जब आप कोई व्यवसाय चला रहे होते हैं, तो कई बार ऐसा होता है कि आपको ग्राहक, विक्रेता या सहयोगी से कुछ नहीं कहना पड़ता है। इसे पेशेवर तरीके से करने से एक अच्छे रिश्ते को बनाए रखने में मदद मिल सकती है।
पेशेवर पत्र प्रस्तुति
अपने पत्र को कंपनी लेटरहेड या स्टेशनरी पर लिखें और अपने संगठन के सबसे उपयुक्त व्यक्ति से पत्र भेजें। यदि ग्राहक की शिकायत संख्या, संदर्भ संख्या या संदर्भ के लिए खाता खरीदना है, तो उसे अपने पत्राचार में शामिल करें।
आपका मामला
एक सकारात्मक नोट के साथ लीड करें, जैसे कि ग्राहक को उसके अनुरोध के लिए धन्यवाद, फिर बिंदु पर अधिकार प्राप्त करें। उदाहरण के लिए, "अपने मॉडल XYZ वीडियो कैमरा पर वारंटी की स्थिति के बारे में अपने संरक्षण और अपने हाल के पत्र के लिए धन्यवाद। व्यापक शोध के बाद, हम पाते हैं कि हम आपके वीडियो कैमरे पर वारंटी का सम्मान करने में असमर्थ हैं।"
बैक अप योर राशनले
आप ग्राहक के अनुरोध को अस्वीकार करने के लिए एक विशेष कारण दें। उदाहरण के लिए, कंपनी की नीति का हवाला देते हुए, मामले की हाइलाइट्स की समीक्षा करें या अन्यथा संक्षेप में बताएं कि आपके निर्णय के पीछे क्या है। यदि आवश्यक हो तो संलग्नक शामिल करें, जैसे अनुबंध, वारंटी या अन्य कागजी कार्रवाई की प्रतियां जो आपकी स्थिति का समर्थन करती हैं। उदाहरण के लिए, “जैसा कि आप संलग्न वारंटी समझौते में देखेंगे, यह पूर्ण-सेवा नीति स्वामित्व के पहले 12 महीनों के लिए प्रभावी थी। हमारे रिकॉर्ड के अनुसार, आपने तीन साल पहले अपना कैमरा खरीदा था, जिससे आज का दावा अनुचित है।"
एक प्रस्ताव पेश करें
कुछ मामलों में, समझौता करने के लिए या जैतून की शाखा का विस्तार करने के लिए कोई जगह नहीं है, लेकिन यदि आप ग्राहक के व्यवसाय को सड़क पर रखना चाहते हैं, तो झटका को नरम करने में मदद करने के लिए किसी प्रकार की रियायत दें। उदाहरण के लिए, "हम आपको एक नए वीडियो कैमरा की खरीद पर 25 प्रतिशत की छूट की पेशकश करना चाहते हैं," या, "संलग्न, कृपया एक $ 50 उपहार कार्ड खोजें जो हमारे स्टोर में किसी भी इलेक्ट्रॉनिक्स की खरीद के लिए प्रतिदेय है।"
अन्य प्रकार के रिफ्यूज़ल्स
अपना व्यवसाय चलाने के दौरान, आपको विक्रेताओं के साथ अनुबंध की शर्तों को बंद करना पड़ सकता है, छुट्टी के समय के कर्मचारियों के अनुरोधों को अस्वीकार कर सकता है या अन्यथा अन्य व्यावसायिक सहयोगियों के लिए पेशेवर पत्राचार लिख सकता है। ऊपर वर्णित समान दिशा-निर्देशों का पालन करें, पत्र को विशिष्ट स्थिति में लाएँ।
टिप्स
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अनुबंध अस्वीकृत: “एबीसी इनकार हटाने के साथ हमारे अनुबंध को नवीनीकृत करने के अवसर के लिए धन्यवाद। आपकी हाल की फीस में वृद्धि के कारण, हमने दूसरे प्रदाता की सेवाओं को नियोजित करने का विकल्प चुना है। ”
कर्मचारी अनुरोध: “दिसंबर के अंतिम सप्ताह के दौरान भुगतान किए गए समय के लिए आपके अनुरोध को अस्वीकार कर दिया गया है, क्योंकि यह सप्ताह वर्ष के अंत की सूची के कारण सभी कर्मचारियों के लिए ब्लैक आउट कर दिया गया है।
सहकर्मी निमंत्रण: “अपने निदेशक मंडल को सेवा देने के निमंत्रण के लिए धन्यवाद। दुर्भाग्य से, मेरे पास कई पूर्व पेशेवर प्रतिबद्धताएं हैं जो मुझे इस समय किसी भी नई भूमिका को लेने से रोकती हैं। ”
खत्म करो
मौजूदा पत्र के लिए आभार की अभिव्यक्ति के साथ अपने पत्र को शामिल करें और यदि आवश्यक हो तो इस मामले पर आगे चर्चा करने के लिए एक निमंत्रण के बाद। उदाहरण के लिए, “आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद।यदि आपके पास कोई सवाल है या इस मामले पर आगे चर्चा करना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे सीधे संपर्क करें।"
