कैसे एक लेखा परीक्षा से बाहर ले जाने के लिए

एक ऑडिट एक औपचारिक प्रक्रिया है जो एक ऑडिट अधिकारी यह देखने के लिए करता है कि कोई कंपनी कैसे काम कर रही है और यह कैसे सुधार कर सकती है। विभिन्न प्रकार के ऑडिट मौजूद हैं, जैसे प्रदर्शन और वित्त, लेकिन वे सभी एक ही मूल प्रक्रिया का पालन करते हैं। प्रक्रिया आमतौर पर चार प्रमुख वर्गों में टूट जाती है, जिसमें प्रारंभिक योजना, फ़ील्डवर्क, रिपोर्टिंग और क्लोजर के साथ अनुवर्ती शामिल हैं।

लिखें और ग्राहक या विभाग के ऑडिट किए जा रहे प्रारंभिक अधिसूचना पत्र को भेजें। ऑडिट कब होगा, इसके बारे में विस्तार से बताएं कि आप इसे कब तक लेने की उम्मीद करते हैं, ऑडिट अधिकारी असाइनमेंट यदि अधिकारी आप नहीं हैं और ऑडिट के दौरान आपके द्वारा देखे जाने वाले डेटा के प्रकार और जांच की आवश्यकता होगी

कंपनी या विभाग के प्रबंधकों के साथ एक बैठक अनुसूची। प्रबंधकों के साथ ऑडिट के उद्देश्यों और दायरे को परिभाषित करें और पता करें कि क्या संसाधन उपलब्ध हैं। कंपनी या विभाग प्रक्रियाओं, साथ ही साथ में गहराई से जानकारी प्राप्त करें। प्रबंधकों को ऑडिट के बारे में कोई भी चिंता व्यक्त करने या प्रश्न पूछने की अनुमति दें।

कंपनी या विभाग के मूल सर्वेक्षण का संचालन करें। सर्वेक्षण का उद्देश्य यह है कि आपने प्रबंधक बैठक में जो सीखा है, उसे पूरक करें और आपको कंपनी के उद्देश्यों, संचालन और वर्तमान नियंत्रण तंत्र, जैसे कि प्राधिकरण प्रक्रियाओं को बेहतर ढंग से समझने में मदद करें।इस चरण के दौरान कंपनी हैंडबुक और वर्कर स्टेटमेंट जैसे विभिन्न डेटा उपयोगी हो सकते हैं।

बैठक और सर्वेक्षण के माध्यम से प्राप्त जानकारी के आधार पर एक बुनियादी फील्डवर्क योजना तैयार करें। फ़ील्डवर्क योजना यह बताती है कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बाकी डेटा कैसे प्राप्त होते हैं। यह कंपनी के नियंत्रण की ताकत जैसी वस्तुओं के आधार पर भिन्न हो सकता है।

दस्तावेजों को इकट्ठा करने के लिए कर्मचारियों के सदस्यों के साथ बात करें - ये आपके द्वारा संचालित विशिष्ट ऑडिट प्रकार के आधार पर भिन्न होते हैं - और कंपनी में क्या हो रहा है, उनकी धारणा प्राप्त करते हैं। पूछें कि उन्हें क्या लगता है कि कंपनी अच्छा कर रही है और क्या सुधार किया जा सकता है और क्यों।

स्टाफ के सदस्यों से आपके द्वारा एकत्र किए गए दस्तावेजों की समीक्षा करें। प्रवेश त्रुटियों या परस्पर विरोधी जानकारी के लिए जाँच करें। त्रुटियों या संघर्ष के लिए पर्याप्त स्पष्टीकरण है या नहीं, यह देखने के लिए कर्मचारी सदस्यों के साथ वापस जांचें।

सत्यापित करें कि प्रलेखन और प्रक्रियाएं कंपनी की नीति और अन्य स्थानीय, राज्य या संघीय नियमों के अनुसार हैं।

कंपनी या विभाग के नियंत्रणों का परीक्षण करें। परीक्षण का मतलब है कि आप विशिष्ट लेनदेन के लिए प्रलेखन को देखते हैं - आमतौर पर 24 से 36 के पड़ोस में - अधिक बारीकी से। प्रलेखन और साक्षात्कार में आपको जितनी अधिक त्रुटियां या विसंगतियां हैं, उतना ही महत्वपूर्ण है। यदि दस्तावेज़ीकरण शुरू में दिखाता है कि नियंत्रण अच्छी तरह से काम कर रहे हैं, तो आपको इस चरण में बहुत कुछ करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। ऑडिट जो नियंत्रण का परीक्षण नहीं करते हैं उन्हें एक ठोस दृष्टिकोण का पालन करने के लिए कहा जाता है।

कंपनी या विभाग के बारे में कुछ प्रारंभिक राय तैयार करें और यह कैसे काम कर रहा है या सुधार कर सकता है। कंपनी या विभाग के प्रबंधकों को प्रतिक्रिया दें और उन्हें अपनी सिफारिशों और प्रारंभिक निष्कर्षों के लिए लिखित प्रतिक्रिया के लिए कहें। प्रतिक्रिया में यह समझाया जाना चाहिए कि प्रबंधकों ने आपके द्वारा अलग की गई समस्याओं को ठीक करने का इरादा कैसे किया।

अपनी ऑडिट रिपोर्ट का एक मोटा ड्राफ्ट बनाएं। रिपोर्ट में पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल होनी चाहिए और लेखापरीक्षा के दायरे को रेखांकित करना चाहिए। यह भी दिखाना चाहिए कि आपने क्या पाया और आपकी सिफारिशें उन निष्कर्षों पर आधारित थीं, साथ ही साथ प्रबंधकों की प्रतिक्रियाओं की प्रतियां या अंश भी।

प्रबंधकों के साथ एक बार मिलें और अपनी खुरदरी रिपोर्ट पर चर्चा करें। उन्हें प्रतियां प्रदान करें और प्रबंधकों के पास किसी भी प्रश्न का उत्तर दें। इस बैठक का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रबंधक आपके द्वारा की गई हर चीज को समझें और उन्हें सुधारने के लिए क्या करने की आवश्यकता है।

अंतिम ड्राफ्ट बनाने के लिए अपनी रिपोर्ट को घुमाएँ और संपादित करें। अंतिम मसौदे में लेखापरीक्षा समीक्षा बैठक के परिणाम शामिल होने चाहिए। प्रबंधकों को अंतिम ड्राफ्ट वितरित करें।

ऑडिट के दौरान पहचानी गई समस्याओं को ठीक करने के लिए कंपनी या विभाग ने परिवर्तन किए हैं या नहीं, यह जानने के लिए छह से 12 महीनों के भीतर विभाग या कंपनी के साथ पालन करें।

प्रबंधकों को एक औपचारिक पत्र लिखें जो यह दर्शाता हो कि आपने अनुवर्ती के दौरान क्या सीखा और कोई भी अतिरिक्त कार्य जो आवश्यक होगा। यदि कंपनी या विभाग ने अपेक्षाएं पूरी की हैं, तो यह पत्र और राज्य में इंगित करें कि ऑडिट उद्देश्यों को पूरा करने के बाद आप ऑडिट बंद कर रहे हैं।

टिप्स

• ऑडिट प्रक्रिया के दौरान कुछ तनाव के लिए तैयार रहें। लोग अक्सर उन त्रुटियों के बारे में घबराते हैं जो आपको मिल सकती हैं, भले ही त्रुटियां निर्दोष हों, क्योंकि बहुत सारी गलतियों का मतलब यह हो सकता है कि उनकी नौकरियां लाइन पर हैं। उन्हें आश्वस्त करें कि किसी भी पुरस्कार या दंड को देने के लिए नहीं, बल्कि जांच करना आपका काम है। हमेशा सटीक कारण बताएं कि आप विशिष्ट डेटा का अनुरोध क्यों करते हैं ताकि कार्यकर्ता आपके औचित्य को समझें।