एक औपचारिक निमंत्रण को अस्वीकार करने के लिए पत्र लिखना मुश्किल हो सकता है। यह प्रतिक्रिया करने के लिए आवश्यक है ताकि आपको आमंत्रित करने वाला व्यक्ति या व्यवसाय जानता हो कि उन्हें आपसे उम्मीद नहीं करनी चाहिए। चुनौती इस तरह से पत्र लिखने के साथ आती है जैसे कि अपमान करना या दूसरे पक्ष को यह सोचने के लिए नहीं कि आप सिर्फ उनके कार्यक्रम में आने से बाहर निकलने की कोशिश कर रहे हैं। सावधानीपूर्वक शब्दांकन और विस्तार की ओर गहरी नजर यह सुनिश्चित करेगी कि प्राप्तकर्ता इच्छित आत्मा में संदेश प्राप्त करता है।
अपने इनकार पत्र को प्रणाम के साथ शुरू करें। तय करें कि आप प्राप्तकर्ता को कैसे संबोधित करना चाहते हैं। यदि यह वास्तव में औपचारिक है और आपके पास व्यक्ति के साथ एक दिन का संबंध नहीं है, तो उसे "श्री" के रूप में संबोधित करें। या "श्रीमती" केवल औपचारिक पत्र में पहले नाम का उपयोग करें यदि आप सुनिश्चित हैं कि यह स्वीकार्य है।
ईमानदार हो। आप क्यों उपस्थित नहीं हो सकते, यह स्पष्ट करते हुए असाधारण कहानियाँ न बनाएँ। सबसे संभव तरीके से सच बताएं। एक वाक्य में बताएं या दो कारण जो आप उपस्थिति में नहीं होंगे। "पछतावा" या "दुर्भाग्य से" जैसे शब्दों का उपयोग करके यह इंगित करें कि आप चाहते हैं कि स्थिति अलग हो सकती है।
आमंत्रण के लिए अपनी प्रशंसा व्यक्त करें। आप के सोचने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद। यह सुनिश्चित करेगा कि आप भविष्य की घटनाओं के लिए सूची से स्थायी रूप से हटाए नहीं गए हैं।
प्राप्तकर्ता को शुभकामनाएं व्यक्त करके अपना पत्र बंद करें। उसे बताएं कि आपको उम्मीद है कि उसकी घटना अच्छी हो जाएगी।
"ईमानदारी से" पत्र को बंद करें या प्राप्तकर्ता को एक बार फिर से धन्यवाद दें। एक पेन से अपना नाम साइन करें। इससे पता चलता है कि आपने व्यक्तिगत रूप से पत्र पर समय लिया था। एक मुद्रित नाम बहुत सामान्य है और हो सकता है कि आपको लगता है कि आप अपने आमंत्रण का ठीक से जवाब देने के लिए समय निकालने में व्यस्त हैं।
पत्र को जोर से पढ़ें। सुनिश्चित करें कि यह वह स्वर है जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं। कोई भी परिवर्तन करें और फिर पत्र को मेल करें।
चेतावनी
किसी निमंत्रण को अस्वीकार करने में ईमानदारी सबसे अच्छी नीति है। आप एक झूठ को पकड़ना नहीं चाहते हैं जो एक अच्छे व्यापारिक संबंध को बिगाड़ सकता है।
