व्यवसाय चलाते समय आपके व्यवसाय के सभी लेनदेन को सम्मिलित करने के लिए एक व्यवस्थित सुव्यवस्थित स्थान रखना आदर्श है। यह आपके व्यवसाय को एक बहुत आसान प्रक्रिया बना देगा और बहुत सारी परेशानी से बचाएगा।
व्यवसाय के जो अपने रसीदों और लेनदेन को बनाए रखने के लिए एक कालानुक्रमिक आदेश प्रणाली का उपयोग करते हैं, उनके व्यवसाय की गतिविधियों के लिए इस आसान पहुंच के साथ प्राप्तियों को खोजने में कम समस्याएं होती हैं। यह संगठित और तैयार रखने के अधिक कुशल तरीके के लिए बना सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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फाइलें रखने की अलमारी
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फ़ोल्डर
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निशान
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लेबल
आप जिस कंपनी के साथ कारोबार करते हैं, उसके लिए फाइल सेक्शन या दराज बनाएं। एक निश्चित कंपनी की खोज करते समय व्यवसायों के नाम को वर्णमाला क्रम में रखने से मदद मिलेगी। प्राप्त उत्पादों और भेज दिए गए उत्पादों के लिए एक अलग दराज का उपयोग करें।
आपकी कंपनी के लेन-देन में से प्रत्येक के लिए महीने में 12 फ़ोल्डर्स या डिवाइडर को लेबल करें। आसान पुनर्प्राप्ति के लिए एक रंग-कोडित प्रणाली पर विचार करें।
पिछले 12 महीनों के लिए अपने सभी व्यापार प्राप्तियों को इकट्ठा करें। व्यवसाय के नाम के अनुसार प्राप्तियों को अलग करें। व्यावसायिक नाम से प्राप्तियों को क्रमबद्ध करने से उन्हें कालानुक्रमिक रूप से फाइल करने में आसानी होगी।
व्यापार लेनदेन के सही महीने के साथ चिह्नित उपयुक्त फ़ोल्डर में रसीदों को रखें। आपके द्वारा उत्पाद प्राप्त करने के महीने के दौरान बिल-ऑफ-लैडिंग दायर की जानी चाहिए। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि रसीदें आसानी से मिल जाएंगी।
प्रत्येक रसीद को कालानुक्रमिक क्रम में सबसे पुरानी तारीख से सबसे हाल के लेनदेन में दर्ज करें। यह संभावना है कि अगर कोई समस्या है तो आपको पुराने लेनदेन का उपयोग करना होगा।
प्रत्येक फ़ोल्डर को उचित दराज में रखें जिसे आपने व्यावसायिक नाम से वर्गीकृत किया है।
टिप्स
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त्रैमासिक कर भुगतान, वेतन रोल, बिल, और लाभ या हानि विवरणों के लिए एक फ़ाइल अनुभाग या दराज बनाएं।
कालानुक्रमिक व्यवस्था का उपयोग करने के लिए सभी कर्मचारियों को सिखाएं।
आसान पहुँच के लिए प्रत्येक फ़ाइल में प्रत्येक कंपनी के लिए संपर्क जानकारी शामिल करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके रिकॉर्ड सटीक हैं, हर छह महीने में एक ऑडिट का संचालन करें।
