एक खरीद प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए किसी व्यक्ति द्वारा किसी वस्तु का अनुरोध करने और उसे प्राप्त करने के बीच के समय को कम करने के लिए विशिष्ट क्रय चरण बनाने की आवश्यकता होती है। अपनी वर्तमान खरीद प्रक्रिया के आधार पर, आप अपने सिस्टम को किसकी भागीदारी से बदल सकते हैं, अधिक क्रय प्राधिकरण प्रदान कर सकते हैं और विशिष्ट विक्रेता नीतियां स्थापित कर सकते हैं।
कमजोरियों को पहचानें
आपकी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने का पहला चरण यह पहचानना है कि आप ऐसा क्यों करना चाहते हैं। आप ओवरस्पीडिंग कर सकते हैं। आपके कर्मचारी कम उत्पादक हो सकते हैं क्योंकि उन्हें उन उपकरणों की प्रतीक्षा करनी होगी जिनकी उन्हें आवश्यकता है। आपके ग्राहक नाखुश हो सकते हैं, क्योंकि आपको ऑर्डर पूरा करने के लिए इतनी जल्दी सामग्री नहीं मिल सकती है। आपके प्रपत्र या यहां तक कि कुशल कागजी कार्रवाई की कमी बाधाओं का कारण हो सकती है। एक बार जब आप जान जाते हैं कि आपकी खरीदारी की समस्याएं क्या हैं, तो आप यह देखने के लिए अपनी प्रक्रिया की जांच कर सकते हैं कि समस्या क्या हो सकती है।
केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत करना
आपकी खरीदारी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने का एक तरीका यह है कि इसे एक व्यक्ति या विभाग के साथ केंद्रीकृत किया जाए। कर्मचारी सदस्य होने के बजाय अपने विभाग के प्रबंधक के पास जाते हैं, जो फिर मुख्य परिचालन अधिकारी के पास जाता है, जो फिर वित्त प्रबंधक के पास जाता है, कर्मचारियों को सीधे एक खरीद एजेंट को अनुरोध भेजने की अनुमति देता है। यह खरीद को स्वीकृत होने में लगने वाले समय को कम कर सकता है क्योंकि एक व्यक्ति समयरेखा के लिए जिम्मेदार होता है।
यदि आपके पास पहले से ही इस प्रकार की केंद्रीकृत खरीद प्रक्रिया है, तो, यह आपकी समस्या हो सकती है। यह तब हो सकता है जब क्रय एजेंट को उन अनुरोधों से अभिभूत होता है जिन्हें उसे शोध करना है। यदि ऐसा है, तो विभाग के प्रमुखों को पहले खरीद को मंजूरी देने पर विचार करें, जो वे फिर वित्त विभाग को सौंपते हैं। इस प्रकार की अधिकांश व्यवस्था बनाने के लिए, अपने सभी रूपों के लिए "नियत तिथि" बनाएं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी शामिल हैं जब एक आदेश देय होता है और पता चलता है कि उन्हें जवाबदेह ठहराया जाएगा।
क्रय प्राधिकरण बढ़ाएँ
क्रय को सुव्यवस्थित करने के लिए एक और तरीका यह है कि अधिक कर्मचारियों को खरीद करने का अधिकार दिया जाए। यदि आप किसी विशेष कर्मचारी को क्या सामान और सेवाएँ खरीद सकते हैं, यह निर्धारित कर सकते हैं कि वह कौन सी वस्तु और सेवाएँ खरीद सकता है, तो वह कितनी मात्रा में खरीद सकता है और वह किन विक्रेताओं का उपयोग कर सकता है। कर्मचारियों को छोटी खरीदारी करने की अनुमति देने पर विचार करें, विशेष रूप से नियमित रूप से नियमित रूप से स्वीकृत हैं, जैसे कि कार्यालय की आपूर्ति। यदि आप अलग-अलग कर्मचारियों द्वारा कंपनी क्रेडिट कार्ड के उपयोग को नियंत्रित कर सकते हैं, तो खरीद अधिकारियों के साथ स्टाफ के सदस्यों को कार्ड जारी कर सकते हैं, जिससे उन्हें लेखा विभाग से चेक या क्रेडिट कार्ड खरीद का अनुरोध किए बिना ऑनलाइन, ईंट-और-मोर्टार या फोन खरीदने की अनुमति मिलती है। कंपनी क्रेडिट कार्ड के उपयोग के लिए सख्त कंपनी नीतियां बनाएं।
प्री-अप्रूव्ड वेंडर
यदि स्टाफ के सदस्यों को प्रत्येक बार खरीदारी करने के लिए विक्रेताओं की शोध और पुष्टि करने की आवश्यकता होती है, तो अनुमोदित विक्रेताओं की एक सूची बनाएं जो वे उपयोग कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आप उन आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करें जिन्हें आप जानते हैं और वॉल्यूम खरीद सकते हैं जिससे विक्रेता छूट प्राप्त कर सकते हैं। स्वीकृत विक्रेताओं के साथ एक क्रय प्रणाली स्थापित करें, ताकि जब भी कोई कर्मचारी खरीदारी करता है, तो आपको उस पर क्रेडिट रिपोर्ट चलाना पड़े। विक्रेताओं को उन कर्मचारियों की एक सूची दें जो खरीदारी कर सकते हैं, या आपके द्वारा चुने गए कर्मचारियों को देने वाले कंपनी क्रय कोड का उपयोग कर सकते हैं। प्रस्ताव फॉर्म या टेम्पलेट के लिए एक अनुरोध जो आपके कर्मचारी तब उपयोग कर सकते हैं जब उन्हें नौकरी पर कई बोलियाँ प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, बोली दस्तावेज बनाने के लिए स्टाफ के सदस्यों की आवश्यकता को समाप्त करके प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करेंगे।
खरीद निर्धारण में सुधार
यदि आप पहले से जानते हैं कि आपको विशिष्ट सामान और आपूर्ति खरीदने की आवश्यकता है, तो अपनी कंपनी में धीमे समय के दौरान इन खरीद को शेड्यूल करें, पहले से। इससे कागजी कार्रवाई के समुद्र में खो जाने वाली खरीद को कम करने में मदद मिल सकती है, इसके लिए विभाग-स्तरीय पूछताछ और शीघ्र अनुरोध की आवश्यकता होती है। क्या आपके विभाग के प्रबंधक त्रैमासिक खरीद अनुरोध प्रस्तुत करते हैं, जिसमें डिलीवरी की तारीखें शामिल हैं, और आपके खरीद एजेंट को खरीदारी करने के लिए एक कैलेंडर बनाना है।
