लंच मीटिंग सेट अप करने के लिए एक व्यवसाय ईमेल कैसे लिखें

चाहे प्रस्ताव पेश करने के लिए क्लाइंट्स के साथ मीटिंग करना हो या स्टाफ के साथ वर्किंग लंच आयोजित करना हो, ईमेल द्वारा आमंत्रण भेजना ईवेंट को समन्वित करने का एक तेज़ और प्रभावी तरीका हो सकता है।

अपने दर्शकों पर विचार करें। आपके ईमेल के स्वर को लंच मीटिंग के लिए आमंत्रित करने के लिए अनुकूल बनाने की आवश्यकता होगी। यदि आपकी दोपहर के भोजन की बैठक कर्मचारियों के साथ होती है और आप रणनीतियों और बुद्धिशीलता पर चर्चा करने में समय बिताते हैं तो एक आकस्मिक टोन ठीक काम करता है। यदि बैठक का उद्देश्य अधिक गंभीर है, तो आपको आमंत्रित स्टाफ सदस्यों को अपने पत्राचार में यह स्पष्ट करना होगा। यदि दोपहर के भोजन की बैठक ग्राहकों के साथ होती है, तो आपको उनके साथ अपने कामकाजी संबंधों के आधार पर अधिक औपचारिक स्वर की आवश्यकता हो सकती है।

एक रेस्तरां का पता लगाएँ जो आपके समूह को समायोजित करने में सक्षम होगा। आमंत्रितों की संख्या के आधार पर, आप एक ऐसी सुविधा की तलाश कर सकते हैं, जिसमें एक निजी कमरा उपलब्ध हो। ग्राहकों के साथ दोपहर के भोजन की बैठक की योजना बनाते समय, यह एक भक्षक को खोजने में मदद कर सकता है जो कम व्यस्त है, जहां बातचीत शोर के कारण तनावपूर्ण नहीं होगी।

यह तय करें कि लंच मीटिंग के लिए किसे आमंत्रित किया जाए और यह निर्धारित करने के लिए कार्यालय कैलेंडर से परामर्श करें कि क्या सभी पक्ष प्रश्न तिथि पर उपलब्ध होंगे। कर्मचारी दोपहर के भोजन की बैठकों के लिए, यह पूछने के लिए एक त्वरित फोन कॉल करें कि क्या चयनित आमंत्रित उस दिन उपलब्ध होंगे और फिर उन्हें योजनाओं को अंतिम रूप देते समय इसे खुले रखने के लिए कहें।

पसंद के रेस्तरां को कॉल करें और एक अस्थायी आरक्षण सेट करें। उन्हें बताएं कि आपको उस तिथि के करीब उपस्थित लोगों की संख्या को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आपको पता चलता है कि आपके पास मूल रूप से नियोजित की तुलना में कई अधिक भाग होंगे, तो जल्द से जल्द रेस्तरां को सूचित करना सुनिश्चित करें ताकि कर्मचारी आपकी आवश्यकताओं को समायोजित कर सकें।

अपना ईमेल लिखें, जिसमें आप जिस व्यक्ति को आमंत्रित करना चाहते हैं उसके ईमेल पते सहित। ईमेल के कारण बताने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें। "महत्वपूर्ण" या "मार्क योर कैलेंडर्स" जैसे शब्दों को शामिल करें और तिथि, और कारण शामिल करें। उदाहरण के लिए, आपका विषय पढ़ सकता है: "महत्वपूर्ण: 2/18/09 / आरएसवीपी पर कार्य करने की आवश्यकता।" एक ग्राहक के साथ दोपहर के भोजन के लिए, निश्चित रूप से, आपको एक मांग के बजाय विषय पंक्ति को चालाकी और इसे एक अनुरोध में बदलना होगा।

दोपहर के भोजन की बैठक की आवश्यकता और आप प्रतिभागियों को बैठक के दौरान लाने या साझा करने के लिए क्या करना चाहते हैं, यह समझाने के लिए ईमेल का उपयोग करें। लोगों को पिन करना कितना कठिन है, इस पर निर्भर करते हुए, आप चाहते हैं कि वे RSVP की आवश्यकता कर सकें, इसलिए आप रेस्तरां के साथ आरक्षण गणना को अंतिम रूप दे सकते हैं।यदि आप एक ग्राहक दोपहर के भोजन की स्थापना कर रहे हैं, तो आप एक दोपहर के भोजन की बैठक का अनुरोध करना चाह सकते हैं, और बता सकते हैं कि आप किन वस्तुओं पर उनसे चर्चा करना चाहेंगे

टिप्स

• आपके दृष्टिकोण को आपकी कंपनी के काम के माहौल पर आधारित होना चाहिए, आकस्मिक से औपचारिक तक। प्रशासनिक कर्मियों को एक प्रति भेजें ताकि कार्यालय कैलेंडर को अपडेट किया जा सके।