एक बोली सूची पत्र का औपचारिक नाम एक "प्रस्ताव कवर पत्र" है। इस प्रकार के पत्र को संक्षिप्त रूप से लिखा जाना चाहिए और लंबाई में अधिकतम दो पृष्ठों तक रखा जाना चाहिए। परियोजना मापदंडों, अपेक्षित डिलिवरेबल्स, समय सारिणी और मील के पत्थर का विस्तार से वर्णन करने के लिए प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध विकसित करें। कवर पत्र का उद्देश्य मुख्य विवरण और आवश्यकताओं को एक सारांश फैशन में हिट करना है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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RFT (वैकल्पिक)
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आरएफपी के लिए वेबसाइट के लिए लिंक, आवेदन (वैकल्पिक)
लघु अभिवादन के साथ पत्र खोलें और बोली परियोजना के शीर्षक की घोषणा करें। उद्घाटन ग्रीटिंग के बाद "विवरण" लेबल वाला हेडर बनाएं। संक्षेप में तीन पैराग्राफ या कम में नौकरी का वर्णन करने के लिए इस हेडर का उपयोग करें, ताकि यह एक सारांश कथन की तरह अधिक पढ़ें। परियोजना के लिए एक नौकरी नंबर शामिल करें।
"विशिष्टताओं" शीर्षक शीर्षक बनाएँ, इस क्षेत्र का उपयोग आवश्यकताओं के बारे में विस्तृत करने के लिए करें जैसे कि आकार, विद्युत आवश्यकताओं, स्थान और अन्य प्रासंगिक जानकारी के बारे में तकनीकी विनिर्देश जो कि सटीक अनुमान प्रदान करने के लिए बोलीदाताओं को जानना होगा।
"योग्यता" नामक शीर्षक बनाएँ, इस अनुभाग का उपयोग बोलीदाताओं के लिए आवश्यक योग्यता का वर्णन करने के लिए करें, जैसे कि व्यापार में न्यूनतम संख्या में वर्ष, लाइसेंस के विशिष्ट प्रकार (ओं) के लिए आवश्यक, पर्याप्त बीमा कवरेज मात्रा प्रदर्शित करने की क्षमता और बीमा के प्रकार (ओं) में नौकरी की आवश्यकता हो सकती है। अल्पसंख्यक या महिलाओं के स्वामित्व वाले व्यवसायों (यदि लागू हो) और किसी अन्य अनिवार्य कानूनी भाषा को आपके व्यवसाय या विभागों को दी जाने वाली राज्य वरीयताएँ प्रत्येक बोली पत्रों पर बताई जानी चाहिए।
कार्य के लिए शीर्षक शीर्षक लेबल करें (यदि लागू हो)। परियोजना के लिए अधिकतम राशि दर्ज करें ताकि सभी आवेदक आपकी अधिकतम बजट राशि से अवगत हो सकें।
“डिलीवर” लेबल वाला हेडर बनाएं और अपेक्षित जॉब डिलिवरेबल्स को पूरा करने के बारे में एक संक्षिप्त विवरण लिखें। संभावनाओं को सूचित करें कि कार्य के लिए पूर्ण RFP में डिलिवरेबल्स का एक विस्तृत विवरण शामिल किया जाएगा।
हेडर को "डेडलाइन" शीर्षक से लिखें और शीर्षक की आवश्यक स्थिति के तहत पूरा होने की तिथि। मील के पत्थर की तारीखों (यदि लागू हो) का टूटना शामिल करें या आरएफपी के लिए मील का पत्थर का विवरण छोड़ दें।
एक "सैम्पल" हेडर (यदि लागू हो) बनाएँ और निर्दिष्ट करें कि बोलीदाताओं को पूर्व कार्य के नमूने कैसे प्रस्तुत करने चाहिए, जैसे कि जेपीईजी या जीआईएफ प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल फोटो के माध्यम से या उनके औपचारिक आवेदन के साथ संलग्नक के रूप में।
एक "संदर्भ" हेडर बनाएं और आवश्यक संदर्भों की संख्या निर्दिष्ट करें और आपको जिस प्रकार की संपर्क जानकारी की आवश्यकता है, जैसे कि नाम, शीर्षक, टेलीफोन नंबर और ईमेल पता।
पत्र पर एक हाइपरलिंक डालें ताकि आवेदक औपचारिक ऑनलाइन आवेदन से लिंक कर सकें, और आरएफपी के लिए एक अलग हाइपरलिंक (यदि आवश्यक हो)। अपनी वेबसाइट के लिए एक लिंक जोड़ें और अपनी वेबसाइट पर RFP और एप्लिकेशन को शामिल करें, जिसे आवेदकों को अपने कंप्यूटर पर अपलोड करने के लिए PDF के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है।
टिप्स
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एक बड़े बजट की नौकरी के लिए एक प्रश्न और उत्तर सत्र के लिए तारीख, और आपके द्वारा प्राप्त किए जाने वाले टेलीफोन और ईमेल की संख्या को कम करने के लिए ताकि आप एक समय में प्रश्नों का उत्तर दे सकें। एक संपर्क नाम शामिल करें और बताएं कि क्या बोलीदाताओं को अतिरिक्त प्रश्न प्रस्तुत करने के लिए टेलीफोन या ईमेल का उपयोग करना चाहिए।
