के मार्गदर्शन के लिए, आपके द्वारा अपने पत्र से जुड़ी बोली दस्तावेजों की एक बुलेटेड सूची प्रदान करें।
खुद को बोली लगाने वाले के रूप में पहचानें। अपने मिशन स्टेटमेंट, स्थान और वेबसाइट के अवलोकन के साथ अपने व्यवसाय का संक्षिप्त विवरण दें। बोली याचना से संबंधित सभी मामलों के लिए पाठक के संपर्क बिंदु का नाम और संपर्क जानकारी भी प्रदान करें। यह आप या कोई और हो सकता है जिसे आपने बोली प्रक्रिया का प्रबंधन सौंपा है।
उस प्रयास का वर्णन करें जिसके लिए आप बोलियों का आग्रह कर रहे हैं। उपक्रम के स्थान, बजट, कार्यक्षेत्र और आकार के अनुसार ऐसे विवरण प्रस्तुत करें। चर्चा करें कि आपके बड़े-चित्र के लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए प्रयास कैसे फिट बैठता है।
संपूर्ण बिडिंग प्रक्रिया के लिए अपना शेड्यूल प्रस्तुत करें। आशय पत्र, प्रश्न और बोली प्रस्ताव प्राप्त करने के लिए अपनी समय सीमा और स्थानों को इंगित करें। पूर्व-बोली बैठक, बोली खोलने और सार्वजनिक शॉर्टलिस्ट, चयन या पुरस्कार बैठकों जैसी किसी भी योजनाबद्ध बोली-संबंधी घटनाओं की तारीखों को इंगित करें।
पाठकों को अपने संलग्न बोलीदाता निर्देशों को देखें कि क्या प्रस्तुत करना है और किस प्रारूप में विस्तृत निर्देशों के लिए। निर्धारित प्रारूपों और आवश्यकताओं पर पूरा ध्यान देने पर जोर दें और गैर-अनुपालन के मामले में बोली अयोग्यता की संभावना का उल्लेख करें। स्पष्ट रूप से बोली के पुरस्कार के लिए आधार या मानदंड, और कोई अन्य जानकारी जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं, जैसे कि आवश्यक प्रतियों की संख्या, और बोलियों को कैसे सील, पैक और लेबल किया जाना चाहिए।
अपने आमंत्रण को बोली में दोहराएं, और फिर पाठक को उसकी रुचि के लिए धन्यवाद दें। औपचारिक रूप से पत्र को बंद करें और फिर अपना नाम और शीर्षक पर हस्ताक्षर करें।
टिप्स
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बिड सॉलिसीशन जटिल बन सकते हैं। अपनी बोली याचना पत्र और पैकेज को अंतिम रूप देने से पहले एक वकील से सलाह लें। व्याकरण और वर्तनी त्रुटियों के लिए अपने पत्र को प्रूफरीड करें।
अपने पत्र को ब्लॉक करें और फिर उसे अपने लेटरहेड पर प्रिंट करें।
