बोली अस्वीकृति पत्र लिखना व्यवसाय चलाने का एक सामान्य, अभी तक नापसंद हिस्सा है। एक बोली अस्वीकृति पत्र एक कंपनी द्वारा दूसरी कंपनी को सूचित करने के लिए लिखा जाता है कि जिस कंपनी को रखा गया था, वह बोली स्वीकार नहीं की गई थी। इस प्रकार के पत्र लिखते समय, ध्यान रखें कि आपका संदेश विनम्र और प्रत्यक्ष होना चाहिए। यह उन कारणों को स्पष्ट करना चाहिए कि क्यों बोली को अस्वीकार कर दिया गया था और यह भी बताना चाहिए कि इस कंपनी से भविष्य की बोलियों पर खुशी से विचार किया जाएगा।
पत्र का शीर्षक तैयार करें। दिनांक, कंपनी का नाम, संपर्क करने वाले व्यक्ति का नाम और उस कंपनी का पता शामिल करें, जिसकी बोली अस्वीकार कर दी गई थी।
पत्र को उचित और सम्मानपूर्वक संबोधित करें। पत्र को "प्रिय" शब्द का उपयोग करके संबोधित किया जाना चाहिए और संपर्क का नाम आगे सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।
प्रस्ताव के लिए कंपनी को धन्यवाद देकर पत्र शुरू करें। एक बोली अस्वीकृति पत्र विनम्र होना चाहिए और बोली की पेशकश के लिए कंपनी को विशेष रूप से धन्यवाद देना चाहिए। इसमें वह दिनांक भी शामिल हो सकती है और बोली के लिए नौकरी थी।यदि लागू हो, तो यह बताते हुए एक वाक्य शामिल करें कि आप बोली के कुछ विवरणों से प्रभावित थे और वे क्या हैं, यह सूचीबद्ध करें।
कंपनी के प्रस्ताव को अस्वीकार करें। विनम्रता से कहते हैं कि इस कंपनी द्वारा लगाई गई बोली स्वीकार नहीं की गई है और किसी अन्य कंपनी की बोली लगाई गई है।
अस्वीकृति के कारणों की पेशकश करें। यह बताते हुए कि बोली अस्वीकार कर दी गई थी, कंपनी को एक या दो कारण बताएं कि यह निर्णय क्यों किया गया। यह कीमतों या निम्न-गुणवत्ता वाले सामानों के कारण हो सकता है, या क्योंकि यह विशेष कंपनी अच्छी तरह से स्थापित नहीं है। इससे बोली लगाने वाली कंपनी को समस्या जानने का मौका मिलता है और भविष्य के व्यावसायिक निर्णयों में इसे सही करने का अवसर मिलता है।
कंपनी को भविष्य में फिर से बोली लगाने के लिए प्रोत्साहित करें। भविष्य के अवसरों के लिए दरवाजा खुला छोड़कर पत्र को बंद करें। इससे बोली लगाने वाली कंपनी को पता चलता है कि भविष्य की बोलियां स्वागत योग्य हैं और इस बात की हमेशा संभावना है कि भविष्य की बोली पर विचार किया जाएगा और संभवत: स्वीकार किया जाएगा।
पत्र पर हस्ताक्षर करें। पत्र को बंद करते समय "ईमानदारी से" शब्द का प्रयोग करें और अपने नाम पर हस्ताक्षर करें। पत्र के साथ एक व्यवसाय कार्ड संलग्न करें, बोली लगाने वाली कंपनी को भविष्य की परियोजनाओं पर बोली जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करें।
