यकीन है कि हम सभी हमारे एबीसी को जानते हैं और सोचते हैं कि हम ठीक कर सकते हैं, क्योंकि वर्णमाला के अनुसार, एडम चींटी से पहले आता है। लेकिन AWC कंपनी कहाँ जाती है? चींटी के बाद? कार्यालय परिसर में मैं काम करता हूं, कागजात और फाइलें अक्सर गलत तरीके से दर्ज की जाती हैं, जिससे आवश्यक दस्तावेज ढूंढना मुश्किल हो जाता है। कुछ सरल नियमों के साथ, आप सही जगह पर कुछ भी दर्ज कर पाएंगे।
समान अंतिम नाम, अलग पहला नाम। सरल, जब आप जो आइटम दाखिल कर रहे हैं, उसका अंतिम नाम समान है लेकिन एक अलग पहला नाम है, तो दाखिल करने का क्रम पहले नाम से निर्धारित होता है। तो एडम्स, जॉन आपकी फाइलिंग कैबिनेट में एडम्स, सैम से पहले आएंगे।
वही अंतिम नाम, वही पहला नाम। थोड़ा कठिन लेकिन विचार करने के लिए अन्य चीजें हैं। यदि कोई प्रारंभिक है, तो आदेश प्रारंभिक इसलिए एडम्स द्वारा निर्धारित किया जाता है, जॉन बी को एडम्स, जॉन डी के समक्ष रखा जाता है। यदि कोई प्रारंभिक नहीं है, तो उस व्यक्ति या कंपनी के राज्य का उपयोग करें, और यदि वह समान है। फिर शहर का उपयोग करें, उसके बाद सड़क का नाम और अंत में सड़क का नंबर। फाइलिंग ऑर्डर निर्धारित करते समय बड़े क्षेत्र से अधिक विशिष्ट क्षेत्र तक काम करें।
नाम के पहले अक्षर। एक कंपनी के नाम में इस्तेमाल किए जाने वाले प्रारंभिक को ऐसा माना जाता है जैसे कि प्रत्येक अक्षर एक अलग शब्द था। इसलिए यदि आप AWC कंपनी के लिए फाइल रख रहे हैं तो यह एडम कंपनी से पहले आएगी क्योंकि पहली कंपनी के प्रत्येक अक्षर को एक अलग शब्द माना जाता है। 'ए' अपने आप में एक लंबे शब्द से पहले वर्णानुक्रम में दर्ज किया जाता है।
भ्रमित करने वाली कंपनी के नाम। आप पॉल स्मिथ कंपनी कैसे दाखिल करते हैं? पॉल या स्मिथ के तहत? जब कंपनी या व्यापार नामों की बात आती है, तो पहले नाम से फ़ाइल करें। इसलिए पॉल स्मिथ को पॉल के लिए पी के तहत दायर किया गया है और स्मिथ के लिए एस नहीं।
संख्या और संक्षिप्त। इन्हें इस तरह दायर किया जाता है जैसे कि उन्हें बख्श दिया जाता है। 3 सिस्टर्स रेस्तरां को तीन के लिए टी के तहत दायर किया गया है। सेंट जोसेफ चर्च को दायर किया जाता है जैसे कि संत को बाहर निकाला गया। इसलिए सेंट जोसेफ चर्च के लिए फाइल सैम के डिनर से पहले रखी जाएगी क्योंकि साई सैम से पहले आता है।
टिप्स
-
ये मानक फाइलिंग प्रथाएं हैं। हालाँकि, कोई कंप्यूटर इस तरह से फ़ाइल नहीं करता है। एक कंप्यूटर शाब्दिक रूप से प्रत्येक नाम को पढ़ता है इसलिए स्टेप 3 में एडम कंपनी AWC कंपनी से पहले होगी यदि पत्रों के बीच कोई स्थान नहीं है। कंप्यूटर अक्षरों से पहले नंबर भी डाल देगा और यह नहीं मानता है कि सेंट जोसेफ में सेंट वास्तव में सेंट शब्द है। यदि आप एक कंप्यूटर सूची संकलित कर रहे हैं और इसे अपने फाइलिंग सिस्टम के अनुरूप चाहते हैं, तो वस्तुओं को उसी के अनुसार दर्ज करना होगा ताकि कंप्यूटर सॉर्ट समान हो जाए। इसलिए आपको A W C कंपनी में अक्षरों के बीच रिक्त स्थान डालने की आवश्यकता है, नंबर 3 को वर्तनी दें, और इसी तरह।
