पहले इंप्रेशन की गिनती होती है, इसलिए आप बेहतर तरीके से एक अच्छा बनाते हैं, खासकर जब एक व्यापार बैठक का अनुरोध करते हैं। चाहे आप एक संभावित व्यावसायिक भागीदार, एक सरकारी अधिकारी या एक ग्राहक को लिखने की योजना बनाते हैं, आपकी पसंद का शब्द सभी अंतर बना सकता है। एक खराब लिखित नियुक्ति अनुरोध पत्र आपकी छवि को प्रभावित कर सकता है - और आपका ब्रांड। साथ ही, यह सकारात्मक उत्तर पाने के आपके अवसरों को बर्बाद कर सकता है।
एक उपयुक्त विषय पंक्ति का उपयोग करें
जब आप एक नियुक्ति अनुरोध पत्र भेजते हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता को पूरा करने के लिए विषय पंक्ति आपके इरादे को उजागर करती है। इसे छोटा और सरल रखे। कुछ उदाहरण निम्नलिखित हैं:
- बैठक अनुरोध
- मुलाकात का अनुरोध
- अनुरोध पत्र मिलना
- सप्ताह के दिन मिलने का अनुरोध
- मीटिंग शेड्यूल करना
अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर, आप प्राप्तकर्ता के पते के ऊपर या नीचे विषय पंक्ति रख सकते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता से ऑनलाइन संपर्क करना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल और पत्र के लिए उसी विषय पंक्ति का उपयोग कर सकते हैं।
अपना परिचय दो
पत्र को अपना परिचय देकर शुरू करें। यदि आप किसी बिंदु पर प्राप्तकर्ता से मिले हैं, तो इसका उल्लेख करना सुनिश्चित करें। यदि आवश्यक हो तो अपने संगठन या उसके मिशन का एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं:
प्रिय प्रतिनिधि (अंतिम नाम)
मेरा नाम (आपका नाम) है और मैं (कंपनी नाम) की ओर से आपसे संपर्क कर रहा हूं। हम में एक समान रुचि है … और मैं अधिक चर्चा करना चाहूंगा।
यदि आपके पास एक रेफरल है, तो आप इसके साथ शुरू कर सकते हैं: (संदर्भ नाम) ने उल्लेख किया कि आप हमारे उत्पादों और सेवाओं के बारे में अधिक जानने में रुचि रखते थे। मैं आपको हमारे कार्यालय (दिनांक और समय) पर अधिक चर्चा के लिए आमंत्रित करना चाहूंगा।
बैठक का उद्देश्य बताएं
प्राप्तकर्ता को यह जानने की अनुमति दें कि बैठक से क्या उम्मीद है, जिसमें कितना समय लगेगा। एक मोटा शेड्यूल प्रदान करें और मुख्य बिंदुओं को कवर करें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं:
आपके इस अनुरोध पर विचार करने के लिए अग्रिम धन्यवाद। मैं आपसे मिलने के अवसर की सराहना करता हूं और चर्चा करता हूं कि हम भविष्य की परियोजनाओं पर कैसे शामिल हो सकते हैं।
हमारी बैठक में इस क्षेत्र में हमारे काम के कुछ उदाहरणों के साथ-साथ हमारी तकनीक और संसाधनों का एक संक्षिप्त अवलोकन शामिल होगा। हम एक संभावित सहयोग पर चर्चा करने में भी रुचि रखते हैं जो दोनों पक्षों के लिए पारस्परिक रूप से फायदेमंद होगा।
यह समझने की कोशिश करें कि आप क्या खोज रहे हैं और आप इस बैठक को पहली जगह क्यों दे रहे हैं। दो या तीन तिथियों और समय का सुझाव दें और फिर कृपया प्राप्तकर्ताओं से उनकी उपलब्धता की पुष्टि करने के लिए कहें।
आपका पत्र कुछ ऐसा कह सकता है:
कृपया, एक तिथि और समय सुझाएं, जो आपके कार्यक्रम के अनुसार हो।
क्या आप दिनांक और समय पर उपलब्ध हैं? यदि नहीं, तो कृपया हमसे (फ़ोन नंबर) या (ईमेल पता) पर संपर्क करें ताकि बैठक का समय निर्धारित किया जा सके।
हम इस पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए शीघ्र ही अनुसरण करेंगे और एक दिन और समय निर्धारित करेंगे जो आपके लिए सुविधाजनक है।
प्रॉपर फॉर्मेट का इस्तेमाल करें
व्यावसायिक पत्रों का एक विशिष्ट प्रारूप होता है। पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में अपना नाम और पता लिखें। पृष्ठ के बाएं कोने में या अपने पते के नीचे प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी टाइप करें।
विस्तृत मार्जिन छोड़ें और यदि संभव हो तो ब्रांडेड रिक्त का उपयोग करें। पत्र को छोटा और बिंदु तक रखें; आदर्श रूप में, यह एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए। औपचारिक अभिवादन का उपयोग करें, जैसे कि "प्रिय श्री (प्राप्तकर्ता का नाम) "यदि आप प्राप्तकर्ता का सही नाम नहीं जानते हैं, तो आप उपयोग कर सकते हैं "प्रिय महोदय या महोदया।" के साथ पत्र समाप्त करें "ईमानदारी से," "सम्मानपूर्वक," "सादर" या अन्य औपचारिक समापन, आपके नाम के बाद।
एक नियुक्ति अनुरोध पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए। बेकार शब्दों और अनावश्यक जानकारी को काटें। टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे आसानी से पढ़े जाने वाले फ़ॉन्ट का उपयोग करें। पत्र भेजने से पहले उसे प्रूफरीड करना याद रखें।
