यदि आप एक बड़ी या जटिल गतिविधि के लिए जिम्मेदार हैं, तो एक आयोजन-योजना समिति काम में आ सकती है। समिति का गठन जल्दी किया जाना चाहिए ताकि यह योजना में शुरू से अंत तक हिस्सा ले सके। जब यह समय सीमा तय करने और समिति के सदस्यों की भर्ती करने की बात आती है तो नेतृत्व करें।
आयोजन से पहले समिति के महीनों के लिए योजना बनाना शुरू करें। यह स्थापित करें कि समिति को कितनी बार मिलना चाहिए और बैठकों को न्यूनतम रखना चाहिए ताकि लोग ऊब न जाएं। जैसे ही घटना करीब आती है अतिरिक्त मीटिंग शेड्यूल करें।
समिति में शामिल होने के लिए लोगों से संपर्क करने से पहले समिति के सदस्यों की जिम्मेदारियों को स्थापित करें और किसी भी उपसमिति की योजना बनाएं।
लोगों को समिति में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें। उन लोगों पर ध्यान केंद्रित करें, जिन्होंने घटना में रुचि दिखाई है या इसी तरह की घटनाओं की योजना बनाने का अनुभव है। व्यक्ति से पूछें और उस बिंदु पर आपके द्वारा बताए गए सभी विवरणों को व्यक्तिगत रूप से दें। उन्हें अपनी समिति में शामिल होने और अपनी पहली बैठक के विवरण की याद दिलाने के लिए धन्यवाद देने के लिए उन्हें ईमेल भेजें।
प्रत्येक सदस्य को पहली बैठक में संपर्क जानकारी के साथ एक संक्षिप्त फॉर्म भरें। मीटिंग शेड्यूल की समीक्षा करें और घटना और किसी भी मौजूदा संपत्ति या समस्याओं के बारे में विवरण प्रदान करें। इंगित करें कि आपको कहाँ मदद चाहिए और क्या निर्णय लेने की आवश्यकता है। उपसमितियों को लाएं और समूह को यह निर्धारित करने दें कि कौन से सदस्य उनके प्रभारी होंगे। पहली बैठक के अंत तक उपसमिति की कुर्सियाँ सौंपें।
