मीटिंग मीटिंग कैसे सेट करें

व्यापार में हम बैठकों के अंदर और बाहर हैं, जिसके दौरान हम कई निर्णय लेते हैं। एक बैठक के अंत में, मीटिंग के मिनटों पर निर्णय लेने से यह सुनिश्चित होता है कि सभी उपस्थित लोग आगे की कार्रवाई करें। मीटिंग मिनट मीटिंग के सभी पहलू, सहभागी सूची और कार्यसूची से लेकर आगे की बैठकों के लिए निर्णय लेने तक के फैसले को कवर करती है। मीटिंग मिनट्स सेट करने के लिए विशिष्ट चरणों का उपयोग करने से आपकी टीम, साथियों और प्रबंधकों को चर्चा के विषयों और आगे की कार्रवाई के लिए उम्मीदों का पता चलेगा।

अपनी मीटिंग के मिनट लिखने के लिए दिशानिर्देश के रूप में मीटिंग के एजेंडे का उपयोग करें। मीटिंग का एजेंडा मीटिंग की गाइडलाइन है। यह उपस्थित लोगों को अद्यतन करता है और यह उन्हें उद्देश्यों को जानने में मदद करता है, उन्हें प्राप्त करने में उनकी भूमिकाएं और उन्हें कौन से विशिष्ट आइटम सौंपे जाते हैं। चूंकि बैठक एक एजेंडे पर आधारित है, इसलिए एजेंडा मिनट लिखने के लिए मार्गदर्शक बन जाता है।

बैठक में उपस्थित लोगों की भूमिकाओं का संक्षेप में वर्णन करें या चर्चा के लिए प्रोजेक्ट करें। गैर-उपस्थित लोगों को यह जानने में मदद करने के लिए कि किस विभाग के लिए और किस विशिष्ट उद्देश्य के लिए उपस्थित हुए, प्रत्येक सहभागी की भूमिका स्पष्ट करें। उपस्थित लोगों की भूमिकाओं को रेखांकित करना सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक व्यक्ति बैठक में उद्देश्यपूर्ण ढंग से उपस्थित हो। बैठक के सूत्रधार और उपस्थित लोगों के लिए उपस्थितगण की भूमिकाएँ महत्वपूर्ण होती हैं, इसलिए बैठक की चर्चाएँ पहले से चर्चा किए गए विषयों के बिना आगे बढ़ती हैं।

बैठक के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से बताते हुए उन्हें उजागर करें। उदाहरण के लिए: निर्णय लेने, विचारों को इकट्ठा करने या प्रगति पर टीम को अपडेट करने के लिए। लिस्टिंग के उद्देश्यों से मिनट के पाठकों को बैठक के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझने में मदद मिलती है। उद्देश्य या उद्देश्य भाग वह है जो कई वरिष्ठ प्रबंधक पढ़ते हैं; यदि उन्हें उद्देश्यों में शामिल होने की आवश्यकता नहीं है, तो आगे पढ़ने की आवश्यकता नहीं है। यदि किसी प्रबंधक का उद्देश्यों में निहित स्वार्थ है, तो वह अगली बैठक में भाग लेने का विकल्प चुन सकता है।

बैठक में लिए गए निर्णय लिखिए। अगली बैठक के एजेंडे को निर्धारित करने के लिए किए गए सभी निर्णयों पर ध्यान दें और चर्चा करें। निर्णयों को लिखने से उपस्थित लोगों और गैर-उपस्थित लोगों की समीक्षा करने में सक्षम बनाता है यदि कोई अनुवर्ती गतिविधियों की आवश्यकता होती है, जिसके लिए वे फिर तैयारी कर सकते हैं। बैठक में जिन निर्णयों पर प्रकाश डाला गया है, उन पर तब तक कार्रवाई की जाएगी जब तक कि किसी अन्य बैठक में आगे की चर्चा की आवश्यकता नहीं है, जो कि अपने आप में एक निर्णय होगा। बैठक में लिए गए निर्णयों को कैप्चर करना और साझा करना महत्वपूर्ण, सटीक, उपयोगी मिनट हैं।

उनके बगल में एक जवाबदेह व्यक्ति के नाम के साथ "अगला चरण" कार्य लिखें। ये चरण मीटिंग सुविधाकर्ता को अगली मीटिंग के लिए तैयार करने के साथ-साथ उपस्थित लोगों और गैर-सहभागियों के लिए भी सक्षम बनाते हैं कि वे पोस्ट-मीटिंग के लिए ज़िम्मेदार हों। यह सुनिश्चित करता है कि व्यक्ति अगली बैठक के लिए तैयारी करते हैं, या तो अपने कार्यों को पूरा करके या उन्हें किसी और को सौंपकर जो उन्हें पूरा कर सकते हैं और अगली बैठक में भाग ले सकते हैं।

उपस्थित लोगों को बैठक के मिनट का एक मसौदा भेजें। मसौदे में उपस्थित लोगों को नोट्स, अगले चरण और निर्णय अपडेट करके मिनटों को संपादित करने में सक्षम बनाया जाएगा। एक मसौदा समीक्षा यह सुनिश्चित करती है कि सभी जानकारी ठीक से पकड़ी गई थी और यह कि व्यक्ति उन्हें या विभाग को सौंपे जा रहे कार्यों का प्रबंधन करते हैं। मसौदा समीक्षा प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, सभी उपस्थित लोगों को टिप्पणियों पर समय सीमा प्रदान करें। यदि कोई संपादन प्राप्त नहीं होता है, तो मिनटों को सभी पक्षों द्वारा स्वीकार किया जाता है।

मीटिंग मिनट बाहर भेजें। एक बार सभी प्रतिक्रिया एकत्र हो जाने के बाद, बैठक में आमंत्रित किए गए सभी व्यक्तियों को मीटिंग मिनट भेजें। अन्य कर्मचारियों या उपस्थित लोगों की प्रतिलिपि बनाएँ जिन्हें सूचित करने की आवश्यकता है। बैठक के अंत से 24 घंटे के भीतर या अगली बैठक से 12 घंटे पहले, जो भी पहले हो, मिनट भेजा जाना चाहिए।

टिप्स

• बैठक की मिनटों में सभी जानकारी को कैप्चर करने की आवश्यकता नहीं है, हाइलाइट्स पर्याप्त हैं। मीटिंग के मिनट प्रभावी होते हैं जब वे निर्णय और जिम्मेदारियों के साथ बैठक को संक्षिप्त करते हैं। यदि आप बैठक की सुविधा दे रहे हैं, तो किसी को टीम के लिए नोट्स लेने के लिए कहें।