ग्राउंडब्रेकिंग सेरेमनी कैसे प्लान करें

ग्राउंडब्रेकिंग समारोह की योजना बनाना अपेक्षाकृत आसान या बहुत कठिन हो सकता है, वर्ष के समय, इसमें शामिल व्यक्तियों के प्रकार और संख्या और स्थानीय प्रेस के सहयोग पर निर्भर करता है। नीचे एक सफल ग्राउंडब्रेकिंग समारोह की योजना के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

ग्राउंडब्रेकिंग समारोह कार्यक्रम की पूर्व योजना

समारोह के लिए एक तिथि और समय निर्धारित करें। उन प्रतिनिधियों की उपलब्धता को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें जिन्हें शामिल करने की आवश्यकता है।

कार्यक्रम के लिए कार्यक्रम निर्धारित करें।

आमंत्रित किए जाने वाले सभी व्यक्तियों की एक सूची बनाएं। इसमें शहर, काउंटी और यहां तक ​​कि राज्य और संघीय अधिकारी शामिल हो सकते हैं; वाणिज्य और आर्थिक विकास समूहों के स्थानीय कक्ष; कंपनी या संगठन के अधिकारी जिसके लिए ग्राउंडब्रेकिंग हो रही है; और स्थानीय प्रेस।

खराब मौसम के लिए एक आकस्मिक योजना विकसित करना। इसमें अधिकारियों के लिए बाहर एक छोटा समारोह शामिल हो सकता है ताकि आसपास के स्थान पर या एक टेंट वाले स्थान पर आयोजित समारोह के शेष भाग के साथ गंदगी का पहला फावड़ा खोद सकें। यदि मौसम किसी भी बाहरी समारोह को प्रतिबंधित करता है, तो तय करें कि समारोह को बारिश की तारीख के विकल्प में स्थानांतरित करना है या औपचारिक खुदाई को खत्म करना है और अंदर के स्थान पर सब कुछ पकड़ना है।

ईवेंट आमंत्रण को विस्तारित करने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करें। यदि घटना जनता के लिए बंद है, तो प्रतिभागियों को मेल, टेलीफोन या प्रत्यक्ष ईमेल द्वारा आमंत्रित करें। यदि यह जनता के लिए खुला है, तो निमंत्रण को स्थानीय समाचार पत्र में भी पोस्ट किया जा सकता है और रेडियो और टेलीविजन पर सार्वजनिक सेवा घोषणाओं में प्रचारित किया जा सकता है।

इस बात की पुष्टि करने के लिए कॉल करें कि समारोह के लिए तिथि और समय प्रत्येक व्यक्ति के कार्यक्रम पर है जो कार्यक्रम पर है। सुनिश्चित करें कि हर कोई जो बोलने के लिए कहा जा रहा है या घटना के लिए कुछ करने के लिए कार्यक्रम के भीतर अपनी भूमिकाओं को समझता है और जितना समय उन्हें बोलना है।

रसद उद्देश्यों के लिए सभी RSVP का ट्रैक रखें। यदि किसी कार्यक्रम के स्पीकर को अंतिम क्षण में छोड़ देना चाहिए, तो उसकी जगह लेने और जल्द से जल्द आवश्यक व्यवस्था करने के लिए एक वैकल्पिक वक्ता होना चाहिए।

समारोह की तैयारी

यह पता लगाने के लिए कि क्या उनके पास ग्राउंडब्रेकिंग किट है, वाणिज्य या आर्थिक विकास समूह के स्थानीय चैंबर को बुलाएँ। इस प्रकार के अधिकांश संगठनों में समारोह के लिए साइट के साथ-साथ सुनहरी (या अन्य रंगीन) फावड़ा और हार्डहेट्स को चिह्नित करने के लिए रस्सी या रिबन होंगे। वे आम तौर पर अपने समूह के सदस्यों के लिए वे अनुदान प्रदान करेंगे। यदि वे चीजें आसानी से उपलब्ध नहीं हैं, तो यह निर्धारित करें कि आप क्या चाहते हैं या अपने दम पर कैसे प्राप्त करें।

घटना के लिए एक बजट स्थापित करें। यदि कोई बजट उपलब्ध नहीं है, तो योजना बनाने के लिए आवश्यक दान को प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करें।

सजावट पर निर्णय लें यदि वे आवश्यक होने जा रहे हैं। मूल और आकस्मिक दोनों योजनाओं को ध्यान में रखें। घटना शुरू होने से कम से कम एक घंटे पहले उन्हें जगह दें।

यदि लागू हो तो जलपान और कागज के सामान की व्यवस्था करें। यदि नहीं, तो सुनिश्चित करें कि, कार्यक्रम के वक्ताओं के लिए न्यूनतम, ताजा पानी उपलब्ध है।

इनडोर और आउटडोर दोनों विकल्पों के लिए बैठने की व्यवस्था करें। यदि दर्शकों के आकार के कारण या जहां आयोजन हो रहा है, वहां सभी के लिए बैठने योग्य नहीं है, तो कार्यक्रम में भाग लेने वाले और अन्य गणमान्य लोगों के लिए बैठने की सख्त व्यवस्था करें। निर्धारित करें कि क्या बैठने की जगह दी जाएगी। यदि हां, तो एक सीटिंग चार्ट बनाएं, ताकि समारोह में शामिल हर कोई जानता हो कि कार्यक्रम में भाग लेने वाले और अन्य गणमान्य व्यक्ति कहां बैठे होंगे।

जरूरत पड़ने पर तंबू की व्यवस्था करें। यह सुनिश्चित करें कि यह घटना शुरू होने से कुछ घंटे पहले की स्थिति में है।

यदि आवश्यक हो तो ध्वनि प्रणाली की व्यवस्था करें। यह सुनिश्चित कर लें कि समारोह शुरू होने से पहले इसे सेट और परीक्षण किया गया है।

यदि लागू हो, तो कचरा ग्रहण की व्यवस्था करें। सुनिश्चित करें कि वे घटना शुरू होने से पहले असंगत हैं।

घटना में भाग लेने वाले सभी गणमान्य व्यक्तियों के लिए नैमेटैग बनाएं ताकि उन्हें आसानी से पहचाना जा सके। किसी के आने और उनके बैठने की बधाई देने की व्यवस्था करें।

रस्सी या झंडे के साथ खुदाई स्थल को चिह्नित करें ताकि लोगों को विशेष रूप से पता चल सके कि कहां जाना है। यदि प्रतिभागियों के जूते को नुकसान से बचाने के लिए साइट मैला है तो एक प्लास्टिक ड्रॉप क्लॉथ पाथवे की व्यवस्था करें।

सुनिश्चित करें कि खुदाई में सभी प्रतिभागियों को एक सख्त टोपी है। ज्ञात हो कि इस तरह के टोपी सभी प्रतिभागियों के लिए आवश्यक हो सकते हैं यदि समारोह एक निर्दिष्ट हार्ड टोपी क्षेत्र के भीतर हो रहा हो।

समारोह का आयोजन

समारोह शुरू होने से पहले सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी अपने निर्धारित स्थानों पर हैं। सुनिश्चित करें कि वे अपने मापदंडों और बोलने के समय को समझते हैं।

समारोह शुरू होने से पहले ऑर्डर करने के लिए प्रतिभागियों को बुलाएं। समारोह में सभी का स्वागत करते हैं और पहला स्पीकर शुरू करते हैं जब यह शुरू होने का समय होता है। किसी भी लॉजिस्टिक आवश्यकताओं जैसे कि रिफ्रेशमेंट साइट या टॉयलेट का स्थान।

आवश्यकतानुसार घटना के चित्र लें। एक अन्य विकल्प प्रेस द्वारा ली गई तस्वीरों की प्रतियां प्राप्त करने की व्यवस्था करना है।

कार्यक्रम के प्रवाह को शुरू से अंत तक बनाए रखें। यदि आवश्यक हो, तो कार्यक्रम में कदम रखें और किसी भी लापता प्रतिभागी के लिए कार्यक्रम को ट्रैक पर रखने या कवर करने के लिए बोलें।

घटना संपन्न होने के बाद सफाई का ध्यान रखें। सुनिश्चित करें कि सभी कूड़ेदान उठाए गए हैं और घटना शुरू होने से पहले साइट को उसी स्थिति में लौटा दिया गया है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• स्थानीय प्रेस प्रतिनिधियों की सूची

• शहर, काउंटी, राज्य और संघीय प्रतिनिधियों की सूची

• निमंत्रण

• साइट को चिह्नित करने के लिए रस्सी

• बेलचा

• प्रतिभागियों के लिए हार्डहेट्स

• कैमरा

• सजावट

• जलपान

• साइट उपकरण बंद चिह्नित करें

• नाम के टैग

• मेज और कुर्सियां

• ध्वनि प्रणाली के साथ पोडियम

• तंबू

टिप्स

• "जगह" ग्राउंडब्रेकिंग साइट से मेल खाती है। दर्शक आकार या मौसम की स्थिति के कारण ही बदल सकता है। सही समय पर हर किसी को सही जगह पर पहुंचाना असंभव हो सकता है, इसलिए एक तारीख और समय के लिए शूट करें जो इसमें शामिल लोगों के शेड्यूल को पूरा करता है। ग्राउंडब्रेकिंग समारोहों में आम तौर पर गंदगी के पहले फावड़े की एक औपचारिक खुदाई शामिल होती है। वे मेयर या अन्य शहर, राज्य या संघीय अधिकारियों, चैंबर ऑफ कॉमर्स या आर्थिक विकास एजेंसी के नेताओं और ग्राउंडब्रेकिंग के व्यवसाय या संगठन के अधिकारियों की टिप्पणी भी शामिल कर सकते हैं। ज्यादातर उदाहरणों में एक सार्वजनिक पता प्रणाली के बिना काम करने की कोशिश करना सबसे अच्छा है क्योंकि परेशानी और खर्च एक को स्थापित करने में शामिल है। केक और पंच जैसे रिफ्रेशमेंट को सरल रखें। इस घटना में शामिल अधिकांश लोगों के पास शेड्यूल है और विस्तारित बुफ़े या रात्रिभोज के लिए समय नहीं है। सुनिश्चित करें कि घटना शुरू होने से कम से कम एक घंटे पहले वे जगह में हों। जरूरत पड़ने पर ही नैमेटैग का इस्तेमाल करें। अगर खरीद के लिए धन उपलब्ध नहीं है, तो अक्सर स्थानीय उद्योगों से कठोर टोपियां उधार ली जा सकती हैं। हमेशा एक सफल परिणाम का आश्वासन देने के लिए आवश्यक कदम उठाने और करने के लिए तैयार रहें। प्रतिभागियों को मौखिक रूप से या लिखित संचार द्वारा आने के लिए धन्यवाद।

चेतावनी

शहर, राज्य और संघीय सरकारों द्वारा स्थापित उचित प्रोटोकॉल का पालन किए बिना कभी भी एक हार्ड टोपी क्षेत्र के अंदर जनता के पास नहीं है।