कुछ परिस्थितियों में, एक संगठन की बैठक के मिनट एक कानूनी दस्तावेज का प्रतिनिधित्व करते हैं जिसे निदेशक मंडल के वोट के बिना नहीं बदला जा सकता है। गलत तरीके से संशोधित मिनटों के परिणामस्वरूप वोट, कॉन्ट्रैक्ट, हायर और मीटिंग के दौरान ली गई अन्य कार्रवाइयाँ शून्य या रद्द की जा सकती हैं। अपने मिनटों को सही ढंग से संशोधित करने के लिए एक सरल प्रक्रिया का उपयोग करें।
निर्धारित करें कि क्या मिनट पहले से ही निदेशक मंडल के एक वोट द्वारा औपचारिक रूप से अनुमोदित कर दिए गए हैं, या यदि वे केवल एक अध्यक्ष या कार्यकारी समिति के लिए समीक्षा के लिए प्रस्तुत किए गए हैं। एक बोर्ड द्वारा वोट नहीं किए गए ड्राफ्ट मिनटों को बिना बोर्ड वोट के संशोधित किया जा सकता है।
यदि सुझाए गए बदलाव किसी व्यक्ति या लोगों द्वारा मिनटों की समीक्षा करने से पहले किए जा रहे हैं, तो वे पूर्ण बोर्ड में जाते हैं, तो अपनी इच्छानुसार परिवर्तनों का सुझाव दें। मूल रूप से प्रस्तुत मिनटों के लिए अंतिम सुझाए गए शब्दों की तुलना करें। परिवर्तनों का कारण स्पष्ट कीजिए। यदि सभी सहमत हैं, तो एक सचिव ने मूल रूप से प्रस्तुत किए गए, अप्रकाशित मिनटों में संशोधन किया है।
यदि सुझाए गए परिवर्तन मिनटों के लिए बोर्ड द्वारा अनुमोदित नहीं हैं और बोर्ड की बैठक में किए जा रहे हैं, तो निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग करें:
बैठक के मिनटों को अनुमोदित करने के लिए अध्यक्ष को प्रस्ताव दें। गति दूसरी होने की प्रतीक्षा करें। क्या चेयरमैन ने इस मामले को चर्चा के लिए खुला रखा है। क्या संशोधन का सुझाव देने वाला व्यक्ति परिवर्तन का अपना कारण प्रस्तुत करता है। चर्चा के बाद, परिवर्तनों का सुझाव देने वाले व्यक्ति को मिनटों में संशोधन करने और सुझावों का सटीक उत्तर देने के लिए प्रस्ताव देना चाहिए। गति दूसरी होने की प्रतीक्षा करें। चेयरमैन से चर्चा बंद कर प्रश्न पूछें, या वोट लें। वोट रिकॉर्ड करें, जिसमें पक्ष, विरोध और अपशगुन के नाम शामिल हैं।
यदि सुझाए गए परिवर्तन बोर्ड द्वारा पहले से स्वीकृत मिनटों के लिए किए जा रहे हैं, तो पहली बार बोर्ड की मंजूरी के लिए प्रस्तुत किए जा रहे मिनटों में संशोधन के लिए उसी प्रक्रिया का पालन करें।
रिकॉर्डिंग सचिव या बैठक में मिनट लेने वाले व्यक्ति मिनटों में बदलाव करें। दस्तावेज़ के शीर्ष पर वह दिनांक शामिल है जिसमें मिनट मूल रूप से लिए गए थे, ध्यान दें कि मिनट अब संशोधित मिनट हैं। परिवर्तनों की तिथि और मिनटों में संशोधन करने वाले व्यक्ति का नाम शामिल करें।
