प्रस्ताव पत्र लिखना मानव संसाधन विभाग के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है। यह एक प्रतिस्पर्धी बाजार में एक कंपनी को मजबूत करने के लिए योग्य कर्मचारियों को लाने में मदद करता है। एक औपचारिक प्रस्ताव पत्र भेजने से बाद में भ्रम की संभावना कम हो जाती है। यदि बाद में काम पर रखने की शर्तों के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो कंपनी के पास उन शर्तों का रिकॉर्ड होगा जिसे कर्मचारी सहमत था। समय से पहले आयोजित सभी आवश्यक जानकारी होने से आप आसानी से पत्र लिख पाएंगे।
तैयारी
सभी नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए राज्य और स्थानीय रोजगार कानूनों की जाँच करें। ये कानून कर्मचारियों और कंपनी की रक्षा करते हैं और अक्सर भेजने और स्वीकार करने की समय सीमा निर्धारित करते हैं। कानून अलग-अलग राज्यों में अलग-अलग होते हैं।
यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक मौखिक प्रस्ताव बनाएं। एक पेशेवर शिष्टाचार के रूप में, ऑफ़र शुरू में व्यक्तिगत रूप से या फोन पर किए जाते हैं, इसलिए एक नए कर्मचारी को उसे किराए पर लेने के आपके निर्णय के बारे में जानने के लिए पत्र का इंतजार नहीं करना पड़ता है। यह भी महत्वपूर्ण हो सकता है यदि आपका उम्मीदवार अन्य कंपनियों पर विचार कर रहा है।
साक्षात्कार से अपने नोट्स व्यवस्थित करें और उस डेटा की पुष्टि करें जिसे पत्र में शामिल किया जाएगा। इस जानकारी में वेतन, लाभ और छुट्टी जैसे आइटम शामिल हो सकते हैं। अपने विचारों को व्यवस्थित करना एक पेशेवर पत्र की संरचना के लिए महत्वपूर्ण है।
पत्र लिखना
पृष्ठ के शीर्ष पर कंपनी का नाम, पता और फोन नंबर के साथ पत्र शुरू करें। यदि आप एक आधिकारिक कंपनी लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं तो आपको इस भाग को टाइप करने की आवश्यकता नहीं होगी। पत्र के अनुभागों के बीच हमेशा एक रेखा छोड़ें।
आप जिस तारीख को पत्र लिख रहे हैं, उसे टाइप करें।
आप जिस उम्मीदवार को प्रस्ताव दे रहे हैं उसका नाम और पता जोड़ें।
अपना अभिवादन लिखें, उसके बाद एक बृहदान्त्र। यह कुछ औपचारिक होना चाहिए जैसे "प्रिय सुश्री स्मिथ।"
एक पुष्टि सहित एक परिचय लिखें कि आपने एक मौखिक प्रस्ताव बढ़ाया है। उस कंपनी का नाम और स्थिति शामिल करें जिसे आप पेश कर रहे हैं।
पत्र के लिए प्रस्ताव का विवरण जोड़ें जिसमें वेतन, लाभ और परिवीक्षाधीन अवधि जैसे रोजगार के किसी विशेष नियम शामिल हैं। जब वेतन शामिल होता है, तो इसे मासिक, प्रति घंटा या साप्ताहिक मात्रा में प्रारूपित करें ताकि दीर्घकालिक रोजगार अनुबंध का एक अनुमानित वादा न हो।
अपेक्षित रिपोर्ट तिथि के उम्मीदवार को सूचित करने के लिए एक और पैराग्राफ जोड़ें। इस अनुभाग में आप समय, भवन के किसी विशिष्ट स्थान और उन्हें रिपोर्ट करने के लिए अपेक्षित हैं, को शामिल करना चाह सकते हैं। यदि आपकी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताएं हैं, तो उन्हें इस अनुभाग में भी शामिल करें।
एक विशिष्ट तिथि तक पुष्टि के लिए अनुरोध सहित पत्र का निष्कर्ष लिखें। पत्र के साथ शामिल किए गए किसी भी अतिरिक्त संदर्भ सामग्री को नोट करने के लिए भी इस समय को लें।
अपने नाम और स्थिति के साथ पत्र को बंद करें। पत्र का अंत बाड़ों का नोट भी कर सकता है और जो पत्र की एक प्रति प्राप्त करता है।
टिप्स
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यदि आपको एक उचित प्रारूप में पत्र लिखने में समस्या है, तो आपकी सहायता के लिए अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर से एक टेम्पलेट का उपयोग करें।
