एक प्रोजेक्ट मैनेजर आंतरिक परियोजना टीम के सदस्यों के साथ उसकी वर्तमान परियोजनाओं पर चर्चा करने के लिए नियमित रूप से बैठकें करता है। इसके अतिरिक्त, एक परियोजना प्रबंधक परियोजना हितधारकों, कार्यकारी प्रबंधन और ग्राहकों के साथ एक परियोजना को बंद करने के लिए बैठकों की सुविधा दे सकता है और अपनी परियोजनाओं पर अपडेट प्रदान करने और समय और बजट के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए चल रही बैठकें आयोजित कर सकता है। प्रत्येक प्रोजेक्ट मीटिंग के लिए तैयारी अपने समय और उस मीटिंग में उपस्थित दोनों का लाभकारी उपयोग करने में महत्वपूर्ण है।
परियोजना की बैठक के लिए उपयुक्त व्यक्तियों को आमंत्रित करें। आमंत्रितों के आधार पर आपको जिन लक्ष्यों को पूरा करने की आवश्यकता है, उन्हें निर्धारित करें। यदि प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों के साथ मिलते हैं, तो आप स्थिति अद्यतन प्राप्त करने, आंतरिक मुद्दों को हल करने और टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट के बारे में एक दूसरे के साथ जानकारी साझा करने के लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं। यदि परियोजना हितधारकों, अधिकारियों और ग्राहकों के साथ बैठक करते हैं, तो आपका लक्ष्य सामान्य मील का पत्थर अपडेट प्रदान करना और सवालों का जवाब देना है।
बैठक से कई दिन पहले आमंत्रितों से एकांत विषय। बैठक में एक आश्चर्य वक्र गेंद को चकमा देने के बजाय, परियोजना से जुड़े लोगों से प्रश्न और चर्चा के विषय पूछें। यह आपको दूसरों को तैयार करने और आमंत्रित करने का समय देगा जो बैठक में आपका समर्थन कर सकते हैं। प्रोजेक्ट के संबंध में आमंत्रितों को सुनना और चर्चा करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि ग्राहक विपणन सामग्री पर चर्चा करना चाहते हैं, तो अपने संचार विभाग से अपडेट प्राप्त करें और बैठक में एक प्रतिनिधि को आमंत्रित करें।
एक औपचारिक परियोजना बैठक का एजेंडा बनाएं। मीटिंग का विवरण, जैसे कि नाम, दिनांक, समय, स्थान और सम्मेलन कॉल नंबर को पृष्ठ के शीर्ष पर सूचीबद्ध करें। सूची के विषय जैसे परियोजना मील के पत्थर की स्थिति; कार्यात्मक व्यावसायिक क्षेत्रों जैसे आईटी, विपणन, कानूनी और अन्य संबंधित विभागों की स्थिति; परियोजना का बजट; अगला कदम; और कोई भी विषय आपको दूसरों द्वारा सुझाए गए।
सभी आमंत्रितों को एक इलेक्ट्रॉनिक मीटिंग आमंत्रण और एजेंडा भेजें। स्टेटस और टाइमलाइन पर चर्चा के लिए प्रोजेक्ट प्लान या स्टेटस रिपोर्ट शामिल करें। निमंत्रण को यथाशीघ्र भेजें और बैठक से पहले कम से कम एक से दो दिन के एजेंडे और अनुलग्नकों का पालन करें। यह आपके आमंत्रितों को दस्तावेजों की समीक्षा करने और अग्रिम रूप से तैयार करने की अनुमति देगा।
मीटिंग मीटिंग से पहले लॉजिस्टिक्स जैसे कि कॉन्फ्रेंस रूम रिजर्वेशन और रूम सेटअप के बारे में कई दिन पहले जाँच करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे काम कर रहे हैं और उपयोग करना आसान है, अपने सम्मेलन कॉल नंबर और वेब मीटिंग लॉगिन को लागू करें। जैसा कि उपस्थित लोग कई कार्यों पर काम कर रहे हैं, आप दोषपूर्ण फोन नंबर और वेब लिंक के साथ किसी का भी समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं।
