दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएँ देय चालान के प्रसंस्करण खातों के लिए महत्वपूर्ण हैं। वे यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगे कि आप खाते के सामान्य खाता बही के सभी देय खातों को ठीक से रिकॉर्ड कर सकें और समयबद्ध तरीके से चालानों के भुगतान की प्रक्रिया करें। देय खातों के प्रसंस्करण के लिए एक लिखित प्रक्रिया प्रसंस्करण में गलतियों को कम करने और समय पर भुगतान भेजने में विफलता के लिए देर से शुल्क से बचने में मदद करती है।
दिनांक-स्टाम्प चालान
दैनिक मेल खोलने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति को वर्तमान दिन की तारीख के साथ प्राप्त होने वाले प्रत्येक खाते का भुगतान करना चाहिए। दिनांक-स्टैम्पिंग आपको आपकी कंपनी में चालान का भुगतान करने में लगने वाले समय को ट्रैक करने की अनुमति देता है। चालान जारी करने की तारीख और प्राप्त तारीख के बीच किसी भी महत्वपूर्ण समय के अंतर को नोट करने वाले व्यक्ति को तारीखों पर मुहर लगाना चाहिए। पीढ़ी के बाद मेल किए गए इनवॉयस को देर से शुल्क से बचने के लिए जल्दी से देय खातों के माध्यम से धकेलने की आवश्यकता हो सकती है।
कोड का आनंद लें
व्यय को बनाने या प्रबंधित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी चालान पर उपयुक्त सामान्य खाता बही के लिए कोड लिखता है और उस व्यय खाते के चालान की तुलना शेष बजट से करता है। यदि आप चालान की प्रक्रिया करते समय सामान्य खाता बही राशि से अधिक हो जाएगी, तो कर्मचारी को इनवॉइस के लिए ओवरएज के लिए स्पष्टीकरण शामिल करना चाहिए।
चालान स्वीकृति प्राप्त करें
प्रबंधक अपने नियंत्रण के क्षेत्र में आने वाले सभी देय खातों की समीक्षा और अनुमोदन के लिए जिम्मेदार हैं। प्रबंधक सटीकता के लिए इनवॉइस पर कोडिंग की समीक्षा करता है और पूरी तरह से बजट ओवरेज के किसी भी स्पष्टीकरण के लिए। प्रबंधक तब इनिशियलाइज़ करता है और इनवॉइस भेजता है ताकि अकाउंटेंट को पता चले कि मैनेजर ने भुगतान के लिए इनवॉइस को मंजूरी दे दी है।
चेक तैयार करें
लेखाकार चालान पर उचित अनुमोदन और स्पष्टीकरण सुनिश्चित करने के लिए चालान की समीक्षा करता है। अकाउंटेंट चालान पर कोडिंग को भी दोहराता है और किसी भी कोडिंग पर सवाल उठाता है जो त्रुटि में प्रतीत होता है। एक बार जब एकाउंटेंट चालान की मंजूरी और कोडिंग से संतुष्ट हो जाता है, तो वह भुगतान के लिए एक चेक तैयार करता है।
व्यावसायिक चेक में दो चेक स्टब्स शामिल होने चाहिए: जारीकर्ता के लिए एक चेक स्टब और प्राप्तकर्ता के लिए एक चेक स्टब। चेक स्टब में चालान की तिथि, चालान संख्या और व्यवसाय खाता संख्या शामिल होनी चाहिए, अगर विक्रेता ने एक को सौंपा। जारीकर्ता चेक स्टब में यदि वांछित हो तो सामान्य लेज़र कोडिंग शामिल हो सकती है। अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए चालान की एक प्रति बनाएं और चालान के शीर्ष पर जारीकर्ता चेक स्टब को स्टेपल करें। ऑडिट के मामले में या लेखांकन अनुसंधान के लिए खर्च का समर्थन करने के लिए चालान की प्रति फ़ाइल करें।
