देय खाते आपके वित्तीय रिकॉर्ड का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं और सावधानीपूर्वक सामंजस्य और निगरानी के बिना धोखाधड़ी के अधीन हो सकते हैं। मजबूत लेखा देय लेखा परीक्षा प्रक्रिया आपके बिल भुगतान की सटीकता और समयबद्धता सुनिश्चित कर सकती है। देय सर्वोत्तम लेखा परीक्षा प्रक्रियाएं दैनिक जांच, नियमित आंतरिक नियंत्रण और बाहरी लेखा परीक्षा प्रक्रियाओं के मिश्रण की अनुमति देती हैं।
नियमित प्रक्रिया
देय प्रविष्टियों को दर्ज प्रविष्टियों के लिए भुगतान सामंजस्य के लिए दैनिक संतुलित किया जाना चाहिए। कुल भुगतान की गई राशि और कुल दर्ज की गई विसंगति की जांच की जानी चाहिए और उन्हें तुरंत समेट लिया जाना चाहिए। देय खातों में शामिल प्रत्येक व्यक्ति के प्रबंधन की निगरानी कड़ी होनी चाहिए और गतिविधियों की नियमित निगरानी शामिल होनी चाहिए। प्रबंधकों को देय कर्मचारियों द्वारा कदाचार के किसी भी लक्षण को देखने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।
साइन-ऑफ प्रक्रियाएं जो ऑडिट ट्रेल स्थापित करने में मदद करती हैं, को अधिनियमित किया जाना चाहिए। इन साइन-ऑफ में दैनिक सुलह, मासिक विसंगति रिपोर्ट और बड़े लेनदेन के लिए व्यक्तिगत साइन-ऑफ की प्रबंधन समीक्षा शामिल होनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी जानकारी सही है।
आतंरिक नियंत्रक
देय खातों के लिए आंतरिक नियंत्रणों में भुगतान राशि के अनुसार हस्ताक्षर की आवश्यकताएं शामिल होनी चाहिए। हस्ताक्षर आवश्यकताओं के कई स्तरों को लागू करने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आपको 5,000 डॉलर से अधिक की वस्तुओं के लिए एक लेखा प्रबंधक के हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है, $ 10,000 से अधिक की वस्तुओं के लिए एक कार्यकारी साइन-ऑफ और $ 25,000 से अधिक के भुगतान के लिए दोहरी हस्ताक्षर की आवश्यकता है। अधिकतम लाभ के लिए अपनी हस्ताक्षर आवश्यकताओं को अपने राजस्व योगों और आपके व्यवसाय की संवेदनशीलता के साथ धोखाधड़ी करने के लिए मिलाएं।
देय खातों के लिए नियमित नियंत्रण प्रक्रियाएं स्थापित करें। सटीकता सुनिश्चित करने के लिए व्यक्तिगत भुगतान पर स्पॉट चेक शामिल करें। उदाहरण के लिए, हर दिन पांच भुगतानों की समीक्षा करें और भुगतान राशि और भुगतान जानकारी की जांच करें और सुनिश्चित करें कि लेखांकन रिकॉर्ड सही ढंग से पूरा हो गया है।
एक महीने या वित्तीय अवधि के अंत में पुस्तक समापन प्रक्रियाओं के दौरान, सारांश योग और खाता सामंजस्य सहित सभी खाता देय कार्यों के लिए साइन-ऑफ प्रक्रियाएं शामिल हैं। इसके अतिरिक्त, एक चल रही रिपोर्ट रखें जो भुगतान योग्य प्रसंस्करण से भुगतान स्तर की निगरानी करता है। यदि भुगतान के स्तर में अचानक वृद्धि या कमी हो जाती है, तो कारणों की एक स्वचालित जांच संभावित समस्याओं का सामना कर सकती है।
बाहरी ऑडिट
अधिकांश बाहरी ऑडिट में परीक्षण क्षेत्र के रूप में देय खाते शामिल हैं। बाहरी लेखा परीक्षकों को सभी लेखा रिकॉर्डों के माध्यम से विवरणों का एक विस्तृत लेखा देय सूची और टोटल टोटल लेना चाहिए और सारांश को बैंक निकासी में शामिल करना चाहिए। इन-डेप्थ टेस्टिंग के लिए चुनिंदा वस्तुओं को चुना जाना चाहिए। भुगतान की रसीद को सत्यापित करने के लिए चयनित भुगतानकर्ताओं से संपर्क किया जाना चाहिए। इसके अतिरिक्त, सटीकता और तार्किक प्रसंस्करण के लिए नियमित सामंजस्य की समीक्षा की जानी चाहिए। बड़ी विसंगतियों वाले किसी भी सुलह की पूरी जांच होनी चाहिए।
बाहरी ऑडिटर्स को अनधिकृत देनदारियों के लिए परीक्षण करना चाहिए। एक निर्दिष्ट सीमा पर सभी चालानों का चयन करने और गहन समीक्षा के लिए नियमित चालान के यादृच्छिक चयन पर विचार करें। संवितरण रिकॉर्ड, रिटर्न के लिए क्रेडिट, प्राप्त माल लेकिन चालान नहीं और किसी भी चालान-विशिष्ट खातों को देखें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक चालान सही समय अवधि में ठीक से दर्ज किया गया है। यह देखने के लिए खाते की समीक्षा करें कि क्या यह एक देयता के रूप में दर्ज किया गया था या यदि इसे समय अवधि से ठीक से बाहर रखा गया था।
