डॉक्यूमेंट डिस्ट्रीब्यूशन मैट्रिक्स कैसे बनाएं

एक दस्तावेज़ वितरण मैट्रिक्स आपको यह निर्धारित करने के लिए एक विस्तृत श्रृंखला के साथ संवाद करने के लिए एक दृश्य संदर्भ देता है। ये मैट्रीज़ व्यवसाय, स्कूल और किसी भी अन्य संगठन में उपयोगी हैं जो मुद्रित या कम्प्यूटरीकृत दस्तावेजों के माध्यम से संचार करता है। एक्सेल, नंबर, 1-2-3 या Calc जैसे कंप्यूटराइज्ड स्प्रेडशीट टूल, डॉक्यूमेंट डिस्ट्रीब्यूशन मैट्रिक्स बनाने के लिए सबसे अच्छे टूल हैं, लेकिन आप किसी भी सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं जो आपको टेबल बनाने की सुविधा देता है। यदि आपका संगठन छोटा है, तो आप अपने मैट्रिक्स को हाथ से खींच सकते हैं।

अपने स्प्रेडशीट प्रोग्राम में एक नई कार्यपुस्तिका लॉन्च करें या एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में एक नई तालिका सेट करें। स्प्रेडशीट प्रोग्राम तालिकाओं की तुलना में अधिक डेटा को संभाल सकते हैं, इसलिए यदि आपके पास विकल्प है तो उस प्रारूप को चुनें।

दूसरे कॉलम में शुरू होने वाली अपनी स्प्रेडशीट की शीर्ष पंक्ति में अपने संगठन के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ को सूचीबद्ध करें। सामान्य मैट्रिक्स के लिए दस्तावेज़ प्रकार में कैलेंडर, मीटिंग मिनट, आय रिपोर्ट और विशेष बुलेटिन शामिल हो सकते हैं। यदि आपका मैट्रिक्स किसी विशिष्ट परियोजना के लिए है, तो दस्तावेज़ श्रेणियों के बजाय परियोजना से संबंधित व्यक्तिगत दस्तावेजों को सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, एक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ मैट्रिक्स बिजली के चित्र, वास्तु चित्र, ऊँचाई और विशिष्ट परमिट की प्रतियों जैसी वस्तुओं को सूचीबद्ध कर सकता है।

अपने व्यवसाय या संगठन के सभी सदस्यों को दूसरी पंक्ति में शुरू करते हुए, अपनी स्प्रैडशीट के बाईं ओर स्थित पहले कॉलम को सूचीबद्ध करें। लागू होने पर लोगों को श्रेणियों में तोड़ दें। उदाहरण के लिए, एक छोटे व्यवसाय मैट्रिक्स में, श्रेणियां "प्रबंधन" हो सकती हैं, श्रेणी शीर्ष के नीचे वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध सभी प्रबंधन कर्मियों के साथ, "कर्मचारी" नीचे सूचीबद्ध उन वर्णानुक्रम में, "ग्राहक" उन सूचीबद्ध वर्णानुक्रम के साथ और "विपणन" सभी के साथ। आपके बाहरी मार्केटिंग संपर्क सूचीबद्ध हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि दोनों सूचियाँ पूरी हैं, अपनी हेडर पंक्ति और कॉलम जांचें। यदि यह मैट्रिक्स को देखना आसान बनाता है, तो सदस्य श्रेणी पंक्तियों में छायांकन जोड़ें ताकि आपके दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले लोगों के प्रकारों के बीच विराम हो।

अपने पहले दस्तावेज़ स्तंभ पर काम करें, जो अधिकांश स्प्रेडशीट कार्यक्रमों में कॉलम बी होगा, और किसी भी व्यक्ति के नाम के बगल में सेल में "ई" रखें, जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से उस दस्तावेज़ को प्राप्त करना चाहिए। किसी भी व्यक्ति के बगल में सेल में एक "पी" रखें, जिसे उस दस्तावेज की एक पेपर कॉपी प्राप्त होनी चाहिए। यदि किसी व्यक्ति को वह दस्तावेज प्राप्त नहीं करना चाहिए, तो उसके नाम के बगल में स्थित कक्ष को खाली छोड़ दें। यदि आपकी आवश्यकताएं अधिक जटिल हैं, तो अपने संगठन के अनुरूप संकेतन को संशोधित करें। उदाहरण के लिए, आप कई प्रतियों को इंगित करने के लिए "2 कागजी प्रतियां" या "पी -2" टाइप कर सकते हैं। जब तक आपके संगठन के सभी लोग नोटेशन को समझते हैं, तब तक आपके लिए काम करने वाली किसी भी विधि का उपयोग करें।

प्रत्येक स्तंभ के लिए प्रक्रिया को दोहराएं, कागज और इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को चिह्नित करने के लिए सूची में काम करना। यह आपके दस्तावेज़ वितरण मैट्रिक्स को पूरा करता है।

यदि संभव हो तो अपने संपर्क सूचना डेटाबेस में अपने दस्तावेज़ वितरण मैट्रिक्स वर्कशीट से हाइपरलिंक बनाएं। इससे आप अपने मैट्रिक्स में एक नाम पर क्लिक करके उस व्यक्ति की संपर्क जानकारी को खोल सकते हैं ताकि आप आसानी से इलेक्ट्रॉनिक या पेपर कॉपी भेज सकें। यह कैसे करना है, यह जानने के लिए अपने स्प्रेडशीट प्रोग्राम की "सहायता" फ़ाइल देखें।

टिप्स

• आप दस्तावेज़ वितरण मैट्रिसेस का उपयोग यह रिकॉर्ड करने के लिए भी कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत हैं। इस स्थिति में, पहले कॉलम में अपने दस्तावेज़ों और शीर्ष पर अपने स्टोरेज स्थानों को सूचीबद्ध करें, जैसे "वेब सर्वर," "मुख्य कार्यालय फाइलिंग कैबिनेट 1," "रिसेप्शन कंप्यूटर" और इसके बाद। उस सेल में एक "X" रखें जहां दस्तावेज़ शीर्षक पंक्ति और भंडारण स्थान कॉलम मिलते हैं।