कवर पत्र किसी भी प्रस्ताव के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है, क्योंकि यह आपके संभावित नियोक्ता या ग्राहक पर एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने का अवसर है। यह पहला प्रभाव आपकी स्वीकृति की संभावनाओं को बहुत प्रभावित करेगा, इसलिए यह एक साफ, सक्षम कवर पत्र बनाना महत्वपूर्ण है जो पेशेवर और ध्यान देने योग्य है। मानक कवर पत्र एक पेज है जिसमें तीन पैराग्राफ होते हैं।
हेडर में अपना नाम और संपर्क जानकारी (अपना पता, टेलीफोन नंबर, ईमेल पता और नियोक्ता सहित) लिखें।
पत्र को सही व्यक्ति को संबोधित करें। पत्र को संबोधित करने से बचें "यह किसके लिए चिंता का विषय हो सकता है", क्योंकि यह व्यावसायिकता और अनुसंधान करने की क्षमता की कमी दर्शाता है। पता करें कि संगठन की वेबसाइट पर कुछ शोध करके या संगठन को पूछने के लिए प्रस्तावों को कौन पढ़ता है।
पहले पैराग्राफ में पाठक का ध्यान आकर्षित करें। आप पाठक के साथ तात्कालिक संबंध बनाना चाहते हैं, और उन्हें बाकी कवर पत्र को पढ़ना जारी रखने के लिए पर्याप्त उत्सुक बनाना चाहते हैं। अपने प्रस्ताव से संबंधित एक उद्धरण, आँकड़ा या प्रश्न का उपयोग करने का प्रयास करें। वहां से, आप सीधे अपने प्रस्ताव के उद्देश्य को बता सकते हैं। आपके शुरुआती पैराग्राफ में यह भी जानकारी होनी चाहिए कि आपने कंपनी या संगठन के बारे में कैसे सीखा और अपने बारे में कुछ संक्षिप्त जानकारी।
दूसरे पैराग्राफ में अपनी साख और पृष्ठभूमि के बारे में बताएं। यह दिखाएं कि आपने संगठन को शोध करने के लिए समय दिया है और यह समझाकर कि आपकी साख और अनुभव से कंपनी को क्या लाभ होगा। विशिष्ट उदाहरणों का उपयोग करें। यदि आप एक डेयरी सहकारी के लिए एक प्रस्ताव प्रस्तुत कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, बताएं कि 17 साल तक गायों को दूध पिलाने का आपका अनुभव और स्थानीय बैंक के प्रबंधक के रूप में आपका अनुभव आपको डेयरी सहकारी कहा जाने वाला एक मूल्यवान संपत्ति बना सकता है।
तीसरे पैराग्राफ में संगठन के साथ काम करने में अपनी रुचि को इंगित करें। बताएं कि आप या तो संगठन को कॉल के साथ प्रस्ताव का पालन करेंगे या पाठक से साक्षात्कार के लिए संपर्क करने के लिए संपर्क करके जवाब मांग सकते हैं। यदि संगठन अनुरोध करता है तो अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की पेशकश करें।
पत्र को बंद करें। संकेत दें कि आपने अपने प्रस्ताव को कवर पत्र के साथ संलग्न किया है। संगठन को उसके समय और विचार के लिए धन्यवाद। पत्र के नीचे अपना हस्ताक्षर शामिल करें।
टिप्स
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इसे सरल रखें। आप चाहते हैं कि आपका प्रस्ताव पढ़ना और पेशेवर होना आसान हो। एक स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से लिखें, और केवल उस जानकारी को शामिल करें जो संगठन को जानना आवश्यक है।
मानक कवर पत्र आम तौर पर लंबाई में तीन पैराग्राफ होते हैं, लेकिन आपको हमेशा इस फॉर्मूले पर टिकने की जरूरत नहीं है। यदि आपको लगता है कि आपके प्रस्ताव को चार या पाँच पैराग्राफों में बेहतर बताया जाएगा, और आपको एक से अधिक पृष्ठ की आवश्यकता है, तो यह स्वीकार्य है। हालांकि, प्रस्ताव को बहुत लंबा करने से बचें; प्रस्ताव जो बहुत लंबे हैं, उन्हें पढ़ने की संभावना कम है।
