आपके संगठन को दिए गए अनुदान पर रिपोर्टिंग करना अनुदान देने वाले संस्थान और अनुदान प्राप्तकर्ता के बीच संबंधों का एक महत्वपूर्ण पहलू है। ग्रांट रिपोर्ट मूल अनुदान प्रस्ताव, नए निष्कर्षों, नुकसान, सफलताओं और वित्तीय कार्यों में की गई गतिविधियों के बारे में जानकारी प्रदान करती है। एक अनुदान रिपोर्ट में ईमानदार, स्पष्ट और आगामी होने के नाते, अनुदान देने वाली संस्था इसके प्रभाव को मापने में मदद करती है और आपके संगठन के अनुभव से सीखती है। मूल अनुदान प्रस्ताव में प्रस्तावित विशिष्ट डिलिवरेबल्स और गतिविधियों पर रिपोर्ट करना महत्वपूर्ण है। ग्रांट रिपोर्ट में आमतौर पर एक कवर पत्र, कवर शीट, कथा और वित्तीय अनुभाग शामिल होते हैं।
सूचना और प्रतिनिधि कार्य इकट्ठा करें
अनुदान रिपोर्ट लिखने की शुरुआत करते समय, आप अनुदान प्रस्ताव में आपके द्वारा बताई गई बारीकियों के बारे में स्पष्ट होना चाहते हैं और उस अनुदान से वित्त पोषित परियोजना से बहुत परिचित होंगे। अनुदान प्रस्ताव और अनुदान पत्र का संदर्भ लें।
अच्छी तरह से रिपोर्ट की समय सीमा से पहले, अनुदान को पूरा करने के लिए उचित विभागों के प्रमुखों से सहायता प्राप्त करें। उदाहरण के लिए, वित्तीय विवरणों के लिए वित्त और लेखांकन से परामर्श करें, फील्ड रिपोर्ट के लिए प्रोग्राम स्टाफ, हस्ताक्षर के लिए कार्यकारी निदेशक और चित्रों के लिए संचार।
विभिन्न सामग्रियों को इकट्ठा करें और उन्हें अपनी उंगलियों पर रखें क्योंकि आप रिपोर्ट में उन सभी को एक साथ रखते हैं।
कवर शीट और नैरेटिव सेक्शन लिखें
पहला खंड कवर शीट है और बुनियादी संपर्क जानकारी और डेटा के लिए कहता है जो आपकी अनुदान रिपोर्ट को आपके मूल अनुदान प्रस्ताव से जोड़ देगा। इस खंड में आपके संगठन का कानूनी नाम, अनुदान में वर्णित परियोजना की तिथि सीमा, आपके संगठन के कार्यकारी निदेशक या अध्यक्ष का नाम, संपर्क व्यक्ति का नाम जो वित्त पोषित परियोजना और अनुदान रिपोर्ट से सर्वाधिक परिचित है। इसके अलावा अपना पूरा डाक पता, फोन और फैक्स नंबर, ई-मेल पता, परियोजना का नाम, अनुदान की राशि, अनुदान आईडी संख्या और अनुदान का उद्देश्य शामिल करें। सुनिश्चित करें कि यह सभी जानकारी मूल अनुदान आवेदन और पुरस्कार पत्र में क्या है, से मेल खाती है। अपनी रिपोर्ट के पाद लेख में, अपनी अनुदान आईडी संख्या और रिपोर्ट की पृष्ठ संख्या डालें।
कथा अनुभाग में, समझाएं कि प्रोजेक्ट फंडिंग ने आपके समुदाय या आपके द्वारा मदद किए गए लोगों के जीवन में कैसे अंतर किया। आप मात्रात्मक डेटा और स्नातक दर, आय स्तर या ग्रेड जैसे आंकड़े प्रदान कर सकते हैं। आप सर्वेक्षण, साक्षात्कार या व्यक्तियों या परिवारों की कहानियों जैसे गुणात्मक डेटा भी प्रदान कर सकते हैं जो आपकी सेवाओं से लाभान्वित हुए हैं।
अनुदानकर्ता को बताएं कि क्या आपने अनुदान के परिणामस्वरूप कुछ नया खोजा है। विस्तार से बताएं कि क्या कुछ अप्रत्याशित हुआ, अच्छा या बुरा।
अनुदानकर्ता को बताएं कि क्या आपने अन्य संगठनों के साथ मिलकर काम किया है और इसने परियोजना को कैसे प्रभावित किया है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि अनुदानकर्ता संगठनों के बीच सहयोग को महत्व देते हैं।
परियोजना से सीखे गए किसी भी पाठ को साझा करें। अपनी परियोजना के दौरान आने वाली किसी भी चुनौती के बारे में विस्तार से बताएं और आपने उन्हें कैसे काबू किया। यदि आप यह अच्छी तरह से करते हैं, तो आप अनुदानकर्ता से बहुत सम्मान अर्जित करेंगे। वे सराहना करते हैं जब गैर-लाभकारी संगठन इसे बताते हैं कि यह चीनी-कोटिंग की स्थिति के विपरीत है।
अनुदानकर्ता को बताएं कि परियोजना के लिए भविष्य की योजनाएं क्या हैं। यदि परियोजना जारी रहेगी, तो धन के स्रोतों को शामिल करें। बताएं कि आप सीखे गए नए पाठों को देखते हुए परियोजना को कैसे बदल सकते हैं।
अपनी परियोजना में निवेश करने में इसकी उदारता के लिए अनुदानकर्ता का धन्यवाद करें। अपना आभार व्यक्त करें। कोई भी अतिरिक्त प्रासंगिक टिप्पणी जोड़ें।
वित्त शामिल करें
अनुदानकर्ता विशिष्ट वित्तीय विवरण जैसे आय, नकदी प्रवाह और एक बैलेंस शीट के लिए पूछ सकता है। परियोजना वर्ष के लिए अनुरोधित विवरण प्रस्तुत करें। अपने वित्तीय स्वास्थ्य में किसी भी चरम परिवर्तन के बारे में बताएं, जिस समय आप रिपोर्ट कर रहे हैं, उस समय आपको अनुदान पुरस्कार मिला था। यह बेहतर है कि आप इसे इंगित करते हैं और अनुदानकर्ता को अपने दम पर खोज करने की तुलना में एक अच्छी व्याख्या है। उल्टा होना।
विशिष्ट परियोजनाओं पर खर्च किए गए अनुदान से धन पर एक विस्तृत रिपोर्टिंग प्रदान करें। इस अनुभाग में आपके द्वारा प्रदान किए गए विवरण अनुदान प्रस्ताव में सीधे आपके बजट के अनुरूप होने चाहिए।
यदि आपके पास अप्रत्याशित लागतें थीं, तो उन्हें रिपोर्ट में शामिल करें और उन्हें इस तरह से पहचानें। अनुदान रिपोर्ट की कथा अनुभाग में इन लागतों की भी व्याख्या करें।
रिपोर्ट पैकेज करें
उस रिपोर्ट की सामग्री का विवरण देने वाला एक छोटा कवर पत्र शामिल करें जिसमें आपका अवार्ड आईडी नंबर शामिल होना चाहिए। पत्र आपके संगठन के कार्यकारी निदेशक या अध्यक्ष से लेकर अनुदान प्राप्त संस्थान में उसके समकक्ष होना चाहिए। पत्र को अनुदान के लिए दाता को फिर से धन्यवाद देना चाहिए। आप वास्तव में कभी भी धन्यवाद नहीं दे सकते।
एक अन्य सहयोगी की मदद से अनुदान कथा संपादित करें। फाइनेंशियल पर फाइनेंस से फाइनल साइन-ऑफ करवाएं। सुनिश्चित करें कि संपादन करते समय रिपोर्ट का फ़ॉन्ट और टोन पूरे अनुरूप हैं।
अपनी परियोजना को मापने के लिए इकट्ठा किए गए सर्वेक्षण, ग्राफ, नक्शे, आंकड़े या जानकारी संलग्न करें। आपने कथा अनुभाग में सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं को संक्षेप में प्रस्तुत किया है, लेकिन इन्हें संदर्भ के लिए उपलब्ध कराया जाना चाहिए। सभी डेटा को यथासंभव संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करें।
प्रचारक अनुलग्नकों का संयम से उपयोग करें। ग्रांटमेकर्स बहुत व्यस्त हैं और बस आपके पास हर ईवेंट उड़ाने वाले, चित्र और प्रेस विज्ञप्ति जारी करने का समय नहीं है। सबसे अच्छा दो या तीन चित्र, एक प्रकाशित या प्रसारित मीडिया का टुकड़ा, और शायद आपके संगठन का एक समाचार पत्र। यदि आप अतिरिक्त सामग्री संलग्न करना चुनते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह आपके मामले में मदद करता है और सीधे परियोजना से संबंधित है।
अपने संगठन के अधिकृत प्रतिनिधि से एक हस्ताक्षर प्राप्त करें - उसी व्यक्ति की संभावना है जिसने अनुदान आवेदन पर हस्ताक्षर किए हैं।
समय पर जमा करें
पुरस्कार पत्र में तय की गई माध्यम और मोड में अनुदान रिपोर्ट भेजें। अनुदान देने वाली संस्था एक ई-मेल के लिए कह सकती है, एक ऑनलाइन पोर्टल है या यूएसपीएस मेल द्वारा भेजी गई तीन प्रतियों को पसंद कर सकती है। यह हमेशा दोहरी जांच के लिए सबसे सुरक्षित है।
प्राप्ति की पुष्टि। यदि आपको एक ऑटो-पुष्टिकरण नहीं मिलता है, तो आप अपनी अनुदान रिपोर्ट की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए अनुदान देने वाले संस्थान में उपयुक्त कर्मचारी से संपर्क कर सकते हैं।
अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति सहेजें। बस अगर आपकी अनुदान रिपोर्ट के वितरण के साथ कुछ भी होता है, तो आपको अनुदानकर्ता को एक और प्रति प्रस्तुत करने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है।
